Mon compte Devenir membre Newsletters

Internet : une porte d'entrée pour la convention

Publié le par

Peu utilisé pendant une convention, le Web trouve son utilité avant pour la préparer et après, pour partager les tarvaux réalisés lors de l'évenement


Alors qu'Internet s'impose un peu plus chaque jour comme un outil professionnel indispensable, il aurait été aisé de croire que les conventions d'entreprise classiques vivaient leurs dernières heures. Il n'en est rien. « Le Web est contraire aux principes qui régissent une convention, dont l'objectif est justement de rassembler les collaborateurs physiquement », analyse Christine Grodet, directrice du pôle événement de l'agence Lever de Rideau. Alors faut-il faire l'impasse du Net dans le cadre d'une convention ? « Son utilisation doit être parcimonieuse, conseille Gilles Beaupère, directeur associé de Auditoire. Il s'agit d'un outil complémentaire et non de substitution. » Internet offre ainsi quelques solutions intéressantes, comme la mise en réseau de petits groupes de travail au sein d'une convention. Et, surtout, le Web retrouve toute sa puissance lors de la phase de préparation de l'événement, cruciale pour sa réussite. Ainsi, pour l'une de ses conventions à Marrakech, Danone avait élaboré plusieurs animations vidéo diffusées sur un site spécialement créé pour l'événement et mis en ligne quelques semaines avant la convention. « Ce type de teasing permet de faire monter le désir parmi les invités de façon beaucoup plus intense qu'avec l'envoi d'une invitation papier », analyse Étienne Pavard, chef de projet multimédia à l'agence Pro Deo. Anne Chaplain, directrice du pôle corporate chez Carré Bleu Marine, apporte, quant à elle, un bémol à la généralisation des sites Internet. « La mise en place d'une plateforme dédiée vient alourdir le coût des conventions (environ 5 000 à 10 000 euros), alors que les budgets des entreprises sont de plus en plus serrés. » De fait, beaucoup de sociétés préfèrent utiliser leur propre site en y greffant un formulaire pour gérer les inscriptions, comme le fait Valeo avant chaque convention.

Un site pour créer des liens

Néanmoins, Gilles Beaupère estime qu'un site peut beaucoup apporter, malgré son coût. D'ailleurs, selon lui, certaines entreprises rognent sur le budget “paillettes” des shows pour consacrer des moyens financiers au site dédié à la convention. Car au-delà de l'aspect ludique, celui-ci permet de créer un lien avec les salariés en faisant remonter leurs questions en amont du grand rendez-vous, mais aussi d'envoyer, à l'issue de cette réunion, les différents travaux réalisés, les présentations PowerPoint, les tableaux Excel, etc. Pour sa convention des ressources humaines, La Poste a ainsi procédé à une enquête via le Web auprès de ses invités afin de constituer une base de réflexion. Elle a ensuite mis en ligne les discours de certains orateurs et les vidéos de quelques intervenants. « Le site permet de démultiplier l'information et de toucher ainsi un public qui n'était pas forcément convié à la convention mais qui peut trouver un intérêt à suivre en différé les allocutions des orateurs », estime Gilles Beaupère. « En règle générale, la durée de vie d'un site dédié peut aller de deux à six mois, avec au minimum un accès deux mois avant le rendez-vous », préconise Anne Chaplain.

Le mail pour un contact plus aisé

Reste le mail. Il s'avère être un outil très pratique pour lancer les invitations. Mais là encore, il existe des divergences quant à sa fonction et à son usage. Pour la directrice du pôle événements de Lever de Rideau, pas question d'envoyer des mails, cette solution étant jugée peu qualitative. « En fait, cela dépend essentiellement des destinataires, résume Étienne Pavard. Pour une population de clients, de top managers ou de partenaires extérieurs, un courrier sera d'abord envoyé, suivi, pourquoi pas, d'un mail soit de rappel, soit pour préciser des informations. » Lors d'invitations par courrier électronique, Étienne Pavard conseille des messages légers « afin que tout le monde puisse l'ouvrir et le lire. Nous préférons amoindrir le contenu et opter pour un lien qui permettra au destinataire de se connecter sur une page Internet attrayante et informative. » Au total, l'agence Pro Deo peut envoyer avant une convention trois mails à chaque destinataire. « Après le mail de teasing qui plante légèrement le décor, est envoyé un message plus logistique permettant au destinataire de s'inscrire en ligne. Enfin, un mail de confirmation est prévu. » Ce média offre une relation one-to-one, mais il faut toutefois veiller à ne pas trop harceler les invités.

Charles-Emmanuel Bonnasse, directeur de clientèle chez Alice Événements « La fiabilité du Web n'est pas suffisante pour une utilisation lors d'une convention »

« Une convention est comme une émission de télévision en direct : tout doit fonctionner à la seconde où nous le désirons », note Charles-Emmanuel Bonnasse, directeur de clientèle chez Alice Événements. Dans ce cas, pas question d'utiliser le Web dans les conventions. « Avec Internet, nous n'avons aucune garantie de fonctionnement, le pire étant une coupure de transmission ou des débits insuffisants. » Ainsi, pour la présentation d'un site Web, l'agence va répliquer la totalité du site sur un ordinateur afin de le visionner lors de la convention. Si Alice Événements peut utiliser le Web comme formulaire d'inscription à des conventions, Charles-Emmanuel Bonnasse préconise le fax, seul moyen de toucher de façon certaine les personnes. L'agence préfère également utiliser le DVD plutôt que le film sur Internet pour faire revivre les moments forts de la convention.