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Bien préparer les entretiens annuels d'évaluation

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Pour réussir les entretiens annuels de vos commerciaux, il faut les planifier à l'avance et inciter chaque collaborateur à analyser ses résultats. Etudiez attentivement le cas de chaque vendeur et fixez-lui des objectifs personnalisés. Le moment venu, pratiquez l'écoute active.

L'entretien annuel d'évaluation d'un commercial n'est pas un entretien annuel comme les autres. En effet, pour des vendeurs souvent dispersés sur le territoire et rompus au management à distance et au reporting électronique, il s'agit d'un véritable temps privilégié avec leur «boss». Un face-à-face dont ils attendent beaucoup. Vous devez donc assurer une préparation attentive et personnalisée de ces entretiens afin de ne pas démotiver vos troupes.

Le travail de préparation se base essentiellement - et plus qu'avec d'autres collaborateurs dans l'entreprise - sur des données chiffrées (objectifs, chiffre d'affaires, taux de prospection, etc.). Mais il convient de les ana lyser en se détachant du quantitatif pur afin d'identifier les moyens mis en oeuvre et les efforts fournis par le commercial.

@ MANOLITO/FOTOLIA/LD

Si chaque entreprise détermine en général dans l'an née une période dédiée aux entretiens annuels d'évaluation, c'est au manager d'arrêter avec ses collaborateurs la date et l'heure de ces rendez-vous, en tenant compte de leurs agendas et de leurs contraintes professionnelles. Laissez-vous un délai de trois à quatre semaines pour la préparation. Au moment de la planification, rappelez à votre collaborateur la finalité de l'entretien: dresser un bilan de son activité des 12 derniers mois, fixer les objectifs pour l'année à venir et évoquer son avenir dans l'entreprise. Rappelez- lui qu'il existe un formulaire type dans l'entreprise et qu'il doit le remplir pour le jour de l'entretien. Ce document comporte en général plusieurs chapitres: la mission actuelle du commercial, le bilan de l'année écoulée et son développement. Remettez-lui directement ce support écrit ou indiquez-lui où il peut le télécharger. Afin que l'entretien soit constructif et motivant, fournissez au vendeur des pistes de réflexion. Pour un échange serein le jour J, il est impératif que les données chiffrées sur lesquelles vous vous basez soient les mêmes que celles dont dispose votre collaborateur.

L'expert

Sylvie Janequin est directrice du département management au Collège de Polytechnique.

Menez une réflexion approfondie sur chacun

Bien préparer un entretien annuel d'évaluation, c'est se pencher attentivement sur le cas de chacun de vos commerciaux. Le formulaire type peut alors servir de trame à votre réflexion. Pour chacun d'eux, vous devez analyser, sur l'année, leurs résultats, les moyens mis en oeuvre pour les atteindre, les difficultés qu'ils ont rencontrées, leurs points forts, leurs points faibles, etc.

Grâce à cette réflexion, et en tenant compte des objectifs qui vous ont été fixés par la direction générale, de l'orientation stratégique de l'entreprise et des forces et faiblesses de votre équipe au sens large, vous allez pouvoir déterminer ce que vous attendez de chaque collaborateur en termes de résultats quantitatifs et qualitatifs pour l'année à venir.

C'est le moment également de réfléchir aux mesures d'amélioration (formation, accompagnement sur le terrain, etc.) et/ou aux leviers de motivation (augmentation de salaire, gratification...) à mettre en oeuvre, là aussi, de façon individuelle. Ces derniers éléments d'ordre pécuniaire vous permettront de faire face aux éventuelles réticences de certains commerciaux face aux objectifs fixés: vous leur rappellerez que si ces derniers ne sont pas négociables, certains moyens financiers, eux, le sont.

Dernier point: essayez de vous projeter et d'imaginer votre collaborateur dans un ou deux ans. Si vous estimez, par exemple, qu'il entre dans la catégorie des hauts potentiels, signalez-le à la direction des ressources humaines et informez votre commercial que vous l'avez identifié en tant que tel et que son parcours est désormais «sous contrôle». Vous pouvez aussi envisager de le faire évoluer au sein même de votre équipe, à un poste de compte-clé par exemple. Votre vision de son évolution à moyen terme sera à croiser avec la sienne le jour de l'entretien.

Pour ne rien oublier lors du face-à-face, il est vivement conseillé de se constituer une feuille de route récapitulant les différents sujets à aborder, et ce dans le bon ordre. Celle-ci doit rester une trame dont il faudra peut-être vous détacher lors de l'entretien si, par exemple, d'entrée de jeu, votre collaborateur vous informe qu'il envisage de travailler à temps partiel pour des raisons familiales ou qu'il souhaite évoluer vers une fonction marketing et pour cela se former. A vous de vous adapter à sa position et à ses aspirations.

Enfin, au début de la rencontre, n'oubliez pas de rappeler à votre collaborateur les modalités de l'entretien. Précisez-lui sa durée, informez-le que vous allez remplir ensemble un exemplaire vierge du formulaire type, et insistez bien sur le fait que cet entretien est tout sauf une «évaluation-jugement»: vous n'êtes pas là pour lui donner une note mais pour avoir avec lui un dialogue constructif. Votre collaborateur doit sentir qu'il peut prendre la parole librement et poser des questions à l'envi. Demandez-lui s'il a besoin d'éléments sur les orientations stratégiques de l'entreprise ou sur certains projets. Introduisez ensuite l'entretien par une question ouverte, du type «Comment s'est passée votre année?», afin de recueillir, en premier lieu, son état d'esprit et de ne pas être ensuite en total décalage avec ses aspirations éventuelles, mais bien à son écoute.

En pratique

Où faire l'entretien annuel?
- L'entretien doit avoir lieu dans un endroit neutre, une salle de réunion par exemple, mais en aucun cas dans le bureau du manager ou dans celui du commercial. Si le manager dispose du temps nécessaire pour se rendre dans la région de chaque commercial, c'est encore mieux. Pour rationaliser ses déplacements, il peut choisir un point de chute et y mener les entretiens des commerciaux oeuvrant dans ce périmètre. Prévoyez 1 h 30 à 2 heures pour ce rendez- vous important. Vous devez vous rendre totalement disponible pour votre interlocuteur; pensez par conséquent à couper votre téléphone portable. N'oubliez pas de signer et de faire signer le document écrit à la fin de l'entretien.