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Comment choisir un lieu pour réunir ses équipes

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Hôtel, palais des congrès, centre d'affaires, château ou club de vacances... Les lieux pour organiser un séminaire ne manquent pas. Les conseils d'Eric Guillemin, directeur général du salon et du guide Réunir.

Centre des congrès moderne et parfaitement équipé? Chaîne hôtelière pratique et confortable? Hôtel élégant bien situé en centre-ville? Château ou demeure de caractère au vert? Les entreprises qui programment un séminaire pour leurs collaborateurs n'ont que l'embarras du choix lorsqu'il s'agit de déterminer le lieu. Une décision à la fois complexe et primordiale, tant le lieu peut être porteur de sens et demeure, en partie, le gage de la réussite d'un événement. «Il existe un large éventail de possibilités», confirme Eric Guillemin, directeur général du guide et du salon Réunir. Selon lui, une entreprise doit prendre en compte plusieurs critères afin d'être certaine de faire le bon choix lorsqu'elle sélectionne un lieu d'événement. «L'organisateur doit savoir dans quelle région le séminaire va se dérouler, afin d'opter pour un espace en ville ou à la campagne. Selon la durée du séminaire et le nombre de participants, il devra, ou non, prévoir l'hébergement. Sur le fond, il est aussi nécessaire qu'il sache quel message l'entreprise compte délivrer à ses collaborateurs ainsi que l'objectif de l'événement: s'agit-il de fédérer, de motiver ou d'informer les salariés. Ces paramètres comptant aussi dans le choix du lieu.» Néanmoins, quel que soit le nombre de collaborateurs conviés à l'événement et la nature de celui-ci, sachez que l'endroit choisi doit surtout être fonctionnel et bien équipé. «Déplus en plus d'établissements prétendent pouvoir ouvrir leurs portes aux séminaires d'entreprise, mais pour accueillir des groupes dans de bonnes conditions, encore faut-il être parfaitement équipé (vidéo projecteur, wi-fi...), assure Eric Guillemin. Il ne suffit pas de transformer la pièce du petit-déjeuner en salle de réunion!»

Du lieu fonctionnel à la demeure de caractère

Les entreprises ont aujourd'hui tendance à mobiliser leurs équipes sur des délais courts, souvent deux jours. Elles sont également plus exigeantes, tant sur les tarifs proposés par les établissements, que leur implantation, l'équipement et les prestations qu'ils proposent. «Historiquement, les hôtels sont bien équipés pour accueillir les séminaires d'entreprise, mais on assiste aujourd'hui à une explosion de l'offre et les acteurs proposant un espace de réunion sont de plus en plus divers», constate encore Eric Guillemin. Ainsi, vous pouvez vous tourner vers les grands noms de centres de vacances comme Belambra, Club Med ou le groupe Pierre et Vacances qui peuvent accueillir des événements allant de la simple réunion de travail au grand congrès dépassant les 400 convives. L'avantage: les participants logent sur place, ce qui permet d'optimiser le temps de travail la journée. Enfin, les entreprises peuvent s'orienter vers une solution «de caractère» avec des établissements comme Relais & Châteaux, Châteauform ou Vacances Bleues, ou encore d'élégantes demeures indépendantes dans des cadres exceptionnels qui donneront un supplément d'âme aux séminaires. Mais dans ce cas, cette solution convient plutôt aux groupes de taille modeste, ces établissements ayant souvent des capacités d'hébergement restreintes.