Comment payer moins pour l’usage privé de votre véhicule ?

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Pour qu’un salarié puisse utiliser son véhicule de société à titre privé, l’entreprise peut déclarer des avantages en nature ou, mieux, lui demander une “contribution”.

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Dès lors qu’un salarié utilise son véhicule de société les jours fériés, les week-ends, lors de ses congés, ou qu’il réalise à l’aide de son véhicule de société ses trajets domicile-bureau, il bénéficie d’un avantage en nature qui peut être assimilé à une forme de salaire supplémentaire. Et doit donc, de même que l’entreprise qui met à sa disposition ledit véhicule, verser à l’Urssaf une somme correspondant aux charges sociales et patronales qu’elle n’a pas perçues. Pourtant, observe Bernard Roland, p-dg du cabinet de conseil en flottes automobiles Roland Consultants, « aucun texte ne réglemente précisément le calcul des avantages en nature ». Les montants déclarés à l’Urssaf devraient, en théorie, être calculés sur la base de la totalité des coûts générés par le véhicule : amortissement, essence, entretien, assurance, etc. Mais, dans la réalité, il n’en est rien, les entreprises bénéficiant d’un “flou juridique” qui donne matière à diverses interprétations. Concrètement, deux écoles coexistent.

Le système des “avantages” en nature

Première formule : employeur et salarié déclarent une somme indexée sur les coûts du véhicule (loyer + assurance), au prorata de son utilisation personnelle. Reste, alors, à déterminer le mode de calcul de cette utilisation personnelle. « On considérait, autrefois, qu’elle était égale aux deux-septièmes du temps d’utilisation du véhicule, c’est-à-dire aux cinq jours ouvrés de la semaine. Mais, selon l’Urssaf, c’était oublier les congés, les jours fériés et a fortiori les jours de RTT, explique Bernard Roland. De deux-septièmes, soit 28,6 % du temps, on passe aujourd’hui à 40 %, voire à 60 % du temps si l’on tient compte des trajets domicile-bureau. » La formule est donc pénalisante pour l’entreprise, qui paie un montant important de charges patronales, comme pour le salarié, qui versera des charges sociales puis de l’impôt sur le revenu. De plus, « le système pénalise les personnes qui parcourent le plus de kilomètres, même si elles le font à titre professionnel ». En effet, le loyer étant proportionnel au kilométrage, la somme versée à l’Urssaf (elle-même indexée sur ce loyer) sera d’autant plus élevée que le salarié roulera beaucoup. « Il est toujours possible, alors, d’appliquer un pourcentage plus faible ou un loyer plus bas, mais ce type d’arrangement suppose d’engager des négociations avec l’Urssaf », souligne l’expert.

Le versement d’une contribution

Autre formule en vigueur : le collaborateur verse à l’employeur une contribution équivalant au montant estimé de l’avantage en nature. Cette contribution peut être fixe, variable (indexée sur la distance parcourue à titre privé) ou mixte. Pour Bernard Roland, le versement d’une contribution associant fixe et variable est de loin la meilleure solution : « La contribution fixe ne tient pas compte du kilométrage parcouru à titre privé. Quant à la contribution variable, elle est périlleuse car l’entreprise s’expose à un risque de redressement si ses collaborateurs minorent la distance qu’ils ont parcourue à titre privé. » « Au final, poursuit le spécialiste, si ce système est très avantageux pour l’employeur – qui perçoit une somme du salarié et économise, en outre, le montant des charges patronales –, il l’est moins pour le salarié : ce dernier verse une somme plus importante que ce qu’il aurait effectivement payé en charges salariales et impôt sur le revenu, dans la formule des avantages en nature. » Le versement d’une contribution reste toutefois intéressant pour le salarié utilisant davantage son véhicule à titre personnel qu’à titre professionnel, car « la contribution n’aura rien de comparable avec le coût réel d’un véhicule personnel ». Mais il l’est considérablement moins si l’automobile est un véritable véhicule de fonction. Pour compenser ce manque à gagner, l’employeur peut accorder certaines faveurs aux salariés concernés : surclassement automobile, utilisation élargie de la carte carburant, etc. D’une façon générale, conseille Bernard Roland, « les entreprises qui créent leur flotte ont tout intérêt à adopter directement le système de la contribution. Quant aux autres, elles devront tenter de convaincre leurs collaborateurs ! »

EN SAVOIR PLUS

Véhicule de statut ou de fonction ? On établit une distinction entre les véhicules dits “de statut”, qui ne sont autres qu’un complément de rémunération versé par l’entreprise à moindres frais (dans ce cas, l’usage privé est largement majoritaire), des véhicules “de fonction”, véritables outils de travail pour les salariés. Bien entendu, les flottes automobiles des forces de vente se situent toujours dans ce deuxième cas de figure.

A retenir

_ Deux formules pour permettre à ses salariés d’utiliser leur véhicule de société à titre privé : soit l’entreprise déclare des avantages en nature à l’Urssaf, soit elle demande une contribution à ses collaborateurs. _ La première formule est généralement plus avantageuse pour le salarié, la deuxième l’est plus pour l’entreprise. _ Dans tous les cas, l’entreprise doit contrôler le kilométrage que réalisent ses collaborateurs à titre privé.

Stéfanie Moge-Masson

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