Comment réussir le recrutement d'une assistante

Action Commerciale N°306 - 01/06/2010 - Laure Tréhorel

Qu'elle travaille avec un commercial ou directement avec vous-même, l'assistante occupe une fonction stratégique dans une équipe commerciale. Les clés pour trouver «la perle rare».

Avant toute chose, rappelons que sous l'appellation «assistante commerciale» se cache une multitude de missions. Si vous postez cette annonce: «Recherche assistante commerciale», il vous parviendra des centaines de CV. Nombreux seront ceux qui n'auront pas de rapport avec vos attentes. Il va donc falloir vous poser des questions sur les tâches que vous voulez confier à cette personne.

Au minimum, l'assistante se verra attribuer les charges administratives liées à l'activité commerciale: organisation des déplacements des commerciaux, suivi des opérations, rédaction et envoi des offres commerciales... Cette collaboratrice est aussi conviée aux réunions où il lui est demandé d'organiser l'agenda des commerciaux, de tenir des tableaux de bord, de mettre à jour les fichiers de prospects. Sachez, cependant, que vous pouvez lui déléguer beaucoup plus.

Dans certaines entreprises, elle joue le rôle d'interface avec les clients: elle peut les recevoir, les orienter auprès des bons interlocuteurs en interne et leur fournir des renseignements sur les produits, leur fabrication, leurs prix de vente, etc. Par téléphone ou par contact direct, elle fournit à la clientèle des informations-clés. L'assistante peut aussi se charger de constituer une base de données clients et actualiser les tableaux de statistiques de ventes, traiter les factures et transmettre (par téléphone, courrier ou e-mail) des informations sur les coûts et les délais.

Le poste d'assistante commerciale est donc à géométrie variable: les missions confiées ne sont pas gravées dans le marbre, tout comme la rémunération, qui peut varier du simple au double. Il faut donc identifier vos besoins et la marge de manoeuvre que vous êtes prêt à lui donner. Une fois votre champ d'exigence délimité, vous pouvez établir un descriptif précis et complet de votre offre d'emploi.

Les qualités essentielles de votre assistante

© PHOTODISC

Quel que soit votre degré d'exigence envers votre assistante, cette personne doit faire preuve de certaines qualités. Du point de vue technique, il est essentiel que celle-ci maîtrise les outils informatiques utilisés par la direction commerciale. Se servir correctement et efficacement de PowerPoint peut paraître basique, mais l'assistante est parfois la seule à pouvoir le faire. Il faut penser que vous, directeur commercial, formez un binôme avec votre assistante. Vous n'êtes pas en concurrence et devez lui reconnaître des capacités et des savoir-faire que vous ne possédez pas. Ensuite, la candidate doit être dotée d'une «fibre commerciale». La connaissance et la compréhension du métier de commercial et de ses mécanismes sont indispensables. C'est pourquoi l'assistante commerciale n'est jamais complètement débutante. Elle aura acquis une expérience de secrétaire, ou d'assistanat auprès d'un chef des ventes ou d'un responsable régional, par exemple. Assurez-vous que la postulante a des compétences en termes de savoir-être. Les deux principales qualités comportementales d'une bonne assistante commerciale sont l'humilité et la loyauté. La première, parce qu'il ne faut pas oublier que comme tout poste d'assistanat, la personne est relayée au second plan (elle doit faire preuve d'une certaine discrétion). Cette qualité va de pair avec la loyauté. Votre assistante va recevoir et traiter des informations confidentielles.

Une relation de confiance doit s'établir: vous devez pouvoir compter sur son honnêteté, et votre bras droit attendra que vous lui livriez des informations stratégiques dans l'exercice de ses fonctions. N'oubliez pas que vous allez passer du temps avec cette personne. Il est donc important que vous développiez une certaine complémentarité et un plaisir à travailler ensemble.

Suivant le cas de figure, il faudra s'assurer de certains points en particulier. Si vous évoluez dans une structure internationale, vérifiez que votre candidate maîtrise les langues souhaitées. Si votre assistante est destinée à collaborer fréquemment au contact d'une importante équipe de commerciaux, mieux vaut que la personne concernée soit ouverte au dialogue.

Autre cas de figure: vous avez besoin d'une personne qui fasse «barrage» aux inter locuteurs lambda. Il sera préférable d'embaucher quelqu'un au caractère ferme, ce que vous pourrez déceler en entretien.

Reste maintenant la question du recrutement proprement dit. Inutile de recruter aux sorties d'écoles, puisque, comme nous l'indiquions plus haut, l'assistante commerciale est une personne d'expérience. Inutile d'exiger un diplôme ou une formation particulière.

Où trouver la perle rare?

Seules comptent l'expérience et la connaissance, même partielle, de la sphère commerciale. Bien entendu, comme pour tout recrutement, les sites internet sont largement plébiscités. Vous pouvez mettre votre annonce sur l'un d'entre eux ou visiter les candidathèques.

hormis ces parcours classiques, n'hésitez pas à utiliser vos réseaux. Le bouche à oreille fonctionne bien, notamment auprès de vos forces de vente externes qui ont des contacts dans le milieu.

Assurez-vous aussi qu'une personne en interne dans votre société n'a pas les compétences requises. Parfois, une collaboratrice exerçant dans le back-office peut s'avérer compétente. Par exemple, une personne qui est en charge de la réalisation des devis peut être efficace en tant qu'assistante commerciale puisqu'elle est d'ores et déjà en relation avec les commerciaux et la clientèle. Pour gagner du temps, vous pouvez faire appel à un cabinet de recrutement qui vous aidera à vous poser les bonnes questions sur ce que vous recherchez, et à mieux définir vos besoins. Le cabinet vous proposera ensuite une shortlist: quelques candidates pré sélectionnées qui présentent les qualités essentielles que vous recherchez. Comptez, pour rémunérer le cabinet, environ 20 % de la rémunération brute annuelle.

L'expert

Dominique Balland directeur du cabinet de recrutement Balland Consultants, spécialiste de la fonction commerciale, et membre du conseil d'administration de Syntec Recrutement, le syndicat professionnel du conseil en recrutement.

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