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Conduite de réunion. Six caractères, six attitudes à adopter

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Il y a la timide, l’exubérant, celui qui a réponse à tout… et tous font partie de votre équipe. Sachez mener vos réunions en vous adaptant à chacun d’eux.

1- Le timide : mettez-le en confiance

Il rougit, se ronge les ongles et son silence est d’or… Une discrétion souvent mal interprétée : « Face à quelqu’un qui ne s’exprime pas, le directeur commercial est désemparé car il interprète son silence comme un manque d’intérêt, explique Michel Andrieux, directeur associé d’Insights France. En réalité, le timide est en proie à un réel manque de confiance en lui, qui l’empêche de prendre la parole spontanément. » L’essentiel est donc de le rassurer. « Une petite entrevue préliminaire à la réunion sera la bienvenue, afin de lui présenter l’ordre du jour et de le mettre en confiance », conseille Caroline Duret, psychiatre et consultante chez Stimulus. Et pendant le tour de table, c’est au directeur commercial de réussir à briser sa réserve. « Il est préférable de lui poser des questions fermées pour l’obliger à prendre position, conseille Élisabeth Couzon, consultante à la Cégos. À l’inverse, une question ouverte activerait sa peur. »

2- Le rebelle : faites-le basculer dans le positif

Sans cesse en train de râler, de critiquer, le “rebelle” s’oppose à tout changement au sein de l’entreprise. « Pire, il est en désaccord systématique avec le reste du groupe, renchérit Michel Durieux, directeur associé d’Insights France. Et il n’hésite pas à manifester son mécontentement de façon agressive, car il recherche l’affrontement. » Élisabeth Couzon, de la Cégos, va plus loin : « Le rebelle ne manquera pas de sauter sur la première occasion pour monter sur ses grands chevaux… » L’important est donc de lui couper l’herbe sous le pied en évitant de lui demander son avis personnel. « Le manager doit proscrire les formules du style : Que pensez-vous de… Ce serait lui donner le bâton pour se faire battre !, ironise Nicole Dereumaux, de Mercury International. En revanche, il faut l’amener à proposer des solutions. » Bref, le faire basculer dans la critique constructive, Cela le court-circuite, tout en le valorisant.

3- Le tatillon : profitez de sa rigueur

Perfectionniste, scrupuleux, rigoureux… Le tatillon pourrait être l’idéal de tout manager ! Mais ce serait compter sans son manque de vue d’ensemble. Un défaut de taille, comme l’exprime Laurent Penhouët, directeur commercial pour le pôle indirect de Leaseplan, numéro un mondial de la location longue durée de véhicules : « Ce genre d’individu ralentit le déroulement des réunions, car il attache trop d’importance aux détails. » Le directeur commercial doit donc veiller à recentrer le débat sur les questions “essentielles” et laisser le tatillon prendre des notes : « Par définition, le tatillon est précis, rappelle la psychiatre Caroline Duret. Il serait dommage de ne pas en profiter. Le charger de prendre des notes pour rédiger le compte rendu est une excellente façon de le valoriser. »

4- La diva : séparez le bon grain de l’ivraie

Désabusée, sûre d’elle, hautaine, la diva a tout fait, tout vécu, tout résolu… Quel que soit le problème mis en avant au cours d’une réunion, la solution lui saute aux yeux. Et elle n’hésite pas à en faire part, convaincue que son idée est la bonne. Car la diva est aussi un “je-sais-tout”. « Avec un tel profil, le directeur commercial a tout intérêt à demander leur avis aux autres membres de son équipe, conseille Nicole Dereumaux. Le “je- sais-tout” prendra ainsi conscience qu’il n’est pas le seul à détenir la vérité. » Mais attention à ne pas diaboliser systématiquement ses assertions. « Il a souvent une réelle expérience et un vrai bagage, qu’il faut savoir exploiter », lance Laurent Penhouët, de Leaseplan. Un bagage que ne possède pas, en revanche, le jeune “je-sais-tout”, frais émoulu d’une grande école et qui a le sentiment que ses études se suffisent à elles-mêmes. « Il faut lui faire comprendre qu’il doit faire preuve d’humilité, assure-t-il. Sans quoi, il risque de passer pour arrogant aux yeux de ses collègues plus expérimentés. »

5- L’affectif : ne vous laissez pas piéger

Expert dans l’art de dramatiser les situations, l’affectif est un adepte des superlatifs et des envolées lyriques. « Par définition, l’affectif entretient des relations basées sur les émotions, et non sur la raison, avec son entourage », explique Caroline Duret. Et cela jusque dans l’exercice de sa profession. « L’important est de ne pas entrer dans son jeu et, surtout, de ne pas se laisser attendrir », recommande la psychiatre. Pour éviter d’entretenir ces relations passionnelles et de déraper vers des considérations d’ordre privé, qui n’ont pas leur place dans une réunion commerciale, Laurent Dahan, de Leaseplan, a une astuce : « Éviter tout sujet personnel et se cantonner absolument au domaine du factuel. »

6- Le bavard : dosez son temps de parole

Indiscipliné, dissipé, déconcentré… Les qualificatifs ne manquent pas pour décrire le bavard. Un profil doublement difficile à maîtriser. « Non seulement il chuchote constamment à l’oreille de ses voisins, mais, en plus de cela, il s’égare dans des digressions sans fin dès qu’on lui pose une question », lance Nicole Dereumaux, p-dg de Mercury International. Des comportements qu’il faut savoir canaliser, sans quoi la réunion risque de dériver. « Avec ce genre d’individu, il ne faut pas hésiter à fixer les règles du jeu en début de réunion », insiste Élisabeth Couzon, de la Cégos. Ainsi, il peut être judicieux d’instaurer un temps de parole pour chaque intervenant, à condition de faire respecter les délais. « Avec un bavard, mieux vaut éviter les questions ouvertes, qui donneront lieu à des réponses interminables », déclare Nicole Dereumaux. Et si rien n’y fait, le salut de la réunion dépend peut-être de cette astuce : « Annoncer au bavard que l’on sollicitera son avis en conclusion. Il sera contraint de se concentrer pour écouter ce qui se dit, et cela le valorisera », assure Michel Andrieux.

Avis d’expert

Caroline Duret, psychiatre et consultante chez Stimulus, psychothérapeute spécialisée dans les thérapies cognitives et comportementales « Valoriser les rares moments où les difficultés de chacun s’estompent » « Un timide qui prend la parole a quelque chose d’important à dire, un tatillon est très rigoureux et très scrupuleux, le “je-sais-tout” a de l’expérience… L’important est de savoir repérer les atouts de chacun et de les valoriser, explique Caroline Duret, psychiatre et consultante chez Stimulus, cabinet de conseil et de formation. Mieux : il faut encourager tout comportement “normal”, pour lui faire prendre conscience de ses travers sans vraiment les mettre en lumière. » Ainsi, il est essentiel d’écouter “religieusement” le timide et de lui montrer que son avis est pris en considération. Sans quoi, il ne renouvellera pas son effort. Et lorsqu’un bavard répond en moins de cinq minutes à une question, il faut le féliciter pour son esprit de synthèse !