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Escale au pays du voyage parrainé

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Dépoussiérez l’image que vous avez du voyage parrainé – entendez une opération montée à l’initiative d’une entreprise et financée, tout ou partie, par ses clients ou partenaires – et vous trouverez un outil de motivation, de lobbying et d’optimisation des relations B to B d’une étonnante efficacité.

Has been”, le voyage parrainé ? Passé de mode ? Tout porte à le penser. Selon les derniers chiffres communiqués par l’Anaé-Tourisme d’affaires (Aftac), association qui fédère aujourd’hui vingt et une agences conseil parmi les plus importantes du marché, il ne représenterait plus que 4 % du chiffre d’affaires de ses adhérents. Soit une goutte d’eau dans l’océan des voyages que sont les opérations de motivation ou incentive (41 %), les congrès, les conventions et séminaires (46 %) et les opérations dites de relations publiques et lancements de produits (7 %) ! Mais ne cherchez pas pour autant les raisons de la rareté des voyages parrainés dans un manque d’efficacité de l’outil, encore moins dans son obsolescence. Non, les explications sont autres. Si le voyage parrainé est tombé quelque peu en désuétude ces dernières années, c’est qu’il est délicat à mettre en œuvre. Ce voyage professionnel ne tolère en effet aucun défaut de fabrique. Et ce, pour une raison simple : lorsqu’une entreprise ou une association professionnelle fait la demande à ses distributeurs, clients ou membres d’organismes institutionnels de participer financièrement à une telle opération, il est clair que le voyage se doit d’être irréprochable. Tout du moins sur trois aspects principaux : la logistique – la moindre défaillance risque de se retourner contre l’organisateur –, les prestations offertes dans le cadre de la manifestation, et l’objet de la réunion qui se doit de présenter un réel intérêt. Et, compte tenu de la sous-représentation du voyage parrainé par rapport aux autres voyages incentive, le zéro défaut fait apparemment peur… Pourtant, toutes les agences conseil de tourisme d’affaires s’accordent à le dire, seule une entreprise ayant ce degré d’exigence est en mesure de récolter les fruits de son action : fierté d’appartenance des participants à un groupement ou à un réseau de distribution, création de liens de partenariat forts en apportant à ses clients ou distributeurs une réelle valeur ajoutée et en contribuant à développer leur “business”, etc. Une pléthore d’avantages Pourtant, la liste des avantages du voyage parrainé se décline à l’envi. “Les entreprises considèrent les voyages parrainés comme préférables sur un plan déontologique, explique Olivier de Nicolas, directeur général de Havas Communication Voyages. Ils offrent en effet un confort moral puisque les participants payent leur voyage. Leur inconvénient est, en revanche, à la hauteur de leur atout : l’entreprise prend en effet le risque que son client ou distributeur refuse de s’inscrire à son opération en raison de son coût alors que d’autres entreprises le font voyager gratuitement. ” Dominique Plaissetty, président-directeur général de Prexo et président de l’Anaé-Tourisme d’affaires, précise à ce sujet : “ Le voyage présente un avantage de taille. Il permet aux entreprises de communiquer auprès d’une population ciblée, sans déperdition d’information et sans investir de budget sur cette action. Mais attention : l’opération doit présenter pour les participants un intérêt professionnel évident. ” Un montage minutieux L’erreur étant fatale en matière de voyage parrainé, l’initiateur du projet doit s’inscrire dans une démarche de qualité. Et, en premier lieu, s’adresser à une agence dont le tourisme d’affaires constitue le cœur de métier. Faut-il encore le rappeler ? Cette agence doit être obligatoirement détentrice d’une licence de voyages et apporter des solides fonds de garantie financière. Fort de son expérience, ce professionnel sera, pour l’entreprise, d’une aide précieuse dans l’organisation et la logistique du voyage. Et notamment dans la gestion de l’inscription : “ Cette phase est laborieuse. Contrairement aux autres voyages de tourisme d’affaires, il incombe à l’entreprise et à son partenaire, l’agence, de gérer et d’encaisser individuellement les participations, assure Philippe Graziani, directeur du développement de l’agence Equation Voyages (ex-Move Up). Cette logique de rémunération nous oblige à prendre en compte les frais bancaires dans le budget global de l’opération. ” Par ailleurs, la valeur ajoutée d’une agence résidera dans l’accompagnement qu’elle offrira à son client pour le montage de l’opération. “ Notre mission consiste également à veiller à la cohésion de l’opération, décrit Eric Charonnat, directeur de l’agence Boulevard de la Stim. Il nous faut bien entendu éviter de construire un programme qui tente de séduire les différentes personnes composant la cible, tous azimuts, en cherchant à faire plaisir à tout le monde, et sans aucune cohérence avec l’ensemble du projet. Bien au contraire, nous tentons de trouver un bon équilibre entre les divers intérêts professionnels : un incentive qui charme une population homogène. ” Bien connaître les participants et leurs attentes Vous l’aurez compris, le contenu du voyage est essentiel. “ Le voyage parrainé fait partie d’une catégorie d’opérations à forte valeur ajoutée, dépeint Michel Dutertre, président-directeur général de TCI Motivation. Ni l’entreprise, ni a fortiori l’agence ne doivent sortir de leur tiroir une semaine “clé en main” dans un club en Tunisie : cela manque de fantaisie et d’originalité. En revanche, elles ont tout intérêt à proposer une destination telle Bali, Bornéo ou le Machupichu, avec un carnet de route riche et varié. En d’autres termes : permettre aux participants d’accéder à un voyage qu’ils ne pourraient en aucun cas réaliser seuls. ” De telles opérations requièrent, de la part des entreprises, une parfaite connaissance des membres de leurs réseaux et de leurs clients : catégories socio-professionnelles, historique des voyages proposés par l’entreprise ou par ses concurrents, etc. Dominique Plaissetty, président-directeur général de l’agence Prexo, ajoute : “ Les thèmes professionnels abordés par l’entreprise dans le cadre du voyage parrainé doivent par ailleurs être en parfaite adéquation avec les préoccupations d’actualité des participants : 35 heures, passage à l’euro, programmes de fidélisation, etc. À la lecture du programme, ils doivent pouvoir se dire : cette marque a compris ma problématique et entend m’aider à la résoudre. Le voyage parrainé confère à l’entreprise qui le met en œuvre un positionnement noble. L’initiateur du projet ne récompense pas une performance de chiffre d’affaires : il aide un distributeur ou un client dans l’exercice de son métier. ” Pour cela, une obligation : accorder du temps à l’élaboration de l’opération. “ Un voyage parrainé nécessite de la part de l’entreprise de s’impliquer réellement dans la manifestation, de lever la tête du guidon l’espace de quelques semaines et de se relever les manches pour proposer aux participants un voyage avec une réelle valeur ajoutée, assure Sandrine Debuchy, de l’agence Courant Chaud (Groupe Kouro Sivo). En proposant un voyage parrainé à des tierces personnes identifiées, l’entreprise se positionne comme un partenaire qui cherche non seulement à récompenser ses clients ou distributeurs en leur faisant plaisir mais également comme un “associé”, permettant à chaque participant du voyage de se développer sur son secteur d’activité. Il convient de le rappeler et de le faire savoir : le voyage parrainé constitue un excellent outil de motivation, de communication et de relation client. ” Alors, sortez-le du grenier !

Ainsi, du 23 au 27 janvier 2001, plus de 1 000 agents de voyages ont délié leurbourse pour se rendre à la quarante-troisième édition du congrès du Snav au Maroc, placée sous le thème “La vie quotidienne des agents de voyages”. Programme de la manifestation : des matinées consacrées aux tables rondes, animées par les journalistes de la presse professionnelle, sur des sujets aussi divers que les responsabilités des agents et des tours opérateurs dans les litiges qui les opposent aux clients, les destinations à risque ou l’évolution des recettes. Au menu également, des excursions programmées pour les congressistes et les accompagnants et, enfin, des soirées folkloriques offertes par les autorités marocaines et les partenaires du Snav.

Le Syndicat national des agents de voyage (Snav) invite ses adhérents à partir pour Agadir “ Notre volonté n’est pas d’offrir un voyage aux pharmaciens, ce qui serait une sorte de remise déguisée, mais de créer une émulation, d’exploiter un événement à des fins marketing. ” Olivier Morlot, co-organisateur des Universités de Pharmageste Interactive (ex-Atiss). Avant-hier, les Antilles, Cuba, la Louisiane, Bali, la Tanzanie, la Bolivie (cf. Les Trophées du voyage événementiel dans le Guide de la Motivation 2001, agence Courant Chaud). Hier, en l’an 2000, la Chine. Demain, le continent Indien. Les Universités de Pharmageste Interactive élisent comme terre d’accueil tous les continents. Éditeur de logiciel de gestion de pharmacie, Pharmageste Interactive organise des voyages parrainés depuis 1994 pour ses clients, les pharmaciens. “ Nos motivations ? Organiser des conférences de haute volée qui apportent une réelle valeur ajoutée à nos clients, explique Olivier Morlot. Créer une émulation chez nos clients en élaborant des voyages à plus d’un titre exceptionnels, exploiter l’événement à des fins marketing. Enfin, le voyage parrainé est également un excellent outil de lobbying. ”. Son bilan ? “ Les Universités sont victimes de leur succès : peu de place – une petite centaine – pour de nombreuses demandes d’inscription. Cela s’explique aisément, les conférenciers sont ce que l’on appelle des “pointures” et les animations d’un grand prestige. Exemple : le déjeuner “improvisé” (champagne, nappe blanche, saumon, etc.) dans le Ténéré Blanc en Bolivie avec l’agence Courant Chaud. ”

“ Le taux de participation aux voyages parrainés Visual s’élève à 40 %, et le taux de renouvellement parmi les opticiens participants d’une année sur l’autre se chiffre à 50 %. ” Monique Gindre, responsable de la communication interne de Visual, en charge des opérations événementielles Cela fait huit ans que Visual propose des voyages à quatre-vingt de ses opticiens associés. Les destinations visitées : Saint-Martin, l’Île Maurice, le Sri Lanka, etc. “ À l’origine, ces opérations avaient pour objectif de favoriser les rencontres et les échanges entre les opticiens dans d’autres circonstances, sous d’autres cieux, dans un autre contexte que la routine professionnelle, décrit Monique Gindre. Le voyage parrainé est aujourd’hui, pour nous, un excellent vecteur de communication et de formation, nourri par les échanges professionnels. ” Ce qu’apprécient plus particulièrement les participants ? “ Le côté “clé en main” du voyage, son positionnement haut de gamme, et tous les échanges qu’il permet… Bref, ils aiment être choyés. ”

Ce qu’il faut retenir Un voyage professionnel est parrainé dès lors que ses participants supportent tout ou partie des coûts. Les prescripteurs, les distributeurs, voire les clients des entreprises ou les membres d’une association ou d’un syndicat professionnel constituent la cible privilégiée de ces opérations. L’initiateur d’un voyage parrainé doit s’impliquer fortement dans le projet et avoir une démarche “qualité”. Afin de “vendre” l’opération à la cible, l’entreprise et l’agence doivent travailler de concert pour trouver la meilleure “accroche” et les moyens les plus efficaces pour répondre aux attentes des participants. Le voyage parrainé n’est en aucun cas un incentive déguisé. Conférences, ateliers de travail, etc. doivent remplir le carnet de route de ces opérations. Enquêtes, interviews et remontées des informations par les forces de vente sont autant de moyens dont disposent les entreprises pour connaître les attentes et les motivations de leurs clients et/ou partenaires. Lorsque des clients ou des partenaires d’une entreprise apportent leur contribution financière aux voyages, ils ont la possibilité de faire passer leurs inscriptions dans leurs frais professionnels, à condition que ce voyage soit réellement une manifestation professionnelle, nécessaire à l’exercice de leur métier.