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Evénement : Choisir le lieu de votre manifestation

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Cette fiche pratique a été réalisée en collaboration avec le Guide Bedouk

Priorité au cahier des charges L’organisation d’un séminaire ou d’une convention requiert une préparation minutieuse. Pour trouver le lieu idéal, la priorité doit être donnée à l’établissement d’un cahier des charges, véritable “check-list” qui détaillera pêle-mêle : votre budget, le type de lieu recherché en fonction du style de votre manifestation, la localisation, la période et la durée, le nombre de participants, les besoins en salles de travail et les équipements. Autre point important à prendre en considération : l’acheminement de vos troupes jusqu’au lieu choisi. Où trouver des idées ? Pour trouver le lieu qui correspondra le mieux à vos besoins, encore faut-il savoir où le chercher. Les guides spécialisés, type Guide Bedouk, seront de précieux alliés dans vos recherches. Vous pouvez également consulter les guides des principales chaînes hotelières ainsi que les guides touristiques, visiter les agences de voyage ou, époque oblige, surfer sur les sites internet spécialisés. Enfin, pourquoi ne pas opter également pour le bouche à oreille comme outil de recherche ? Établir le contact Une fois les besoins et le type de lieu définis, vous pouvez contacter quelques établissements correspondant à vos critères. Attention : concentrez-vous sur 3 ou 4 lieux, cela suffit amplement. Le premier contact peut se faire par téléphone mais une visite sur place s’avère utile pour “ressentir” l’atmosphère. Une fois ce premier contact établi, envoyez à tous les lieux démarchés une lettre contenant toutes les informations nécessaires à l’établissement d’un devis. Vous pouvez demander une proposition par fax ou par mail et l’envoi par courrier d’une documentation complète avec photos, ce qui vous permettra de comparer les offres. L’heure du choix Le choix final devra se porter idéalement sur le lieu qui correspondra le mieux à vos impératifs. N’hésitez pas à recontacter le prestataire en cas de doute. Sachez enfin qu’en ce qui concerne le prix, la concurrence étant très dure, les prestataires calculent leurs marges au plus juste. Cependant, rien ne vous empêche de négocier une faveur ou un cadeau. Ce qui peut “ruiner” votre manifestation Vous devez en priorité faire extrêmement attention à la taille des salles de travail et à leur équipement. Une salle trop petite, mal aérée et dans laquelle vous ne pouvez pas utiliser votre matériel ultramoderne pourrait être fatale au bon déroulement du séminaire. La qualité de la restauration, la beauté du site et son accessibilité devront également être soigneusement étudiées pour une parfaite réussite.

Les lieux à la mode Les branchés Le Club Med World (Paris), L’Île aux Perroquets (Paris), Grimaldi Forum Monaco (Monaco) Les nautiques Le Paquebot (Paris), Le M/S Viking Normandie (Paris) Les recyclés La Distillerie de l’Espace Clacquesin Les Crayères des Montquartiers Les majestueux Le musée des Arts forains (Paris) Les Salons de musique (Paris) Les Salons vénitiens (Paris) Les valeurs sûres Disneyland Paris (Marne-la-Vallée) Les Palais des congrès et les chaînes hôtelières (Paris et province)