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Evenement : Conseils pour organiser sa convention

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Avant-propos Média au sens strict du terme, une convention de force de vente interne et/ou externe véhicule un message qui répond à une problématique donnée auprès d’une cible clairement identifiée à un instant T. Sans objectif stratégique, cet outil n’a aucune raison d’être. En d’autres termes, n’orchestrez jamais une convention par devoir, ou parce que vous en avez pris l’habitude d’année en année, mais par nécessité ! En coulisses Cette question cruciale élucidée, les trois quarts, pour ne pas dire la totalité, de la réussite de votre événement reposeront ensuite sur le temps que vous accorderez à la conception du projet et sur l’investissement des dirigeants à préparer cet événement. Accordez-vous un délai suffisant pour cerner votre objectif : lancement de produit, kick-off, fusion de deux forces de vente, etc. Associez à ces thèmes les messages que vous souhaitez faire passer auprès de la cible. Esquissez l’environnement dans lequel votre entreprise évolue et soyez à l’écoute de vos services. Analysez les points positifs et négatifs des conventions du passé. Puis, résumez et consignez le tout dans un cahier des charges en mentionnant le budget alloué à l’événement. Externaliser ou pas ? « Se soigner tout seul, pour une grippe, passe encore. Quand il s’agit de s’enlever l’appendice, c’est plus délicat ! » Adoptez la même attitude pour les conventions. Vous aurez plus de chances de transformer votre opération en coup de maître si vous la confiez à des professionnels. Et plus la problématique soulevée est ardue, plus le recours à un accompagnateur “marketing opérationnel” est à prescrire. Réunissez alors autour d’un appel d’offres trois à quatre agences conseils en événement, briefez-les, remettez-leur un document écrit et paraphé des co-décisionnaires et... attendez les “recos” sans les exiger du jour au lendemain. Sélectionnez ensuite celle qui vous semble la meilleure, la plus pertinente au regard du cahier des charges, celle pour laquelle vous avez eu un “coup de foudre”. S’atteler à la tâche Déléguez le soin de suivre l’opération de A à Z à un comité stratégique, composé de collaborateurs internes, qui servira d’interface entre l’agence et l’entreprise. Chargez-le de procéder à une enquête anonyme auprès de la cible de l’événement afin de nourrir son contenu.Cela vous permettra de prendre la “température” du terrain, de bâtir une structure et un fond qui soient en parfaite cohérence avec ses préoccupations. Être rigoureux Enfin, fixez-vous des dead lines, programmez des séances de training pour les intervenants, répétez, dialoguez souvent avec votre agence partenaire… et le rideau rouge se lèvera sur un événement qui aura toutes les chances d’être un véritable succès.

Conventions au pluriel Entreprise en tournée. Renforce le sentiment de proximité, rapproche l’entreprise de la cible. Permet les messages personnalisés, tient compte des disparités régionales. Pour tous les publics et pour de nombreux objectifs. Plénière/ateliers. La plus adaptée aux conventions de lancement de produits. Chasse gardée des discours et du reveal. Plénière/incentive. Idéale pour les conventions de fusion de forces de vente car s’inscrit sur le long terme. Suivent la plénière institutionnelle, des espaces temps ou un court séjour qui encouragent la rencontre entre les équipes fusionnées. Plénière/soirée de gala. Adaptée à la célébration des anniversaires d’entreprises ou des opérations clients ou prospects. Permet de développer les sentiments de fierté d’appartenance, d’apprendre à mieux se connaître, etc.

Mot clés : événement | t. sans

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