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Flotte automobile : confiez la gestion à un prestataire 4/4

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4/ En externalisant sa flotte, IBM a réduit son budget de 20 % Voilà six ans qu’IBM France a confié la gestion de sa flotte à Arval PHH. Le but : réduire les frais de gestion et permettre aux conducteurs de se concentrer sur leur mission.

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Avec 3 500 voitures, la flotte d’IBM France constitue le troisième poste de dépense du groupe, qui y consacre un budget annuel de quelque 23 millions d’euros. C’est dire l’importance de ce parc, qui compte 400 véhicules de fonction et 3 000 voitures dites “professionnelles” (2 000 quatre places et 1 000 deux places) mises à la disposition des 1 500 commerciaux et des personnels de l’après-vente et des services. Claude Michel, directeur du contrôle des opérations commerciales, s’est ainsi vu confier la responsabilité de la cellule flotte d’IBM France en 1996. C’est à cette date qu’IBM décide d’abandonner le système des indemnités kilométriques (le collaborateur utilise son propre véhicule et perçoit, pour cela, une indemnité indexée sur le kilométrage) pour confier toute la logistique des véhicules à Arval PHH, un prestataire unique, et réduire ainsi au maximum la masse salariale générée par la flotte, en interne. “ Choisir l’externalisation nous a permis de réduire de 20 % notre budget flotte, explique Claude Michel. Depuis 1996, le nombre de véhicules a quintuplé, mais les effectifs du service sont restés stables. ” Ainsi, chez Arval PHH, sept personnes au total gèrent la flotte IBM. “ IBM est non seulement notre premier client, mais c’est aussi un compte à image, explique Jean-Loup Savigny, directeur de l’agence Sèvres III d’Arval PHH, responsable de la gestion de la flotte IBM. Le service se répartit entre deux pôles : le commercial (achat des véhicules) et la gestion des sinistres. ” Afin de réaliser un maximum d’économies, Claude Michel a opté pour la location forfaitaire. Les véhicules sont mis à la disposition de l’entreprise pour une durée – un an pour les véhicules professionnels, trois ans pour les véhicules de fonction – et un kilométrage – 20 0000 km annuels – prédéfinis. Le montant du loyer mensuel a été déterminé à l’avance, tandis que les services associés sont facturés au forfait (entretien et réparation, service conducteur, etc.). Côté carburant, en revanche, IBM préfère le pétrolier au loueur : les 3 500 cartes essence des collaborateurs sont directement fournies par Total Fina Elf.

Des services de pointe

Pour Claude Michel, le loyer ne représente que la moitié du coût total de la voiture. En effet, si IBM passe par une compagnie d’assurances (10 % des dépenses), le groupe a, en revanche, confié la gestion des sinistres au loueur. Ainsi, IBM bénéficie du système de photo-expertise, mis au point par Arval PHH en collaboration avec un réseau de carrossiers agréés. En cas d’accident, le véhicule est photographié avec un appareil numérique. Les images et les devis sont transmis, via Internet, au plateau technique d’Arval PHH, où un expert analyse les données. Dans l’heure qui suit, la prise en charge des travaux est retournée au carrossier. Pour Claude Michel, ce système permet, outre un gain de temps considérable – le délai moyen d’une expertise est de trois jours –, “ d’éviter les abus en tous genres, dont les surfacturations ”. Toutefois, le souci d’économie n’est pas la seule motivation du groupe. “ En 1997, la flotte d’IBM comptait 700 véhicules : 100 de fonction et 600 “professionnels”, rappelle Claude Michel. Elle en compte cinq fois plus aujourd’hui, tout simplement parce que la voiture fait partie des leviers principaux de motivation. Le véhicule symbolise le standing, le statut social. C’est un véritable argument d’embauche et de fidélisation des collaborateurs. ” Et l’externalisation est un moyen de favoriser ce recrutement : le collaborateur se voit, en effet, attribuer un véhicule neuf dernier cri, dont il n’a pas à se préoccuper. “ Le conducteur n’a tout simplement pas à se soucier de sa voiture, il sait qu’il en aura toujours une à sa disposition et en parfait état ”, résume Claude Michel. Ainsi, dès qu’il entre en possession du véhicule, le conducteur se voit remettre un package global “Contact”. Ce petit coffret renferme, outre les cartes grise et verte, un guide des services et, surtout, une carte accréditive Arval PHH. En cas de panne, le conducteur n’a qu’à remettre sa carte au garagiste. Celui-ci prendra aussitôt contact avec le plateau technique pour l’informer du diagnostic et des opérations à effectuer. Après vérification, Arval PHH donne – ou non – son feu vert pour l’exécution des travaux.

Du temps pour se perfectionner

Et ce n’est pas tout. En 2001, Claude Michel a supprimé les carnets de bord kilométriques sur lesquels les collaborateurs devaient inscrire le nombre de kilomètres effectués à titre privé. “ Dorénavant, ils ont le droit de parcourir jusqu’à 10 000 kilomètres privés par an, à condition d’avoir opté pour une voiture quatre places ”, poursuit Claude Michel. Résultat : l’entreprise a, de nouveau, réduit ses frais de gestion. Une économie qu’elle chiffre à 1,5 million d’euros par an. Son prochain pari ? Réduire à un an – au lieu de trois – le délai de renouvellement des véhicules de fonction des managers et achever la mise en place de Caméléon Net Services, le bouquet de six services on line d’Arval PHH. Bientôt, le service flotte pourra consulter, via le Net, toutes les informations liées au parc automobile. En outre, chaque conducteur aura la possibilité d’accéder à une pléiade de données pratiques concernant le véhicule qu’il utilise. “ À terme, nous confierons la totalité de la gestion de la flotte à Arval PHH. Ainsi, il ne nous restera plus qu’à contrôler les coûts et à nous concentrer sur la satisfaction des utilisateurs ”, conclut Claude Michel. Une fois par an, IBM France réalise une enquête globale de satisfaction de ses équipes. “ La dernière en date révèle que plus de 80 % des conducteurs sont contents de leur véhicule et des prestations qui lui sont associées ”, indique Claude Michel, qui fait état d’une progression de 30 % de cet indice de satisfaction par rapport à l’année précédente.

Repères

_ Le groupe IBM développe et commercialise des solutions e-business globales : matériels, logiciels, services, etc. IBM France emploie 14 500 salariés, dont 1 500 commerciaux. _ Arval PHH est le numéro un français de la location longue durée multimarque. Son métier : créer et mettre en place des solutions sur mesure et des offres clé en main afin d’optimiser le financement, l’achat, la gestion, la maintenance, l’assistance et la revente des véhicules professionnels.

Caroline Thiévent

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