Focus3 : Les outils de présentation à distance, une tendance qui a de l’avenir

Entre les politiques de réduction des coûts liés aux déplacements et une charge de travail toujours plus importante, les commerciaux passent de moins en moins de temps en face à face avec leurs clients. Un terrain favorable au développement des outils de “collaboration à distance”. La téléconférence, qui permet à plusieurs intervenants de dialoguer par téléphone, est déjà largement utilisée dans les entreprises. Mais aujourd’hui, des modes de contacts qui associent à la voix vidéo et partage de données, ont tendance à se généraliser. Ainsi, la visioconférence, longtemps réservée aux collaborateurs d’une même structure dispersés sur différents sites, peut à présent être utilisée dans une démarche commerciale. Les constructeurs proposent en effet des produits financièrement beaucoup plus abordables qu’auparavant. La multiplication des sociétés équipées favorise également l’utilisation de ces outils dans les relations commerciales. Polycom, leader du marché de la conférence à distance, est l’un des seuls à proposer des solutions aussi bien pour équiper une salle de réunion qu’un bureau de chef des ventes. Cette société propose du matériel d’entrée de gamme à la fois simple d’utilisation et abordable : le V500. Il s’agit d’un petit boîtier équipé d’un micro, de haut-parleurs et d’une caméra. Il suffit de le connecter à un écran d’ordinateur ou de télévision et à une prise téléphonique équipée d’un accès à Internet en haut débit pour être en contact avec un interlocuteur qui doit – c’est la faiblesse de la solution – être équipé du même dispositif. « De part sa taille compacte, on peut très bien envisager, par exemple, qu’un commercial emmène son V500 chez son client pour se connecter très simplement vers le siège de sa société et mettre le client en relation avec son supérieur si la négociation commerciale le nécessite », explique Frédéric Batut, responsable du secteur chez Polycom. Cette solution est proposée à 2 000 euros HT pour une connexion Internet et à 3 000 euros HT pour une connexion IP et RNIS. Polycom propose une autre solution qui convient davantage aux managers commerciaux. Il s’agit d’un écran LCD intégrant caméra et micro : le VSX 3000 est un système fixe, dont l’écran peut également servir de moniteur informatique si l’utilisateur y raccorde son ordinateur portable. Il est commercialisé aux tarifs de 5 000 euros HT pour une connexion Internet et 6 500 euros HT pour une connexion IP et RNIS. « Grâce à ce système de visioconférence nouvelle génération, qui tient sur un bureau, nous rendons accessibles les technologies hier réservées à un dispositif de groupe », assure Ed Ellett, directeur de la visiocommunication chez Polycom.

Documents partagés

Autre outil de plus en plus utilisé par les forces commerciales : la webconférence, ou dataconférence. Ainsi, Arkadin propose des services de webconférence qui permettent, entre autres, à un commercial de travailler à distance avec son client sur un document partagé (type Word, PowerPoint, etc.). Concrètement, le vendeur donne rendez-vous à son client sur un site Internet dédié et sécurisé. Le client a alors accès au même document que le commercial. Celui-ci peut l’annoter et le modifier à loisir pour souligner un point important de son argumentaire ou accompagner sa démonstration. Il a également la possibilité de passer la main à son client pour qu’à son tour il intervienne sur le document partagé. L’intérêt d’un tel système ? « Aucun logiciel à installer, aucun périphérique à acquérir pour le vendeur comme pour le prospect, il suffit que les différents interlocuteurs possèdent une connexion Internet à haut débit pour bénéficier de ce service », explique Damien Bayle, directeur commercial France d’Arkadin. L’autre avantage est financier, puisqu’on paye à la minute de connexion. Arkadin propose sa propre solution, Arkadin DataNow, facturée au tarif de 25 centimes d’euro la minute. L’entreprise commercialise également une solution sous licence WebEx, leader mondial du secteur, appelée Arkadin DataShare, facturée 40 centimes la minute. La différence entre ces deux produits tient dans le mode de connexion. Dans le premier cas, vous accordez un code d’accès à chaque client. Dans le second, vous ouvrez des sessions de communication à usage unique, ce qui restreint l’accès et sécurise donc un peu plus le partage de documents. D’autres acteurs du marché proposent ce type de service. C’est par exemple le cas de Polycom et de sa solution WebOffice, qui a la particularité d’être hébergée sur le serveur de votre entreprise, à la différence d’une offre de type WebEx où toutes les données convergent vers un serveur central hebergé chez le prestataire. « C’est une sécurité pour nos clients. Ils ont ainsi l’assurance que leurs données ne sortent pas de leur infrastructure informatique », assure Jean-François Raffestin, vice-président régional business développement de Polycom. Pour utiliser WebOffice, il vous faudra acquérir une licence qui coûte 1 000 euros HT pour cinq utilisateurs. Genesys, autre acteur du secteur, propose un produit aux services similaires : Genesys meeting center. Les tarifs : 28 centimes d’euros la minute pour l’entreprise utilisatrice. Comme pour tous les prestataires, les tarifs de Genesys sont dégressifs avec le volume de minutes consommées.

Rendez-vous virtuels

Un nouvel acteur propose une solution qui répond encore plus précisément aux attentes des commerciaux. La société Via Skermo vient en effet de lancer les E-rendez-vous, au concept proche de la dataconférence. Une différence cependant : le commercial et son prospect partagent un document multimédia en ligne scénarisé, agrémenté d’un argumentaire commercial. « C’est là tout l’intérêt de cette solution, assure Christian Pividori, p-dg de Via Skermo. Nous proposons un scénario de vente décliné en direct sur le Web, qui permet au commercial de réaliser une présentation commerciale à distance en bonne et due forme. » Concrètement, Via Skermo se charge d’“écrire” ce scénario avec son client (une prestation qui débute à 5 000 euros HT). Celui-ci est composé de textes, d’images ou de vidéos, et est hébergé sur un serveur central chez le prestataire. Le commercial n’a plus qu’à donner rendez-vous à son prospect sur le site erdv.com pour dérouler le scénario. En contact par téléphone, il peut faire défiler les pages du document, surligner une partie ou laisser son client intervenir. L’application peut également inclure des animations en trois dimensions. Il est ainsi possible de mettre en lumière un produit en le “manipulant”. Ce service, encore très récent, va donc un peu plus loin dans la démonstration commerciale. C’est une véritable aide à la vente, très utile pour qualifier des prospects prêts à passer à l’acte d’achat, car il ne s’agit plus seulement de partager un document, mais véritablement de dérouler une animation en ligne. Et si, au terme de la présentation, le prospect est conquis, le commercial a la possibilité de préparer un bon de commande en ligne. Il peut même faire apparaître une réduction, la calculer immédiatement et l’afficher. Effet choc garanti ! Ce sont toutes les possibilités du multimédia qui sont ici exploitées. L’E-rendez-vous est facturé par utilisateur et par mois (750 euros HT mensuels pour trois utilisateurs, 1 900 euros pour 10 utilisateurs, etc.) et par pack d’E-rendez-vous pour un usage ponctuel (2 500 euros HT pour 100 e-rendez-vous, 7 500 euros pour 500 e-rendez-vous…).