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Formaliser les relations fournisseurs-distributeurs

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La loi fait peser sur les relations entre les fournisseurs et leurs distributeurs de lourdes exigences formelles. Cette formalisation consiste en l'établissement de documents commerciaux à l'entrée en relation (conditions générales), à l'issue de la négociation (convention récapitulative) et à l'exécution de l'opération (facture). Le point sur ces différentes obligations.

1 - Rédiger des conditions générales

Socle de la négociation commerciale, les conditions générales du fournisseur constituent le point de départ et donc la base de toute relation contractuelle avec des distributeurs. Elles doivent, a minima, contenir des informations de trois types. Tout d'abord les conditions de vente: elles correspondent généralement aux usages commerciaux du secteur concerné ou à la pratique du fournisseur (devront par exemple être mentionnées, selon les cas: les modalités de livraison, de commande, de transfert des risques, de réserve de propriété, de garantie, de responsabilité, d'assurance). Deuxième point à faire figurer dans le document: le tarif de base du fournisseur et les réductions de prix proposées sous formes de remises (réductions immédiates sur le prix d'achat, en considération des quantités demandées par exemple) ou de ristournes (restitutions en fin d'exercice). Enfin, les conditions de règlement, c'est-à-dire les délais de paiement des marchandises ou des prestations de services (qui ne peuvent être supérieurs à 45 jours fin de mois ou 60 jours date d'émission de la facture), ainsi que le montant des pénalités de retard de paiement doivent figurer dans les conditions de vente. Le fournisseur est tenu de communiquer ses conditions générales à tout distributeur qui en fait la demande, sans quoi il s'expose à une sévère amende (2 millions d'euros).

2 - Etablir une convention récapitulative

Une fois les conditions de vente communiquées, la négociation avec le distributeur peut commencer. Le résultat de cette dernière est formalisé dans une convention dite «récapitulative», qui reprend tout ce à quoi se sont engagées les parties. Outre les conditions de l'opération de vente, c'est-à-dire les conditions de vente, le tarif, les réductions de prix et les conditions de règlement, deux autres types d'informations doivent, le cas échéant, y figurer. Il s'agit des conditions (prix, délais, modalités) dans lesquelles le distributeur rendra au fournisseur des services propres à favoriser la commercialisation de ses produits (par exemple par la diffusion de documents publicitaires ou la mise en avant des produits dans le cadre d'opérations «tête de gondole» ou d'animations en magasins) et des obligations propres à favoriser la relation entre le fournisseur et le distributeur (par exemple la fourniture de données statistiques sur les performances de vente d'un produit). Le défaut d'établissement d'une convention récapitulative à l'issue de la négociation expose le fournisseur comme le distributeur à une lourde sanction pénale (amende de 75 000 euros pour les personnes physiques, portée à 375 000 euros pour les personnes morales).

3 - Institutionnaliser la pratique de la facture

Le formalisme domine encore au stade de la réalisation de l'opération de vente ou de prestation de services, puisque chacune de ces opérations doit faire l'objet d'une facture rédigée en double exemplaire que le créancier (fournisseur ou distributeur prestataire) doit délivrer et le débiteur (acheteur ou bénéficiaire de services) réclamer. La facturation n'est pas seulement une exigence fiscale: elle permet de contrôler que ce qui avait été convenu au travers des conditions générales acceptées ou, le cas échéant, de la convention récapitulative, a été respecté. C'est pourquoi la facture doit comporter un grand nombre de mentions obligatoires, parmi lesquelles la dénomination précise des produits vendus ou services rendus et les réductions de prix. Fournisseurs comme distributeurs doivent veiller à ne pas négliger leurs factures, car ils s'exposent à de sévères sanctions pénales: amende (75 000 euros pour les personnes physiques, 375 000 euros pour les personnes morales), exclusion des marchés publics voire emprisonnement (délit de faux en écriture de commerce).

Ce formalisme imposé est gage de transparence et permet à l'administration (puis au juge) d'apprécier l'existence d'abus de la partie en position de force, tels que l'obtention d'avantages sans contrepartie (services rendus par le distributeur au fournisseur en vue de favoriser la commercialisation de ses produits qui se révèlent fictifs ou qui sont l'objet d'une rémunération disproportionnée).

4 - Le cas particulier des réseaux

Les relations commerciales peuvent être encadrées de manière plus durable et systématique lorsque le distributeur intègre un réseau de distribution. Etant précisé que la relation contractuelle entre le fournisseur à la tête du réseau et le distributeur sera d'intensité variable en fonction du type d'organisation envisagé. Ainsi, les accords d'approvisionnement exclusif ou de distribution exclusive offrent des solutions plus souples, par exemple, que lors d'une franchise.

L'intégration au réseau se formalise par la conclusion d'un contrat ayant vocation à régler les relations entre les parties en ce qui concerne, notamment, les conditions et modalités d'entrée du candidat (droit d'entrée, satisfaction de conditions de sélection...), de sa sortie (liberté ou interdiction de céder son contrat à un autre distributeur, interdiction de faire concurrence au réseau sous certaines conditions après la fin du contrat... ) et de sa participation au fonctionnement de l'organisation (attribution d'un territoire réservé et approvisionnement entre les membres du réseau).

@ PHILIPPE BESNARD/FIDAL

Le contrat permet à la tête de réseau de diffuser sa politique commerciale auprès de ses revendeurs, d'imposer des normes communes pour l'utilisation de ses signes distinctifs afin de standardiser l'offre au consommateur final et, de là, développer ou renforcer la réputation et l'image de marque du réseau. A cet égard, les contrats peuvent prévoir la formation des membres aux méthodes commerciales de la tête de réseau. Dans le contrat de franchise, de telles formations sont doublées d'une assistance commerciale et technique apportée par le franchiseur. De tels accords doivent être rédigés avec la plus grande vigilance pour prévenir tout risque de dysfonctionnement du réseau.

@ PHILIPPE BESNARD/FIDAL