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Frais professionnels. Tirer le meilleur parti de sa carte corporate

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Utilisées astucieusement, ces cartes de crédit procurent des économies aux entreprises et des avantages aux collaborateurs.

1 - Bien choisir sa carte

L’offre des prestataires étant segmentée, l’entreprise aura tout intérêt à bien étudier les différentes formules proposées et à effectuer son choix en tenant compte de sa taille et de son budget voyages. Les PME favoriseront ainsi les cartes incluant des plans de fidélité entreprise. C’est le cas de la carte comarquée d’American Express, qui offre à ses porteurs la possibilité de bénéficier de “remises arrière” chez des partenaires tels qu’Air France ou Accor. « En fonction de leurs dépenses, les entreprises se voient rembourser un certain montant en fin d’année. Montant qui peut s’élever à 3 350 euros, précise Claire Legal, directrice de la communication d’American Express. Ce système permet aux petites et moyennes entreprises, qui ne peuvent pas négocier de tarifs préférentiels avec ces fournisseurs, de bénéficier malgré tout de prix attractifs. » Mais avant d’opter définitivement pour ce type de carte, l’entreprise veillera à en comparer les prix avec ceux d’autres programmes plus classiques, comme la carte corporate American Express ou la carte corporate MasterCard d’Europay. « Les cartes comarquées regroupent souvent des prestataires prestigieux et donc chers, souligne Nathalie Habets, chef de produit gamme entreprises chez Europay France. Il peut donc être plus rentable, pour une entreprise dont les collaborateurs ne voyagent pas très fréquemment, de choisir une carte sans plan de fidélité mais incluant des prestations moins haut de gamme. »

2 - Se doter d’une politique voyages

Délivrer une carte corporate à ses collaborateurs simplifie, certes, la gestion des frais professionnels, mais cela confère aussi aux salariés une certaine autonomie. Pour éviter que quelques collaborateurs n’abusent de cette liberté, l’entreprise aura tout intérêt à mettre en place une politique voyages. Elle choisira, pour cela, une seule agence partenaire, qui centralisera toutes les réservations (avion et hôtel) en suivant à la lettre les consignes délivrées par la société (pas de classe affaires sur les vols moyens courriers, pas de cinq étoiles luxe en Europe, etc.) « Cela permet de formaliser les conditions de voyage et de donner un cadre réglementé à l’utilisation de la carte corporate, indique Carole Legal. De plus, grâce à cette politique voyages, l’entreprise va réaliser des économies non négligeables en simplifiant son processus de réservation. » Une enquête réalisée par American Express montre que, pour un voyage d’une valeur de 1 000 euros, l’entreprise dépense 56 euros en frais administratifs supplémentaires. En centralisant ses réservations, elle réduit ce poste administratif de moitié

3 - L’emporter partout

Même en vacances, la carte corporate ne doit pas quitter le porte-cartes du collaborateur. Client de l’organisme prestataire, il bénéfice, à titre professionnel et personnel, d’avantages tout au long de l’année. Par exemple, les porteurs de cartes corporate American Express peuvent profiter du service d’assistance téléphonique “Global assist” à tout moment. Au programme : conseils pratiques avant un départ à l’étranger (visas, vaccinations, etc.), assistance téléphonique en cas d’urgences médicale, judiciaire ou personnelle, transmission des messages urgents, expédition des médicaments et avance de fonds en cas d’extrême nécessité.

4 - Débiter le collaborateur

Les dépenses effectuées au moyen d’une carte corporate peuvent être débitées sur le compte de l’entreprise ou sur celui du collaborateur. « Dans ce dernier cas, le salarié dispose d’un délai supplémentaire, qui lui permet de se faire rembourser avant d’être débité », souligne le porte-parole d’American Express. Choisir cette option, c’est préserver sa trésorerie et éviter la chasse aux justificatifs. « Davantage responsabilisé, le collaborateur sera plus rigoureux et économe », assure Nathalie Habets.

5 - L’utiliser pour tous ses achats

Le collaborateur porteur d’une carte corporate comarquée bénéficie du plan de fidélité individuel. En clair, pour chaque billet d’avion commandé ou chaque chambre d’hôtel réglée avec sa carte, il cumule des points, convertibles en bons d’achat qu’il peut utiliser à titre personnel chez les différents partenaires. Le collaborateur aura donc intérêt à payer avec sa carte, même pour des petits montants comme les courses de taxi.

6 - Choisir le relevé électronique

En fin de mois, un relevé détaillé des dépenses (avion, hôtel, taxi, restaurant) est adressé aux porteurs de carte corporate. Pour tirer profit de cette formule et réaliser le maximum d’économies, l’entreprise se fera adresser ce relevé par Internet. Elle limitera ainsi les coûts d’impression, le collaborateur pouvant faire suivre son relevé, via l’intranet, au service comptabilité.