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Frais professionnels: les limites à ne pas franchir

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Toutes les rémunérations, quelle que soit leur forme, constituent, par principe, des charges déductibles pour l'entreprise qui les verse et des revenus imposables pour leurs bénéficiaires. Certains frais demeurent toutefois exonérés dans la mesure où ils ne contribuent pas à enrichir le salarié et où l'entreprise respecte certaines règles de base.

@ FOTOLIA - EVGENY IVANOV

1 Comment distinguer les revenus imposables des frais professionnels exonérés?

Parmi les éléments de la rémunération imposable, on trouve le salaire proprement dit mais également les indemnités et primes diverses et les avantages en nature (logement, voiture de fonction...) . Toutes ces dépenses constituent des charges déductibles pour l'entreprise sous réserve de respecter deux conditions: que cela corresponde à un travail effectif et que cela ne soit pas excessif eu égard au service rendu. Si les conditions ne sont pas remplies, ces sommes ne sont pas admises en charges fiscalement déductibles pour l'entreprise. En outre, elles perdent leur qualification de salaire chez le bénéficiaire pour être imposées comme revenus de capitaux mobiliers déguisés: en clair, ces revenus sont majorés de 25 % avant d'être taxés à l'impôt sur le revenu.

L'expert

Anne Faraut-Parlanti, avocate au barreau de Paris, spécialisée en droit fiscal

2 Qu'est-ce qu'un avantage en nature?

Les avantages en nature correspondent à la mise à disposition par l'employeur à ses salariés d'un bien ou d'un service à titre gratuit ou à un prix inférieur à sa valeur réelle (logement, utilisation personnelle d'un véhicule, nourriture...). Cet avantage doit être chiffré par l'entreprise (selon les barèmes applicables en matière de Sécurité sociale) et figurer sur le bulletin de paie du salarié.

Pour l'entreprise, les avantages en nature sont déductibles au même titre que les rémunérations en espèces. Mais le fisc est quelque peu méfiant à l'égard de ces avantages qui peuvent donner lieu à des abus. Ils font donc l'objet d'une surveillance particulière.

L'administration impose ainsi aux entreprises de tenir un document annexe à la comptabilité récapitulant les avantages en nature alloués à chaque salarié au cours de l'exercice.

Dans la mesure où ces avantages en nature contribuent à enrichir le salarié, leur montant s'ajoute à leur salaire imposable au titre de l'impôt sur le revenu.

3 Certains frais professionnels déductibles pour l'entreprise échappent-ils malgré tout à l'impôt sur le revenu?

L'entreprise a la possibilité de déduire un certain nombre de frais qui, pourtant, ne sont pas imposables chez le bénéficiaire en tant que supplément de revenu. C'est le cas des remboursements de frais et des frais de représentation et déplacement, à savoir les voyages, les cadeaux ou encore les dépenses de réception, y compris celles liés au restaurant et aux spectacles. Mais ces frais sont particulièrement surveillés par l'administration fiscale car ils pourraient déguiser des avantages en nature non déclarés. Le fisc vérifie aussi qu'il n'existe pas une disproportion injustifiée entre leur montant et le volume d'activité de l'entreprise.

Par conséquent, la société doit pouvoir prouver que ces dépenses sont bien: exposées dans l'intérêt de l'entreprise, d'ordre strictement professionnel, et enfin justifiées par la nature et l'importance de l'exploitation.

Pour les frais de représentation et de déplacement, l'entreprise doit donc s'astreindre à une discipline quotidienne. Ainsi, les dépenses à caractère mixte - celles qui sont à la fois d'ordre professionnel et personnel - doivent faire l'objet d'une ventilation en réintégrant dans les charges fiscalement non déductibles les dépenses privées.

Les frais évalués de façon globale ou forfaitaire ne sont pas déductibles, tout comme ceux qui ne sont ni comptabilisés ni accompagnés de documents justificatifs appropriés, précis et datés (cartes d'embarquement d'avion, notes d'hôtel, factures...). Pour la déduction des repas d'affaires, il est hors de question de se retrancher derrière les exigences de la discrétion commerciale pour éviter de citer le client invité! Concernant l'utilisation des outils technologiques (ordinateurs portables, smartphones, Internet), le juge fiscal est sensible à l'évolution des méthodes de travail et admet aujourd'hui le bien-fondé de ces dépenses par l'entreprise pour ses salariés.

Reste que la frontière entre la vie privée et professionnelle devient difficile à établir et que l'administration fiscale ne peut fixer une règle stricte quant à la déductibilité de ces frais. L'entreprise doit donc se référer aux règles générales de déduction des charges, fixer les limites de consommation auprès de ses salariés et éviter les excès.

4 Dans quels cas un salarié a-t-il intérêt à renoncer à la déduction forfaitaire et à opter pour la déduction de ses frais réels?

La majorité des salariés pratique la formule de la déduction forfaitaire de 10 %. Mais certains supportent des frais professionnels qui peuvent dépasser 1 0 % du montant de leur rémunération. Malgré les contraintes que cela implique (conservation des pièces justificatives), ils ont alors intérêt à renoncer à la déduction forfaitaire et à opter pour la déduction des frais réels.

Encore faut-il que ces frais aient un caractère professionnel indéniable... Concernant le remboursement de ces frais dont le salarié a fait l'avance, deux régimes coexistent: le remboursement de façon réelle sur justificatif, et de façon forfaitaire par une allocation destinée à couvrir les frais à supporter. Quelle que soit l'option, ces frais sont exonérés d'impôt sur le revenu car le salarié ne s'enrichit pas.

Attention toutefois à respecter la règle du non-cumul: il est évidemment interdit de rembourser deux fois les mêmes frais, une première fois de façon forfaitaire, puis de façon réelle. Si cette règle n'est pas respectée, les allocations forfaitaires sont imposées comme des suppléments de salaire et l'entreprise ne peut pas les déduire de ses résultats imposables. La sanction frappe donc à la fois le salarié et l'entreprise.

@ FOTOLIA

À savoir Peut-on, aux frais de la société, se faire accompagner lors d'un voyage de motivation?

Il n'est pas question pour l'entreprise de passer en frais généraux les voyages de pur agrément. A l'inverse, les voyages d'affaires - ceux qui permettent d'aller négocier avec un client ou un fournisseur, de participer à un séminaire ou à un congrès - constituent des charges déductibles. Pour les voyages d'affaires, les frais de la personne accompagnante ne sauraient être déduits des résultats de l'entreprise. Les voyages de stimulation constituent une catégorie à part. Ceux-ci sont destinés à récompenser des commerciaux pour leurs performances, souvent dans le cadre d'un réseau de distribution. Le juge admet la déduction des frais de la personne accompagnante... car la perspective de partir seul n'étant pas un encouragement à concourir! Pour les entreprises, ces concours sont un moyen de doper leur chiffre d'affaires. Pour le bénéficiaire et son accompagnant, c'est un gain qui échappe à l'impôt sur le revenu.