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Informatisation commerciale : question/réponses

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L’informatisation commerciale touche toutes les structures. Pour mieux se tourner vers leur clientèle, les petites sociétés se dotent aussi de systèmes d’information commerciale. Comment choisissent-elles et utilisent-elles leur équipement logiciel ?

“La fiabilité de l’outil et la qualité de sa maintenance, ainsi qu’un coût raisonnable : voici quels ont été nos critères de choix. L’équipe commerciale et moi-même avons gagné en rapidité d’action et de décision sur notre clientèle.” Jean-Guy d’Ussel, gérant de Sysentere Depuis janvier 1998, la société d’intérim informatique Sysentere (16 MF de CA 98) est équipée de Business Manager d’Integre France. Auparavant, les neuf commerciaux disposaient d’un petit outil développé en interne. “Sysentere est une filiale de la SSII Steria, explique Jean-Guy d’Ussel, le gérant de l’entreprise (en photo avec son équipe, 2e à d.). Au vu de la demande d’embauche dans le secteur informatique, nous connaissons une très forte croissance, de l’ordre de 30 à 40 % annuelle. Nous nous positionnons entre l’architecte et le maçon, entre la grande société de services qui propose du conseil à très haute valeur ajoutée et l’entreprise d’intérim classique. Sysentere a pris de l’importance à partir de 1995, et c’est parce que nous avons désormais un réel objectif de développement à tenir, que nous avons fait le choix de nous équiper.” Jean-Guy d’Ussel avait deux critères pour choisir la bonne solution : d’un côté, la performance, la fiabilité et la maintenance, et de l’autre, un coût raisonnable. L’équipement, en comptant l’installation de 11 licences, est revenu à environ 150 000 F. Les trois équipes de vente de la société, composées d’un commercial senior et de deux juniors, sont ainsi passées de la base de données papier associée à un petit applicatif à un vrai outil de gestion des affaires. “Cela permet aux commerciaux d’avoir une plus grande facilité de prospection, de tenir un historique des actions et d’enrichir progressivement leur fichier afin d’être informés des affaires en cours. Mais c’est aussi un outil d’aide à la décision car ils peuvent ainsi comparer les affaires qu’ils traitent et se consacrer en cas de besoin à la plus intéressante.” La mise en place du logiciel a non seulement changé les habitudes de travail des commerciaux mais aussi celles du gérant de Sysentere. “J’ai désormais une bonne idée du carnet de commandes, je n’ai plus besoin d’aller demander à chaque équipe où elle en est, c’est une vraie économie de temps. L’outil m’est également utile lors des réunions commerciales organisées par équipes de vente, car je peux regarder en amont le taux de réussite des affaires, le taux de prospection ou de rendez-vous.” Le contexte ; Sysentere, filiale de la SSII Steria, est spécialisée dans l’intérim du secteur informatique. Les 9 commerciaux de la société sont équipés depuis janvier 1998 de Business Manager d’Integre. “Nous avons cherché un logiciel sur mesure au prix du prêt-à-porter. Notre logiciel se devait d’être dédié à notre client, en laissant la part belle aux techniques de marketing direct.” Michel Le Ray, directeur de Terre de Bretagne Michel Le Ray dirige une entreprise de vente par correspondance de produits bretons artisanaux, Terre de Bretagne. La société, créée fin août 1998, réalise un CA de l’ordre de 4 MF, et s’adresse aux Bretons, mais aussi aux touristes et aux comités d’entreprises. Dès le début de la société, Michel Le Ray recherche un outil “tourné vers le marketing direct et la relance clientèle”. Il choisit la solution Erel-Contact d’Erel Informatique. “Nous souhaitions avant tout pouvoir gérer correctement nos commandes, qui génèrent deux adresses dans le cas de cadeaux, et identifier nos contacts. Nous voulions aussi faire évoluer facilement les caractéristiques de nos produits ou intégrer les surcoûts de l’export, et suivre ainsi aisément la facturation.” Lorsque Michel Le Ray a recherché un logiciel commercial pour sa société, il a refusé certaines solutions trop larges, non adaptées à sa petite structure, ou trop coûteuses. “Nous voulions du sur mesure au prix du prêt-à-porter. De plus, nous avons apprécié dans notre choix la qualité d’écoute du prestataire.” L’équipement logiciel de Terre de Bretagne s’est élevé à moins de 50 000 F, en comptant l’assistance et les mises à jour des versions à venir. Deux licences sont installées en réseau, pour les deux collaborateurs de la société. Aujourd’hui, Michel Le Ray n’est pas déçu par son outil. “Le logiciel correspond bien à ce que nous souhaitions faire. Pendant les périodes importantes de commandes, nous passons 50 % de notre temps sur l’outil. Il faut dire que nous réalisons 60 % de notre chiffre d’affaires en quelques mois, lors des périodes de fin d’année, pendant les mois d’été, et à l’occasion de la fête des mères et la fête des pères.” Terre de Bretagne exploite l’outil non seulement pour suivre et gérer ses contacts clientèles, mais également pour imprimer certains documents. “Nous insérons systématiquement un bon de transport dans nos colis : nous l’imprimons directement, après saisie des informations.” Le contexte ; Le vépéciste Terre de Bretagne a un effectif de deux personnes, équipées en réseau du logiciel Erel-Contact, d’Erel Informatique.