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Internet : Du bon usage de l’e-mail

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On ne le présente plus : l’e-mail est devenu la star incontestée des moyens de communication dans l’entreprise. Entre collègues, vers les clients, ou bien pour se tenir informé des nouveautés par les listes de diffusion, il est utilisé à tort à travers. Au risque de ne même pas être lu par l’intéressé, noyé sous des flots d’informations…

Le courrier continue à arriver, le fax et le téléphone de sonner, mais à cela, il faut rajouter l’e-mail qui s’est véritablement généralisé dans les entreprises cette année. Tous les salariés de la moindre PME française possèdent désormais leur adresse “mél” (pour message électronique), moyen de communication à la mode par excellence. Voici quelques mois, l’institut Gallup avait mené une enquête auprès de mille entreprises britanniques sur l’usage de l’e-mail. Il ressortait que les cadres recevaient en moyenne 169 communications par jour et… 28% d’entre eux s’estimaient submergés. Rien d’étonnant donc à ce qu’aujourd’hui, nombre de courriers électroniques soient effacés sans même être lus. La pollution par le “mél” L’e-mail possède pourtant bien des avantages puisqu’il ne dérange pas l’employé pendant son travail contrairement au téléphone, qu’il est, de plus, instantané et bien moins coûteux qu’un courrier envoyé par la Poste. Autant d’atouts qui expliquent son succès. Revers de la médaille : l’e-mail est devenu au sein de l’entreprise un moyen de communiquer sur tout et n’importe quoi. Un salarié qui veut un renseignement et hop ! un e-mail à la personne concernée, une note de service sur la machine à café et une autre sur les tarifs de la cantine, et voilà encore un e-mail envoyé à toute l’entreprise. Au final, la boîte à lettres électronique est embouteillée par une majorité de messages inutiles et polluants. Un peu de rigueur et de méthode sont donc nécessaires pour traiter efficacement les mails. D’abord, réservez un moment de la journée à leur dépouillement, vous éviterez ainsi d’aller consulter votre messagerie toutes les dix minutes. Lorsque vous envoyez un message, évitez de stipuler qu’il est urgent lorsqu’il ne l’est pas : l’abus de cette mention a pour conséquence de réduire l’intérêt du destinataire. Aux mails que vous recevez, vous pouvez répondre par un simple accusé de réception qui évitera à l’expéditeur de vous renvoyer le même message dix fois. Enfin, n’oubliez pas qu’il existe d’autres moyens de communications comme le fax et le téléphone qui, même s’ils paraissent archaïques à côté du courrier électronique, sont toujours efficaces… Créer sa lettre d’information Au-delà des communications personnelles, le mail est, pour une entreprise, un formidable outil de communication et de fidélisation à ne pas négliger, mais dont il ne faut, là encore, pas abuser. Une société peut ainsi utiliser le mail pour faire circuler de l’information envers ses salariés : une lettre hebdomadaire réalisée par le service communication remplace avantageusement la version papier. Elle est bien moins chère à produire et possède en plus l’avantage d’être interactive. L’entreprise a également tout intérêt à créer une lettre d’information à destination de ses clients. C’est en effet un excellent moyen de fidéliser, à condition que le contenu soit réellement intéressant. Outre les informations sur les nouveaux services et produits, il faut aussi inclure des informations d’intérêt plus général sur le thème particulier qui concerne votre entreprise. N’hésitez pas non plus à faire figurer vos promotions avec un lien renvoyant sur votre site internet. Cette lettre sera un outil commercial intéressant si elle est bien conçue. Il faut pour cela y consacrer quelques moyens en dédiant une équipe éditoriale à sa réalisation, en définissant une fréquence régulière de parution et en ciblant vos envois. C’est en respectant toutes ces conditions que l’e-mail deviendra le média efficace qu’il peut être lorsqu’il est utilisé à bon escient. Sinon, tous vos efforts resteront… lettre morte.

Pour en savoir plus Il existe de nombreuses lettres d’information sur des thèmes très divers que vous pouvez recevoir par e-mail. Il vous suffit la plupart du temps de vous y abonner gratuitement et, lorsque vous ne souhaitez plus la recevoir de vous désabonner en ligne. Plusieurs annuaires de lettres de diffusion existent pour choisir celles qui vous intéressent : www.france-marketingnews.internet.com (annuaires sur les lettres d’infos par mail dans le secteur commercial) ou www.liszt.com, www.cru.fr/listes (sur des sujets divers).