Intranet : internet sans les inconvénients

Les entreprises françaises sont de plus en plus nombreuses à opter pour l’intranet. Selon une étude de l’Union des Annonceurs, plus de 64 % des 1 500 premières sociétés de l’Hexagone ont déjà mis en place un tel outil. Pourquoi ? Simplement parce que l’intranet offre tous les avantages de l’internet sans les inconvénients liés au web : il permet un partage de l’information, un travail collaboratif et un gain de temps, sans pour autant présenter autant de risques de piratage, d’informations multiples non triées et inutiles. Outil de travail collaboratif, l’intranet l’est assurément. C’est même sa première utilité. Ainsi, 81 % des intranets sont ouverts à tous les salariés de l’entreprise. Ils permettent, notamment, de fluidifier l’information entre les différents services et entre les différents bureaux. C’est particulièrement intéressant, par exemple, pour un service commercial centralisé qui dispose de commerciaux ou de filiales en région. Avec la messagerie, il devient simple de communiquer avec le directeur commercial : tout vendeur terrain qui rencontre un problème envoie un message instantanément alors qu’il lui fallait, auparavant, essayer de joindre sa direction par téléphone, ce qui se révèle souvent très difficile. Conséquence : le management évolue lui aussi vers une organisation beaucoup plus transversale et le travail y gagne en efficacité. Au-delà de ce simple aspect, l’intranet peut, s’il est bien conçu, donner accès à la base de données de l’entreprise. Ainsi, un commercial en région peut obtenir rapidement des renseignements sur ses clients (par exemple, ses délais de paiement, savoir si la dernière commande a été livrée en temps et en heure, etc. ) ou sur les produits, les conditions tarifaires, les caractéristiques techniques, etc. Cela présente plusieurs avantages : un système unifié évite les erreurs et les différents bureaux où les commerciaux n’ont plus à imprimer des multitudes de documents. Par ailleurs, l’intranet est le moyen le plus sûr de faire communiquer tous les services de l’entreprise en temps réel. Il est intéressant d’y faire circuler les notes de service, d’informer les collaborateurs des nominations et des nouveautés et d’y inclure le journal interne. La communication s’en trouve grandement facilitée et favorise ainsi les échanges productifs. Et c’est bien la finalité de l’intranet : faire gagner à la société du temps, de la qualité de travail et de l’efficacité commerciale. Mais il n’est pas facile de mettre en place un bon intranet. C’est un projet à part entière dont la difficulté est souvent sous-estimée par la direction. Pourtant, cela va demander à l’entreprise de revoir tout son système d’information en l’unifiant pour que les différents services parlent le même langage. Un prestataire extérieur est donc indispensable : c’est lui qui mènera un audit et dégagera les besoins techniques à partir d’un cahier des charges élaboré par une équipe représentative de l’entreprise. Enfin, il faut garder à l’esprit le fait que l’intranet est un outil vivant qui doit être constamment enrichi et nourri d’informations fraîches : c’est à cette seule condition que les salariés l’utiliseront efficacement sur le long terme.

Pour en savoir plus

Il y a peu de documentation consacrée à l’intranet. Néanmoins, vous pouvez consulter le site du Journal du net qui propose un dossier très complet sur le sujet. On y trouve des articles bien documentés qui exposent des exemples concrets d’entreprises ayant mis en place un tel outil et des experts évoquant les problématiques liées à l’intranet (http://solutions.jounaldunet.com/dossiers/best_of_intranet.shtml).