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L’intranet, un outil de gestion des hommes

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L’intranet ouvre aux managers commerciaux une nouvelle voie pour se rapprocher de leurs collaborateurs itinérants. Et leur faciliter la vie au quotidien.

L’intranet, réseau de communication interne à une entreprise, constituera un enjeu majeur de la stratégie de communication pour les années à venir. “Les ressources humaines figurent parmi les premiers objectifs de l’intranet”, rapporte une étude menée fin 2002 par Le Journal du Net et EmploiCenter. De fait, sur les entreprises équipées, 70 % disposent de contenus ressources humaines. C’est le cas, depuis bien longtemps, de grands groupes tels que France Télécom, Essilor, Siemens ou encore Groupama. La raison d’être de ces solutions ? Tout dépend du type d’intranet choisi. La première vocation consiste à faire circuler l’information et à souder le groupe. « C’est ce que l’on appelle l’intranet de communication, explique Olivier Réceptor, directeur associé du cabinet Altays, spécialisé dans la création de sites intranet. Dans ce cas, l’objectif est d’apporter à l’ensemble des collaborateurs de la société des informations sur l’actualité de l’entreprise ainsi que des données tels que le livret d’accueil, la convention collective, etc. » La direction homogénéise alors l’accès à l’information et gagne en réactivité. Deux arguments de poids, pour un directeur commercial qui manage ses équipes à distance et doit, en permanence, créer des liens entre le siège et les commerciaux, atomisés sur l’ensemble du territoire.

Un outil de communication

« L’intranet permet donc de faire naître et de forger une identité collective, confirme Olivier Réceptor. Mais ce n’est pas tout. Aujourd’hui, l’intranet de communication troisième génération permet de personnaliser l’information transmise à l’internaute, en fonction de son profil et de sa fonction. » Une jeune recrue, par exemple, aura, les premiers temps, un accès privilégié au trombinoscope, au parcours d’intégration et aux données générales sur l’entreprise. Sans compter que l’entreprise peut, de son côté, instaurer des droits d’accès limités et ciblés. Mais les fonctionnalités de l’intranet RH ne se réduisent pas à cela. Le second type d’intranet, l’“applicatif métiers”, fait entrer les ressources humaines dans l’ère de l’interactivité. Au-delà des offres d’emploi à pourvoir en interne, la direction peut, par exemple, intégrer un processus de dépôt de candidatures, orchestrer les phases de recrutement, et donner aux collaborateurs la possibilité de mettre leur CV en ligne et de faire de la veille sur les annonces. « C’est à la fois un outil de travail et de gestion de carrière, souligne Olivier Réceptor (Altays). Ainsi, c’est l’ensemble du pilotage RH qui peut être réalisé via l’intranet. »

Des challenges en ligne

L’intranet applicatif permet aux collaborateurs d’opérer leurs demandes de congés, de gérer leur emploi du temps ou encore de transmettre leurs notes de frais de façon simple et efficace, ce qui est très apprécié des directeurs commerciaux. L’intranet offre, par ailleurs, la possibilité de développer des actions ciblées sur chaque métier. La direction commerciale va ainsi pouvoir y greffer des challenges de motivation. Les commerciaux s’inscrivent en ligne, répondent à des quiz, consultent leurs résultats et peuvent commander leurs cadeaux à partir d’un catalogue numérique. C’est ce qu’a entrepris GE Medical Systems, qui a ainsi “défié”, courant 2003, l’ensemble de ses équipes commerciales réparties dans près de vingt pays. Reste que pour qu’un tel projet soit un succès, le décideur doit procéder par étapes : mieux vaut démarrer avec un projet modeste et l’enrichir progressivement. Pour Karine Julien, directrice des ressources humaines du distributeur en téléphonie mobile SFD, filiale de SFR, « il faut savoir donner la bonne quantité d’information : ni trop ni trop peu ». Il est également important de veiller à l’ergonomie et à l’esthétique du site, et d’accompagner son lancement d’un volet communication. Il n’y a pas d’intranet réussi sans l’adhésion de ses utilisateurs. Surtout quand on s’adresse à des vendeurs, naturellement indépendants.

Témoignage

Karine Julien, directrice des ressources humaines de SFD, distributeur de SFR « L’intranet est idéal pour faciliter le quotidien des managers intermédiaires » Avec 250 points de vente répartis sur l’ensemble du territoire, la direction de SFD (filiale de Cegetel qui distribue SFR dans son réseau d’“Espaces SFR”) a besoin d’être en contact permanent avec ses responsables de magasins et ses vendeurs. « L’intranet et ses premières applications RH remontent à 2002, relate Karine Julien. Dès le départ, notre objectif a été de mieux faire circuler les informations et de gagner en réactivité. » Accessible à tous les collaborateurs, l’intranet fonctionne au moyen d’aççès sécurisés. Depuis sa mise en ligne, la rubrique RH comporte un volet emploi, qui recense les offres internes, un volet formation et un troisième dédié à la gestion, dans lequel les collaborateurs trouvent de la documentation sur la mutuelle d’entreprise et la législation sociale. Les rubriques les plus visitées ? Le journal interne, les rubriques emploi, métier et le trombinoscope. À ces trois volets est venue s’ajouter, en février dernier, une application baptisée “Chronos”. Cette fois-ci, l’intranet est devenu interactif. « Les vendeurs et les responsables de magasin peuvent consulter leur dossier personnel RH et accéder à l’ensemble des compteurs (congés payés, récupération des jours), mais aussi consulter leur planning de présence. Chronos permet aussi de faire des demandes de congés payés, explique Karine Julien. Le N+1, chargé de valider la demande, est prévenu par e-mail. L’ensemble des informations est ensuite routé vers le système de gestion de la paie. »

ÉTUDE

Intranet RH : les salariés en redemandent ! Deux salariés sur trois considèrent comme “essentiel” le contenu RH de l’intranet, le tiers restant le jugeant “utile”. C’est ce qui ressort d’une enquête menée il y a un peu plus d’un an par Le Journal du Net et EmploiCenter. Les personnes interrogées ont classé les services par ordre de priorité. Leurs premières attentes concernent des services simples comme l’annuaire interne, jugé indispensable par 82 %. Arrivent ensuite, dans un mouchoir de poche, la gestion des congés et des RTT, la communication interne, le catalogue des formations et la bourse d’emplois. Plus loin dans le classement, on trouve les comptes rendus des comités d’entreprise, la gestion des notes de frais et les formations sur Internet.

Lexique

L’intranet RH, dit de “communication”, permet de faire circuler l’information entre des collaborateurs disséminés sur le territoire, et donc de forger une identité collective. De plus en plus, les intranets permettent aux collaborateurs d’accéder à une information personnalisée. Le second type d’intranet, l’“applicatif métiers”, fait entrer les ressources humaines dans l’ère de l’interactivité. C’est à la fois un outil de travail et de gestion de carrière.