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La flotte Atlantic roule les mains libres

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En mars 1996, Atlantic, entreprise spécialisée dans le génie climatique, délègue la gestion de sa flotte de 170 véhicules à Axus France, loueur de véhicules longue durée. Quotidien d’un gestionnaire de parc certes "étranger" à l’entreprise mais lui étant cependant entièrement dévoué.

Avant mars 1996 (date à laquelle Atlantic a décidé de déléguer la gestion de sa flotte automobile à Axus France), l’entreprise n’a-vait pas de gestionnaire de parc, explique Laurent Ridame, responsable service clientèle d’Axus France, en charge de la flotte Atlantic. À l’époque, le poste "véhicule" était géré par les services de la DRH. Aujourd’hui, ils en ont un attitré : c’est moi ! En qualité de gestionnaire de parc, je veille à ce que l’ensemble des collaborateurs d’Atlantic ait un véhicule en sa possession et bénéficie des services figurant dans le contrat. À savoir : la maintenance, l’assistance 24 h / 24, le véhicule de remplacement, etc., en résumé tous les services, hormis le poste assurance qui reste la chasse gardée de l’entreprise". Dans son travail quotidien, Laurent Ridame, qui, outre les 170 voitures d’Atlantic, gère près de 700 véhicules pour le compte d’autres entreprises, se trouve confronté à deux catégories d’interlocuteurs : les utilisateurs des véhicules en LLD et Annick Etienne, responsable du service administratif chez Atlantic. "Avec les premiers, mon travail se divise en plusieurs actes, explique Laurent Ridame. Lorsqu’un vendeur vient d’être embauché dans l’entreprise ou lorsqu’un véhicule arrive en fin de contrat, l’utilisateur m’appelle afin que nous déterminions ensemble quel sera son véhicule à venir. Je vérifie que le modèle désiré entre dans les budgets définis par l’entreprise en fonction du poste occupé par l’utilisateur dans la hiérarchie. Une fois cette étape validée, je commande le véhicule auprès du constructeur et m’occupe de définir les modalités de livraison." Mais si l’attribution des véhicules représente une part importante du travail d’un gestionnaire de parc, ce n’est certes pas son unique apanage. Contrôle de la maintenance, envois de courriers personnalisés aux utilisateurs (avertissement concernant un entretien non effectué, envoi des pastilles vertes, etc.), suivi des réparations éventuelles font également partie de son lot quotidien. Tous les mois, Laurent Ridame communique par ailleurs à l’entreprise un rapport de situation de parc où les dérapages sont consignés véhicule par véhicule (sur-kilométrage, entretien défectueux, etc.). "Non seulement cela évite à la personne en charge de l’exploitation de cette analyse chez Atlantic d’éplucher les chiffres (les anomalies lui étant clairement signalées), explique Laurent Ridame, mais ce document lui permet aussi de pouvoir réajuster les contrats en fonction de l’utilisation du véhicule par le conducteur." Ce travail minutieux semble aujourd’hui porter ses fruits. "Le nombre d’irréductibles n’ayant toujours pas compris que nous ne sommes pas leur interlocuteur privilégié en cas de problème automobile s’amenuise, déclare Annick Etienne, responsable du service administratif au service du personnel d’Atlantic. En déléguant ce poste, nous avons réalisé une économie de 10 % et gagné du temps pour nous consacrer à notre véritable métier." De quoi convertir les frileux de l’externalisation. Car, chacun le sait : le temps c’est de l’argent !

Le cahier des charges Fraîchement nommé directeur commercial d’Atlantic, Pierre Lavazais voulait rationaliser les procédures de gestion de la flotte automobile, composée de 140 véhicules gérés en IK (à l’exception de 2 en LLD), et “moraliser” le comportement de ses commerciaux. Il a fallu 18 mois à l’entreprise pour instaurer la LLD. Enfin, en mars 1996, Atlantic a décidé de déléguer l’ensemble de la gestion de son parc automobile à Axus France.

Les leçons à tirer 1.La mise en place d’une solution complète de délégation nécessite une phase d’analyse préalable approfondie (politique automobile de l’entreprise, besoins des collaborateurs, etc). 2.Dresser un cahier des charges précis avec des objectifs quantitatifs et qualitatifs clairement consignés. 3.En cas de virement dans la politique de la flotte (ex : passage de l’IK à la LLD), en faire l’annonce aux commerciaux et laisser le loueur gérer le changement vis-à-vis d’eux. Il fera ainsi écran.