La réunion commerciale hebdomadaire

L’image d’Épinal selon laquelle les directeurs commerciaux rassemblent leurs vendeurs tous les lundis matin n’est à ce jour pas jaunie. Bien au contraire. À l’heure où le management de proximité pavoise dans les entreprises et où la concurrence exige une réactivité optimale, les couleurs de ce sempinernel "rendez-vous d’une heure" sont plus vives que jamais. Certes devenue ainsi un rituel, la réunion hebdomadaire n’en est cependant pas moins régie par des règles qu’il est nécessaire de respecter au risque de la voir déraper en "prolongement du week-end". Et à l’animateur de ces réunions, le plus souvent le responsable commercial, d’adopter des pratiques basiques afin de rendre ce rendez-vous efficace et perspicace. "Avant de rentrer dans d’autres considérations, le directeur commercial doit trouver des motivations à la tenue d’une réunion hebdomadaire autres que "je réunis mes vendeurs parce que nous sommes lundi et que cela se fait", avertit Jean-Louis Wilmes, directeur du cabinet de consultants A1 Conseils. Dans un même ordre d’idées, l’animateur doit remettre en question le jour de la tenue de la réunion et se demander, par exemple, si dans certains cas le vendredi ne serait pas plus adapté."Une fois ces deux points évacués, le premier pas à effectuer consiste à donner à la réunion des objectifs précis : annonce de résultats, étude de cas problématique ou ayant valeur d’exemple, etc. Le contenu de la réu-nion arrêté, l’animateur doit par la suite réfléchir aux outils et aux interventions qui viendront enrichir cette rencontre et retranscrire cet ensemble sur une feuille de papier. Par exem-ple, si l’objectif de la réunion consiste en l’annonce de résultats, il est important que chaque acteur ait sous les yeux les chiffres qui serviront à alimenter le débat afin de les rendre acteurs et non spectateurs. Autre cas de figure : si la réunion se concentre sur une étude de cas, il est nécessaire de prévenir "l’auteur" de l’action analysée le vendredi afin qu’il puisse préparer son intervention pouvant servir de creuset à idées pour ses comparses. Il est également recommandé de varier le contenu de la réunion, tout en faisant à chaque séance un bilan des actions décidées lors des rencontres précédentes. "Introduire des jeux de rôle pour roder ses équi-pes à l’argumentation commerciale, prévoir la participation d’autres salariés de l’en-treprise, changer de cadre, responsabiliser ses vendeurs en leur faisant animer à tour de rôle la réunion, sont autant d’al-ternatives qui permettent de contrer les habitudes et de rendre vivantes les réunions de travail", détaille Jean-Louis Wilmes.Enfin, après avoir pris des notes et transformé les idées émises en plan d’actions, le directeur commercial se doit de re-mettre à chaque participant, au ter-me de la réunion, un résumé des actions à mener sur le terrain. "Une pratique facilitée par l’emploi d’un rétroprojecteur et d’un transparent sur lequel il a tout noté, et qu’il ne reste plus qu’à photocopier, ou d’un carnet de feuilles carbones avec une page pour chaque parti-cipant", conclut Jean-Louis Wilmes.

Les erreurs
1. La réunion du lundi rendue obligatoire parce que l’on est un lundi et non parce que l’on a un objectif précis à lui assigner.
2. Lancer des idées au cours d’une réunion et ne pas y revenir la séance suivante.
3. Ne jamais renouveler le fond et la forme de la réunion.

Bibliographie
- Réussir vos réunions commerciales, Comment les rendre vivantes et dynamiques, de Marc Corcos, Éditions Dunod, 144 p., 1993, 120 F.
- Comment réussir vos réunions commerciales, de Jean-Louis Wilmes, collection Les Fondamentaux de la Performance Commerciale, édité par Action Commerciale, 170 p., 1998, 900 F HT.