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La visioconférence en complément de vos réunions

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Gain de temps, réel partage de l’information et réactivité en temps de crise… Voilà quelques-uns des avantages que présente la visioconférence.

La visioconférence est une technique permettant de réunir des personnes à distance, au moyen d’un réseau de télévisions ou d’ordinateurs munis de caméras et reliés entre eux. Très pratique, ce système de communication peine pourtant à s’imposer. Il demeure, en effet, à quelques exceptions près, l’apanage des grandes entreprises. “ 80 % des sociétés de plus de 500 personnes en sont équipées ”, estime Delphine Amulet, responsable de la communication chez Vcon France, constructeur de systèmes de visioconférence. Pourtant, “ même si la visioconférence demeure élitiste, elle tend aujourd’hui à se démocratiser et à servir d’outil aux PME, ajoute Laurent La Rocca, chef de produit visioconférence chez Sony. Ainsi, les directeurs commerciaux commencent à se tourner vers ce média qui leur épargne des déplacements inutiles. ” Même constat pour Christophe Girardet, dirigeant d’Hypcom Technologies, fabricant de systèmes de visioconférence. “ De plus en plus de grosses PME utilisent la visioconférence pour communiquer avec leurs différents bureaux, constate-t-il. En effet, les freins d’ordre technique et financier qui la caractérisaient n’ont plus cours aujourd’hui, car on sait créer des systèmes de visioconférence adaptés à toutes les réunions. ”

Bénéficiez de la réactivité de vos collaborateurs

Il est vrai que la visioconférence offre des avantages plus qu’évidents car elle évite, justement, “ les pertes d’argent et de temps liées aux déplacements, explique Dominique Lané, présidente d’ADL Système, créateur et distributeur d’une plate-forme interactive de communication et de conférences. L’idéal, pour une entreprise, serait d’organiser les trois-quarts de ses réunions par visioconférence et le reste, de visu. Les réunions traditionnelles restent indispensables pour maintenir un lien convivial entre les collaborateurs. ” Et c’est à ce niveau qu’il faut combattre les idées préconçues. En effet, la motivation de la visioconférence n’est pas de remplacer les réunions physiques, mais d’apporter à l’entreprise un gain de productivité. “ Les managers peuvent ainsi multiplier les réunions sans avoir à débattre d’une date qui convienne à tous, argumente Delphine Amulet. Cela permet de se soustraire aux réunions lourdes qui durent des heures, d’autant que la visioconférence impose une discipline de réunion où chacun est obligé de parler à son tour et de respecter les prises de parole. ” Guillaume Roumenteau, directeur général de GSI Vitronet, entreprise de 2 250 salariés spécialisée dans la propreté professionnelle, l’a très bien compris. C’est pourquoi, il a équipé, cette année, chacune de ses douze agences, réparties sur toute la France, d’un système de visioconférence, avec, pour objectif, d’augmenter la fréquence des échanges entre collaborateurs. “ Cet après-midi, par exemple, j’ai une visioconférence avec le directeur de la région Rhône-Alpes pour étudier un dossier client, explique-t-il. De la sorte, nous n’avons pas besoin de nous déplacer pour travailler ensemble. ”

Communiquer et travailler à distance

La visioconférence permet également de partager des fichiers ou d’envoyer des briefs, par exemple. “ La visioconférence s’adapte parfaitement aux revues de portefeuilles, aux présentations de nouveaux produits ou de plans d’action, explique Laurent La Rocca. En revanche, il est difficile de l’utiliser systématiquement car certains échanges nécessitent une réelle qualité relationnelle. ” En cas d’urgence, la visioconférence est également très utile pour réunir tout le monde immédiatement. “ Si une agence de province a un problème avec un client, elle n’a qu’à se brancher directement avec le siège pour communiquer avec le directeur commercial ”, souligne Christophe Girardet. Autre utilisation, encore embryonnaire mais promise à un avenir certain : la réunion avec le client. “ Cela permettra au commercial, par exemple, de faire un point sur le suivi d’une affaire, sans perdre son temps en déplacements inutiles ”, explique Laurent La Rocca.

Désacralisez son usage auprès de vos équipes

“ Si vous décidez d’adopter la visioconférence, ne la présentez pas comme un outil punitif de réduction des coûts, insiste Laurent La Rocca, mais comme le moyen d’éviter les réunions intermédiaires, la perte de temps et le stress des bouchons. Précisez à vos commerciaux qu’ils continueront à se déplacer, car il est essentiel de se voir en chair et en os, surtout dans la fonction commerciale. ” Pour Christophe Girardet, un directeur commercial peut réunir tout son staff une fois par mois pour des informations générales et stratégiques, et organiser, par exemple, trois réunions mensuelles plus brèves par visioconférence, pour régler les problèmes courants. Mais, pour cela, il faut impérativement désacraliser son usage. “ La plupart des entreprises placent le matériel dans une immense salle de conférence qu’il faut réserver trois jours à l’avance, déplore-t-il. C’est absurde. Chacun doit pouvoir y accéder quand il en a besoin. C’est moins facile à manipuler qu’une télévision, mais plus simple qu’un magnétoscope ! ”

Témoignage

Pierre Desport, président du réseau Laforêt Immobilier “ J’y gagne en temps de travail et en proximité avec mes clients ” Pour communiquer avec les patrons de ses 200 agences et organiser des réunions informelles ou stratégiques, Pierre Desport a décidé d’adopter la visioconférence. Sa motivation première ? Éviter les déplacements inutiles. “ Nos interlocuteurs sont éloignés, explique-t-il. Non seulement nous devons planifier tous nos déplacements en province, mais nos partenaires doivent également se déplacer sur toute la France pour converger vers un centre régional, tout cela pour une simple réunion d’information. En somme, pour trois heures de travail sur place, nous devons bloquer une journée entière ”. En cours d’installation, la visioconférence fonctionne déjà avec l’une des agences et devrait en équiper 15 sur 200 avant le mois de juin. “ C’est une modification totale des relations, insiste Pierre Desport. Le client provincial peut multiplier les échanges avec la cellule de décision parisienne, et ainsi nous parler et nous voir. C’est un énorme atout pour le rassurer et instaurer une relation de proximité. ”

Témoignage

Jean-François Susbielle, directeur de Microvox (applications multimédia sur Internet) “ La visioconférence incite au travail ” Pour l’auteur de Internet, multimédia et temps réel (éditions d’Organisation, mars 2000), “ la visioconférence est un média intéressant dès qu’il s’agit de travail collaboratif. Les gens peuvent partager des documents et travailler à distance. Mais adopter ce système constitue un vrai défi, car cela implique la remise en cause l’organisation interne, d’inciter les gens à travailler davantage, à ne plus se voir pour ne rien faire. Dans certaines entreprises, s’il n’y avait pas de réunions, beaucoup seraient désœuvrés ! ”

A retenir

_ La visioconférence permet de gagner du temps en évitant les déplacements inutiles, longs et coûteux. _ Elle s’adapte à tous les types de réunions ne nécessitant pas de présence physique présentation de nouveaux produits, bilans, plans d’action). _ Elle permet de gérer très rapidement une situation de crise. _ Elle impose une certaine discipline car les temps de parole doivent être respectés. _ Elle permet d’échanger des documents en temps réel et donc de travailler à plusieurs et à distance.