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Le lieu de l'événement: un choix stratégique

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Sobre ou ostentatoire? En France ou à l'étranger? La pertinence du lieu choisi dépend non seulement de votre budget mais surtout du message que vous voulez faire passer. Voici comment affiner votre sélection.

@ FOTOLIA / ALEKSEI VOLKOV

Selon la problématique retenue et le contexte social dans lequel se trouve l'entreprise à ce moment précis, le lieu choisi peut changer du tout au tout. Si la convention a pour thème le plan de restructuration de l'entreprise, le choix se portera sur un lieu sobre et non ostentatoire, en France de préférence. Si, au contraire, l'événement est organisé pour fêter les bons résultats de l'année et présenter aux commerciaux un plan de développement des ventes, le choix d'une destination plus «festive», à l'étranger éventuellement, sera approprié. Si, encore, le thème de la convention est «la conquête de nouveaux marchés», il sera pertinent d'opter pour une ville qui illustrera cette thématique, comme Lisbonne et ses références à Christophe Colomb.

Dans le cas d'un lancement de produit, le lieu devra également être en accord avec l'univers, tantôt classique, tantôt design ou high-tech, de la nouveauté présentée lors de la convention. Pour étrenner une berline urbaine, par exemple, opter pour une ancienne usine désaffectée remise au goût du jour est judicieux. Pour un produit de luxe, préférez un opéra ou un hôtel particulier. Eventuellement, vous pouvez expliquer au préalable votre choix aux participants, notamment si le lieu choisi leur semble luxueux et inapproprié en période de restriction budgétaire: indiquez, dans le cas d'un château, par exemple, que l'ensemble des prestations offertes représente une enveloppe de 20 % moins élevée que celle dépensée pour l'hôtel choisi l'année précédente.

Repérez un site accessible

A moins d'avoir déjà en tête un lieu que vous affectionnez et que vous souhaitez faire découvrir à votre force de vente, il est important de commencer par choisir la région dans laquelle vous envisagez d'organiser votre événement. Le lieu doit être relativement central pour réunir facilement les commerciaux souvent éparpillés en France, et surtout aisément accessible par la route, en train ou en avion. Evitez les régions reculées qui nécessitent des heures de conduite sur des petites routes tortueuses et mal éclairées. Vos commerciaux roulent toute l'année: ménagez-les! Pour une destination à l'étranger, limitez les trajets à trois heures de vol. En effet, durant la convention, vos commerciaux vont devoir faire preuve de concentration, et pour cela il ne leur faut pas arriver trop fatigués le jour J.

Le choix précis de l'infrastructure va, ensuite, dépendre de plusieurs critères. Il faut d'abord prendre en compte l'adéquation entre la capacité d'accueil et le nombre de participants à la convention. Si votre événement réunit au plus une centaine de commerciaux, un hôtel peut convenir. S'il rassemble de 300 à 400 vendeurs, orientez-vous plutôt vers un palais des congrès, un hôtel particulier, un théâtre, une usine entièrement réaménagée, etc. Comparez également les équipements proposés et ceux dont vous avez besoin pour organiser votre plénière et vos réunions annexes: salle à plat de 50 places ou auditorium pouvant accueillir 500 personnes, matériel haute technologie (sonorisation de qualité, vidéoprojecteurs, micros sans fil, écrans), etc.

Si votre convention inclut une nuit sur place, sélectionnez un endroit qui puisse également comprendre le logement des participants ou près duquel on trouve des chambres en assez grand nombre. D'autre part, vos collaborateurs ne vont pas uniquement travailler durant ce grand rassemblement, ils vont aussi se détendre: pensez à choisir un site qui dispose d'équipements sportifs tels un golf ou des courts de tennis, ou autour duquel vous pouvez trouver de nombreuses activités sportives ou culturelles.

Cas d'entreprise
Les courtiers du CFCAL découvrent un Paris atypique

Afin de porter un discours orienté sur la nouveauté, l'établissement bancaire CFCAL réunit ses courtiers dans deux lieux atypiques et sélects.


Il fallait marquer les esprits. Et, pour cela, faire preuve d'originalité. En organisant sa traditionnelle convention en octobre 201 0 avec l'agence lecaméléon, le CFCAL, établissement bancaire basé à Strasbourg et spécialisé dans la restructuration de crédits, a choisi des lieux parisiens atypiques. Il faut dire que le rendez-vous était important: la banque devait annoncer à ses 100 principaux apporteurs d'affaires (des courtiers) un changement d'actionnaire, une nouvelle organisation commerciale et la mise en place d'un nouveau système informatique. « En optant pour des lieux nouveaux, le CFCAL voulait marquer une rupture dans sa façon de communiquer avec ses apporteurs d'affaires », explique Céline Brousse, associée au sein de l'agence de motivation lecaméléon. Les 100 courtiers ont donc d'abord élu domicile dans un loft du XIIIe arrondissement de Paris, baptisé Cyclone Le Studio. 400 m2 très design, avec mobilier contemporain, répartis sur deux niveaux, offrant un jardin et une terrasse paysagés, totalement invisibles depuis la rue. Un lieu entièrement privatisé pour l'occasion, où les participants ont pu déjeuner et assister à la réunion plénière. Ils ont ensuite mis sur le cap sur le quartier du Marais, à cinq minutes de la place des Vosges, pour découvrir un hôtel totalement atypique: Les Jardins du marais. « Cet établissement est surprenant par sa configuration. Il est en effet composé de trois blocs d'immeubles et d'un immense patio, poursuit Céline Brousse. C'est un endroit aussi totalement éclectique. Le patio ancien contraste avec le mobilier signé Philippe Starck ou les chambres d'inspiration Art déco. »