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Les clés d'une convention réussie

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La préparation d'une convention est une étape cruciale pour garantir son succès. C'est à ce moment-là qu'il faut mettre au point un message clair et choisir la période appropriée pour le transmettre à ses équipes.

Qu'il s'agisse de la convention programmée depuis 15 ans, toujours au mois de janvier, ou du premier événement de ce type organisé depuis plusieurs années, il est impératif pour la direction commerciale d'identifier et de déterminer une problématique précise pour ce rendez-vous-clé. Une convention n'est en effet pas un simple rassemblement de vendeurs, une réunion commerciale version XXL. Certes, dans le cas de conventions de rentrée ou de début d'année certains thèmes, comme le bilan de l'année écoulée, les perspectives pour les prochains semestres et la présentation du plan d'action commerciale, sont récurrents. Mais cela ne suffit pas. Une convention est un temps fort au cours duquel l'entreprise et la direction commerciale vont communiquer d'une seule et même voix auprès des forces de vente réunies, et leur faire passer des messages fondamentaux. De plus, organiser une convention implique un budget non négligeable, qu'il est nécessaire, à l'heure des restrictions en tout genre, de ne pas gaspiller. Enfin, pour les commerciaux auxquels on demande toujours plus de productivité et de résultats, «le temps c'est de l'argent». Il leur faut, par conséquent, une bonne raison pour quitter le terrain et s'éloigner du business durant un à trois jours.

Pas plus de deux conventions par an

Pour avoir de l'impact et motivant sur les vendeurs, la convention commerciale doit rester rare. Il est donc fortement recommandé de ne pas organiser plus de deux grands rassemblements de ce type par an, pour ne pas en délayer le contenu et en perdre la finalité: faire passer des messages forts. De plus, organiser une convention nécessite un certain budget, que l'entreprise ne peut se permettre de gaspiller. Enfin, à l'heure du tout spectacle, surprendre les participants lors d'un tel rendez-vous devient difficile: plus ce dernier est fréquent, plus l'exercice se complique.

Des problématiques multiples

On l'a bien compris: il est impossible d'organiser une convention sans un vrai sujet. Reste à l'identifier. Comment? En cherchant dans l'actualité de l'entreprise, dans les décisions prises par la direction ce qui peut constituer le thème de ce rendez-vous fort. En répondant tout simplement à la question: «Que souhaite-t-on dire aux forces de vente?» Les problématiques sont multiples. Il peut s'agir d'un lancement de produit ou de gamme, d'un rachat d'entreprise, de filiale ou d'activité, d'une restructuration de la société avec un plan social à la clé, d'une fusion de deux équipes commerciales (l'une interne, l'autre externe), d'une réorganisation de la force de vente, etc. L'actualité de l'entreprise peut également être d'ordre «managériale», avec l'instauration d'un système de tutorat ou la mise en place d'un management intermédiaire, par exemple, ou directement liée à l'activité commerciale, avec la création d'un nouveau service client ou le lancement d'une stratégie de prospection d'envergure. Une fois ce sujet choisi, il est important de réfléchir à la façon dont on souhaite en parler. Pour cela, il convient de s'interroger sur ce que l'on souhaite finalement obtenir auprès de la cible concernée: de la motivation, de la réassurance, de la confiance, etc., et de se poser la question suivante: «Quels sont le ou les objectifs de cette convention?» Il est important d'identifier une problématique particulière, car de ce fil conducteur, de ce message à faire passer, va découler le ton donné à l'événement, son format (durée, sous-plénières, best practices, etc.), le discours de la plénière (descendant ou participatif) et le choix des activités.

Identifiez votre cible

Selon l'organisation de la force de vente de l'entreprise, la convention peut rassembler un public plus ou moins homogène: des juniors, des collaborateurs chevronnés, des commerciaux dits «assis» ou télévendeurs, et des itinérants, des vendeurs d'un réseau indirect ou encore des commerciaux d'une équipe externalisée. D'une manière générale, les experts sont unanimes pour affirmer qu'il est préférable de rassembler tous les commerciaux, quel que soit leur profil, afin de les fédérer et de leur témoigner, en les mettant tous au même niveau, de la reconnaissance. «Etre tous ensemble» est un principe essentiel. Seulement voilà, les messages à transmettre auprès d'une force de vente «maison» et d'un réseau indirect, par exemple, ainsi que les attentes de ces deux cibles peuvent diverger. Comment procéder? Le plus simple est de concocter une plénière commune au cours de laquelle des messages forts seront formulés auprès de tous les commerciaux, puis d'organiser ensuite des sous-groupes de travail ou des sous-plénières cible par cible. Afin de délivrer le bon message, il est important de connaître les attentes des participants. Notons que ce sondage préalable est conseillé dans tous les cas de figure: convention générale réunissant un seul profil de vendeurs ou événement ciblé. Plusieurs méthodes existent (voir encadré ci-dessous). Pensez à réaliser ce sondage deux ou trois mois avant le jour J, au début de la préparation de l'événement.

Cas d'entreprise Century 21: la palme de la plus belle convention

Les dirigeants du réseau d'agences immobilières ont réservé un accueil VI P à leurs 2 500 collaborateurs. Au sein du palais des Festivals, à Cannes, Century 21 a su créer l'événement.
Ce n'est ni Sean Penn, ni Robert de Niro, ni Gus Van Sant qui a eu le privilège de monter les marches du célèbre palais des Festivals, à Cannes, en mars dernier, mais les membres du réseau franchisé d'agences immobilières Century 21 . Au total, 2 500 chefs d'agence, commerciaux et assistantes venus de tout l'Hexagone pour assister à la 23e édition de la Convention nationale Century, organisée avec l'agence DDB Live for people. « L'idée était de recréer l'ambiance du Festival, avec tapis rouge et crépitement des flashs des photographes venus immortaliser l'instant », souligne Didier André, directeur général adjoint de Century 21 . Cet accueil VIP a donné le top départ d'une convention à l'organisation irréprochable. Grâce à un cadre magique - le palais des Festivals, entièrement privatisé pour l'occasion -, l'événement d'une journée et demie a mêlé harmonieusement phases studieuses et moments festifs, le tout à un train d'enfer. Au programme: une animation par un DJ chargé d'accueillir les participants en musique et de «chauffer» la salle, trois plénières animées par l'actrice Virginie Efira et axées sur la thématique «Ecrivons le scénario de notre futur», la remise de 75 trophées aux collaborateurs les plus méritants, et l'intervention très appréciée de Guy Forget, venu témoigner de l'esprit d'équipe. « Cette rencontre a pris la forme d'un dialogue entre le tennisman et les managers présents sur scène, explique Didier André. Elle s'est conclue par une partie de tennis entre Guy Forget et le président de Century 2 1! » En clin d'oeil au Festival de Cannes, la remise de la palme du court-métrage a eu lieu. Ont été récompensés les trente meilleurs films, réalisés pour l'occasion par différentes agences, sur le thème «le métier de conseil de l'avenir». L'événement a permis également de rassembler les équipes dans une ambiance festive, autour d'un dîner, du spectacle de l'imitateur français Michaël Gregorio et d'une soirée dansante, organisée sous la rotonde du Palais, avec vue imprenable sur la mer.

Choisissez la bonne date

Si l'actualité de l'entreprise nécessite l'organisation rapide d'une convention (restructuration, plan social, lancement de produit, etc.), sachez que cet événement peut se tenir à tout moment de l'année. Evitez toutefois les périodes de vacances scolaires et d'été. Si c'est un événement récurrent ou une convention programmée sans urgence, deux moments sont particulièrement prisés par les directions commerciales: septembre et janvier. Ces deux mois suivent une période généralement de plus faible production (exception faite des entreprises qui réalisent une part importante de leur business au moment de Noël) et marquent un renouveau de l'activité, le début d'une nouvelle période. A noter toutefois que, si vous envisagez d'amener vos équipes réfléchir au soleil, le printemps est la saison idéale pour choisir des destinations lointaines à moindre coût.

Au niveau timing, sachez qu'un tel événement nécessite de deux ou trois mois de préparation (sauf lors d'une actualité «brûlante» exigeant une organisation rapide). Pensez à adresser une invitation à vos commerciaux dans les deux mois qui précèdent le jour J pour qu'ils bloquent la date dans leur agenda. Vous pouvez y joindre un «teasing» afin de créer une émulation autour de l'événement à venir.

Connaître, en amont, les attentes de votre force de vente

La convention est le moment idéal pour transmettre des messages à ses équipes, tout en répondant à leurs attentes du moment. Un seul discours descendant, élaboré sans tenir compte des préoccupations et des interrogations des vendeurs aura un impact limité. Il est donc très important d'interroger, en amont, les futurs participants, afin d'ajuster le contenu de la plénière et les thèmes des ateliers de travail. Pour récolter de l'information, plusieurs méthodes existent. Il est possible de joindre à l'invitation à l'événement envoyée par e-mail un questionnaire ou encore de créer un blog sur lequel les participants peuvent indiquer les sujets qu'ils souhaiteraient voir évoqués le jour J. Autre solution: constituer des groupes de travail «miroirs» réunissant cinq ou six commerciaux représentatifs d'une population afin qu'ils s'expriment sur le contenu futur de la plénière et sur les thèmes des tables rondes.