Mon compte Devenir membre Newsletters

Les écueils à éviter pour son séminaire de motivation

Publié le par

Du temps en amont Fabrice Lebert, Top Fun « Les entreprises ont tendance à vouloir monter un séminaire en un mois. Pourtant, il ne faut pas s’y prendre à la dernière minute, parce que le temps de préparation est un paramètre indispensable pour avoir une bonne prestation, surtout si c’est un séminaire qui compte plusieurs centaines de personnes. Idéalement, pour les opérations qui se passent en France, il faut compter environ 3 mois de préparation, et 4 à 5 mois pour l’international. » Christophe Lebon, Territoires « Prendre du temps pour la préparation du brief, c’est le premier conseil. Quand on est prévenu 2 mois à l’avance pour un séminaire de 250 personnes, c’est vraiment trop court. Et le risque, au final, est de se retrouver par exemple avec un hôtel qui ne convient pas. Plus on s’y prend tard, plus on est obligé de “faire” avec ce qui reste. » Olivier de Maillard, Valeur et Événement « Il faut préparer avec le client en amont un cahier des charges précis. L’entreprise doit arriver avec un objectif précis en ayant répondu à cette question : pourquoi veut-elle faire une animation ? Ensuite, notre travail est d’imaginer comment elle peut atteindre cet objectif. L’idéal, c’est un client qui vient en vous disant, par exemple : “on a fusionné, on est 250 salariés dans un même immeuble et personne ne se connaît. On dispose d’une journée et d’un budget de 300 000 francs.” En revanche, ce que l’entreprise doit éviter, c’est d’arriver avec une idée préconçue sur ce qu’elle veut faire pendant cette journée. Régulièrement, les entreprises sous-estiment cet aspect des choses. » Le choix des activités Fabrice Lebert, Top Fun « Il faut impérativement éviter de choisir l’activité en fonction des goûts personnels du dirigeant : c’est une erreur que toutes les entreprises commettent. Le pdg qui apprécie le golf veut absolument faire du golf et l’imposer aux autres participants qui, eux, n’en ont jamais fait et devront se contenter de faire quelques swings sur un practice. Et là, c’est le flop assuré. L’intérêt général doit donc prendre le pas sur la passion personnelle. » Martial Simon, Équation « Je vois beaucoup d’opérations qui sont montées autour d’une mono-activité. Or, je pense que c’est une erreur, parce que quelle que soit cette activité, vous aurez toujours 10 à 20 % des participants qui ne l’apprécieront pas. Il faut donc réaliser un petit sondage internet et proposer une composition d’activités en fonction des profils individuels des participants, mixer par exemple le sport, la culture, la gastronomie, etc. » Olivier de Maillard, Valeur et Événement « L’activité doit être considérée comme un moyen d’atteindre des objectifs et non comme une fin en soi. Elle doit donc être choisie en fonction de la population (CSP, sexe, âge, etc.). Par exemple, s’il y a une majorité de femmes, on évitera de prévoir un sport mécanique qui a toutes les chances de ne pas les intéresser. » Christophe Lebon, Territoires « L’activité doit être pensée en fonction de l’objectif à atteindre au cours du séminaire : récompense, fidélisation, cohésion d’équipe. Il faut aussi penser à la saison, à la structure de la population, savoir ce qui a déjà été fait pour éviter la redondance, et enfin profiter du lieu pour proposer une activité originale. Il est ainsi stupide d’aller à Deauville pour faire du kart alors que l’on peut y faire du char à voile, bien plus drôle. » Sur place Christophe Lebon, Territoires « Il faut penser sur place à des temps de repos. Beaucoup d’entreprises en “veulent pour leur argent” et demandent donc un emploi du temps rempli. Or, c’est un mauvais calcul, car un programme trop chargé engendre du stress. On risque alors d’obtenir l’effet inverse de ce qui est attendu. Il est donc essentiel de prévoir des temps où les gens se retrouvent seuls pendant une heure dans leur chambre, hors du groupe. C’est d’autant plus important que les commerciaux sont habitués à être seuls toute l’année dans leur voiture, une trop grande présence du groupe risque d’être trop violent. Pensez également à placer des activités en début de séminaire pour créer tout de suite desliens, et n’attendez pas la dernière après-midi pour le faire au moment où tout le monde est pressé de rentrer chez soi… » Pierre-Clément Dockx, Ludimus « Notre métier est en effet de faire en sorte que les gens ne se regardent plus tout à fait de la même manière le lendemain d’un séminaire de motivation que la veille. Et pour cela, il ne suffit pas de proposer des activités sympas, il faut aussi savoir créer une ambiance sur place. Ce n’est pas parce qu’on va faire asseoir les participants dans un kart que cela va changer les choses ! Pour créer une vraie ambiance, il faut réfléchir à des scénarios bâtis en fonction des objectifs à atteindre et pas seulement de la cible. Pour cela, on doit, par exemple, travailler sur la constitution des équipes avant : mélanger des gens qui se connaissent à d’autres qui s’ignorent ou ne s’entendent pas très bien, et réfléchir à ce qu’on pourrait leur faire faire pour changer leurs visions les uns des autres. C’est à cette condition qu’un séminaire sera une réussite. » Fabrice Lebert, Top Fun « Voici quelques petits conseils qui changeront tout. D’abord, évitez de choisir un hôtel perdu en pleine campagne pour un séminaire avec des commerciaux qui ont envie de faire la fête et d’aller en boîte le soir. Évitez aussi de mettre les participants en chambre twin quand on a un séminaire de trois nuits : cela crée de la mauvaise humeur. De la même manière, pour éviter l’énervement, pensez à choisir une salle de réunion avec la lumière du jour. Et dernier conseil pratique : ne sous-estimez pas le budget restauration. Le Français aime bien retrouver du bon vin et une bonne table où qu’il soit dans le monde, pensez-y, car autour d’un bon repas on échange beaucoup de choses. » Jacques Bouissières, AT2J Conseil « Souvent, quand les entreprises organisent un séminaire de motivation, c’est pour renforcer la cohésion d’équipe. Elles nous demandent donc de trouver une activité où l’on peut mettre tout le monde ensemble. Or, ce n’est pas forcément comme cela qu’on parviendra à faire du “team building”. Au contraire même : s’il y a cent personnes et que vous décidez de leur faire faire une descente de canyon tous ensemble, c’est l’horreur. Privilégiez les petits groupes, séparez les participants. C’est beaucoup plus simple à gérer, plus sympa et lorsque les gens se retrouvent après au moment du déjeuner par exemple, ils ont des choses à se raconter, à échanger. » Échec ou réussite ? Jacques Bouissières, AT2J Conseil « Une réussite ne se mesure pas forcément à l’applaudimètre. Il est facile de faire applaudir des gens quand on leur a donné des activités sympas, faciles et drôles. Mais cela ne veut pas dire que l’on a atteint les objectifs. Par exemple, il arrive que l’on ait besoin de mettre les participants dans des situations un peu difficiles pour les motiver ou pour renforcer la cohésion. Sur le moment, ils vont peut-être se dire que c’est pénible, qu’ils en bavent et ne se rendront pas compte immédiatement que le séminaire leur a apporté quelque chose. En revanche, deux jours après, ils se diront qu’en fait c’était bien, qu’ils ont appris à mieux se connaître et que l’expérience a renforcé leur sentiment d’appartenance à l’entreprise. C’est à ce moment-là qu’on pourra mesurer la réussite du séminaire. » Martial Simon, Équation « La réussite d’un séminaire suppose au départ une certaine adhésion des participants, ils doivent avoir envie de s’investir un minimum, de s’intégrer, sinon ce sera un échec. Nous ne sommes pas des magiciens et on ne fait que favoriser, renforcer des liens. Si les gens sont “anti-entreprise” à la base, cela ne marchera pas même si le séminaire est le meilleur du monde. N’oubliez pas qu’une entreprise doit gérer la motivation à l’année et pas sur une seule journée ! » Thierry Pacaud, Aventure Events « Pour qu’un séminaire soit réussi, il faut que, derrière, l’entreprise capitalise sur l’événement. Elle doit donc prévoir un suivi avec par exemple une soirée diapo, la remise d’un album photo, le rappel du séminaire lors des réunions, etc. L’idée est de pérenniser, sinon le résultat est nul. Le client doit donc s’investir ensuite pour adapter sa communication interne à l’événement passé. »

Ce qu’il faut savoir Un séminaire de motivation réussi doit se préparer longtemps à l’avance : un temps nécessaire à la réflexion pour élaborer les objectifs et le cahier des charges. Principal écueil à éviter : arriver chez le prestataire avec une idée précise du déroulement du séminaire et des activités. Le travail des agences spécialisées est justement de faire des propositions aux entreprises en fonction des objectifs fixés : laissez-les phosphorer !

Mot clés :

Frédéric Thibaud