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Lieu d’événement 5/5 : Du palais des congrès au parc d’attractions : une question de message

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La France et l’étranger regorgent d’hôtels, de centres de congrès, prêts à accueillir votre convention. Le problème sera de bien choisir. “ Lorsque nous organisons une convention, notre premier souci, six mois avant, est de trouver le lieu adéquat, témoigne Gérard Denis, p-dg de l’agence d’événements Denis & Co. Le choix dépend avant tout du message que vous souhaitez faire passer. Vous ne communiquerez pas de la même façon pour une convention de crise – un hôtel suffira – et un lancement de produit. ” Autrement dit, à vous d’établir vos critères de choix.

Le centre de congrès : vaste et pratique

En premier lieu, comptez vos participants. En effet, à partir du millier, il est conseillé d’opter pour un centre de congrès, pour des raisons de capacité mais aussi de logistique. Ces complexes possèdent des bataillons de professionnels et du matériel dernier cri. Ouvert en 2000, le Grimaldi Forum Monaco est l’un des modèle du genre. Il possède trois auditoriums pouvant accueillir 3 000 participants. Tous sont équipés en matériel de traduction simultanée et de vidéo. Une équipe de soixante techniciens est capable, en un clin d’œil, de transformer leur hall d’accueil pour un dîner de gala ou de réaménager leurs salles de sous-commission en un temps record. Autre “monstre” du genre, le parc des expositions de Paris-Nord-Villepinte peut accueillir 30 000 personnes. Son centre de congrès possède deux amphithéâtres d’une capacité de 180 et 650 personnes et 44 salles de réunion de 15 à 700 personnes. Le tout à quelques minutes de Paris et de l’aéroport de Roissy-Charles de Gaulle. Un accès facile est, en effet, le deuxième critère de choix du lieu. Paris demeure l’arrêt incontournable des voyageurs. La capitale offre, en outre, une multiplicité d’espaces de congrès, de l’imposant Palais des Congrès de la porte Maillot à des établissements à taille plus humaine, tels que Cap 15, un centre de congrès situé au pied de la Tour Eiffel et pouvant accueillir 500 personnes en convention. Même avantage géographique pour Lille, la capitale européenne, dont le Grand Palais a été spécialement conçu pour les organisateurs d’événements d’entreprise. Côté conventions, cet espace offre trois amphithéâtres de 1 500, 500 et 300 places, 16 salles de réunion de 10 à 500 places et un espace polyvalent modulable de 400 places. Tous les amphithéâtres sont équipés de vidéo, de cabines de projection et d’une régie professionnelle. Un rang sur deux, le siège se transforme en table équipée de système de vote électronique, de microphones et d’un éclairage individuel pour la prise de notes pendant la projection.

Les parcs d’attractions : l’attrait du tout-en-un

Difficile, cependant, d’apporter une touche chaleureuse et personnelle à ces lieux high tech. “ Si vous organisez une convention au Palais des Congrès de Paris, il vous sera impossible de lui donner une dimension unique pour la simple et bonne raison qu’il s’en passera dix autres en même temps !, s’exclame Gérard Denis. À moins d’être très riche et de le réserver pour vous tout seul… ” Les parcs d’attraction ont, pour leur part, le mérite de combiner logistique et une ambiance particulière. Le groupe BMW l’a bien compris, qui a choisi, l’année dernière, d’assouplir une image quelque peu rigide, en lançant sa nouvelle Mini au Futuroscope de Poitiers. Son palais des congrès offre, en effet, trois amphithéâtres de 150, 300 et 1 150 places chacun, 17 salles de sous-commission et 2 000 chambres d’hôtels à proximité immédiate. Les coûts de location s’élevant à 6 000 euros pour le grand amphithéâtre et à 2 000 euros pour celui de 300 personnes. Une combinaison d’éléments pratiques et ludiques qui font également le succès de Disneyland Paris et, à moindre échelle, de son petit frère gaulois : le Parc Astérix. Le premier propose trois salles plénières pouvant contenir jusqu’à 2 300 personnes, 90 salles de réunion de 10 à 600 personnes, un hall d’exposition de 3 000 m2 et sept hôtels à thème, totalisant 5 700 chambres. De quoi satisfaire le plus difficile des managers, sans compter la possibilité de privatiser le parc et une équipe de 240 personnes exclusivement dédiée aux entreprises. À un niveau plus modeste, l’hôtel des trois hiboux du Parc Astérix peut accueillir une convention de 70 personnes.

L’exotisme à petit prix

Enfin, pour ceux que les ambiances de parcs d’attractions rebutent, deux alternatives très “tendance“ : l’exotisme et le plein air. À quelques heures d’avion, la Tunisie et le Maroc ont l’attrait du dépaysement, du soleil et d’excellentes infrastructures d’accueil, à l’image du Palmeraie Golf Palace de Marrakech, qui propose 14 salles de réunion et une salle de convention de 1 000 personnes. À Porto (Portugal), à quelques heures de Paris, le Palacio de Bolsa combine le charme d’un palais du XIXe siècle et la modernité d’équipements dernier cri, dont une salle de 560 m2 équipée de systèmes traduction simultanée. Des destinations également choisies pour leurs prix compétitifs. C’était, en tout cas, l’option prise, en 2001, par la Caisse d’Épargne, qui a emmené 1 340 personnes à Hammamet, en hôtel quatre étoiles et en chambres individuelles, pour un budget global de 120 000 euros. Enfin, la nature est à l’honneur. La Poste a remporté un franc succès en emmenant ses 400 meilleurs commerciaux à l’assaut d’un Pic du Midi entièrement privatisé. Le Club Med d’Opio en Provence a, pour sa part, inauguré en 2001, au cœur de son immense oliveraie, un centre de convention flambant neuf doté d’une salle plénière d’une capacité de 550 personnes modulable en trois salles distinctes. Gageons qu’il séduira les amoureux de la nature et… du confort.