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Lieux de réunion 3/4. De 100 à 500 personnes : des lieux à s’approprier

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Une entreprise sur deux organise des événements pour plus de cent participants, contre seulement une sur cinq, il y a six ans. C’est ce que constate, dans son étude publiée en début d’année, l’observatoire du tourisme d’affaires (Bedouk/Coach Omnium). Résultat : depuis trois ou quatre ans, les réunions “en ville” se multiplient, car c’est là que se trouvent la majorité des grands espaces. Les centres de congrès et de conférences se prêtent, en effet, parfaitement aux grands-messes annuelles, séminaires et autres conventions. Un conseil : tant que le nombre de participants n’excède pas 500 personnes, préférez les cadres personnalisables au gigantisme de certains palais des congrès. Le Cap 15, en bord de Seine, à 500 mètres de la Tour Eiffel, s’adapte ainsi à tous vos desiderata grâce à des décors allant du modernisme le plus épuré à une ambiance de petit port breton. Doté d’équipements de qualité (matériel high-tech pour visio-conférence nationale et internationale, cabines de traduction simultanée, sonorisation, paper-board et rétroprojecteur), le Cap 15 met à votre disposition un bureau équipé d’un ordinateur connecté à Internet, d’un téléphone, d’un fax, d’un photocopieur et, depuis peu, d’une borne wi-fi (accès Internet sans fil). À titre indicatif, le prix d’une opération pour 300 personnes varie entre 55 et 90 euros HT par personne et par jour, selon la saison et la configuration de la salle. Ce tarif comprend la location de l’espace, la restauration et deux pauses. De son côté, le Palais des Arts et des Congrès d’Issy-les-Moulineaux, dans les Hauts-de-Seine, offre une heureuse alternative à son voisin parisien. Jadis exclusivement consacré aux spectacles, le Paci affiche clairement, depuis l’an dernier, sa vocation à recevoir les réunions d’entreprises. La salle Menand peut ainsi accueillir jusqu’à 440 personnes en réunion avec tribune. Son prix à la location : 3 050 euros HT pour une journée de réunion (sonorisation, micros et technicien compris), auxquels il convient d’ajouter la location de la salle pour le déjeuner et la restauration. Sachez également que la plupart des grandes villes de province possèdent leur centre de congrès, à l’instar du centre Diagora, de Toulouse, dont l’amphithéâtre peut accueillir jusqu’à 508 personnes pour 2 330 euros HT par jour.

Luxe, calme ou volupté ?

Reste que si vous souhaitez passer une nuit sur le lieu de votre réunion, le plus simple reste encore de choisir un hôtel qui vous offrira à la fois l’espace de travail et l’hébergement. De nombreuses chaînes proposent des offres séminaire avec hébergement sur place, du plus classique au plus étudié. Les Sofitel du groupe Accor s’adaptent particulièrement aux grandes manifestations. Dix-sept adresses à Paris, dont certaines disposent même d’un centre de convention intégré, et vint-et-un établissements en province. À titre d’exemple, l’hôtel Sofitel de Strasbourg dispose de neuf salles de réunion d’une capacité maximum de 400 personnes. À noter que les autres enseignes du groupe – Novotel, Mercure et Ibis – peuvent s’adapter à tous les budgets. Si vous préférez le charme au standard des grandes chaînes, pensez au Château Mont Royal. À seulement quinze minutes de l’aéroport international Roissy-Charles-de-Gaulle, au cœur de la forêt de Chantilly, vous vous laisserez surprendre par la splendeur de son cadre. Avec sa salle de réception hors du temps (l’exacte réplique du célèbre Opéra comique de Paris), cet hôtel n’en demeure pas moins un lieu d’intense réflexion, grâce à ses dix salons modulables pouvant réunir jusqu’à 300 personnes. Plusieurs forfaits vous sont proposés, de la simple journée d’étude (de 84 à 104 euros TTC par personne, selon le déjeuner choisi) au séminaire résidentiel. Si vous avez libre accès aux installations sportives de l’hôtel (piscine intérieure, sauna, salle de squash, court de tennis, etc.), vous pouvez également faire appel au professionnalisme du maître des lieux pour organiser toutes sortes d’activités ludiques et culturelles. Dans la même veine, le groupe Dolce International est une chaîne qui sait le faire oublier. Chaque établissement est unique, et le charme des lieux, enchanteur. Reste que c’est la culture d’entreprise qui règne ici en maîtresse. Dolce International fait, en effet, partie des rares groupes hôteliers dont les centres de conférences sont agréés par l’Association internationale des centres de conférences. Le Dolce Frégate, dans le Var, est ainsi équipé de treize salles de réunion pouvant recevoir jusqu’à 200 personnes. Comptez de 225 à 275 euros HT par personne, selon la saison (hébergement, restauration et location de la salle compris).

Les offres “nature”

Si vous souhaitez ponctuer vos séances de travail d’activités en plein air, misez sur les grands espaces. Les centres de vacances, qui offrent une grande capacité d’accueil et des prix raisonnables, proposent, pour la plupart, des offres séminaires qui remporteront l’adhésion des participants. Plusieurs grands noms se partagent le marché. À commencer par le Club Med Affaires. Si l’association de ces mots peut faire sourire, sachez qu’avec une trentaine d’années d’existence, l’offre est aujourd’hui bien rodée. Pas moins de trente-et-un villages dans le monde la proposent, dont cinq en France. Le fleuron du Club ? Le site d’Opio, au cœur de l’arrière-pays pays provençal. À trente minutes de l’aéroport de Nice, niché dans un écrin de 50 hectares d’oliviers, de pins et de chênes verts, ce village s’est spécialisé dans l’offre “affaires”. Outre ses 32 salles de réunions, le club dispose, depuis l’été 2001, d’une vaste salle plénière pouvant accueillir jusqu’à 550 personnes et d’un business-center équipé en fax, ordinateurs connectés à Internet, photocopieuses,etc. Vous aurez accès, bien sûr, aux nombreuses activités sportives qui ont fait la gloire de ce concept, ainsi qu’à une navette gratuite, qui vous conduira au golf de la Grande Bastide, tout proche. En pension complète, il faut compter de 600 à 800 euros TTC par personne et par jour, auxquels s’ajoute le forfait “business pass”, fixé à 15 euros par personne, pour l’accès aux salles de réunion. Ceux qui apprécient l’ambiance “village” seront également séduits par les offres de Pierre et Vacances. Particulièrement adapté aux grands groupes, l’espace séminaire du site du Cap Esterel peut accueillir jusqu’à 300 personnes. Modulable en quatre salles, il permet l’organisation de séances de travail simultanées, que vous pourrez animer grâce aux rétroprojecteurs, écrans, paper-boards, mais aussi podium et régie mobile. Maeva possède également de nombreux centres adaptés aux groupes de travail, à la mer comme à la montagne. Citons, par exemple, l’hôtel du Golf, aux Arcs 1 800. Situé au cœur de la station, cet établissement trois étoiles dispose de 250 chambres et de dix salles de réunion. Quant aux VVF, ils proposent des formules séminaires à Anglet, Trégastel, Évian ou encore sur la presqu’île de Giens. À consulter également : le Domaine du Lac, à Pont-l’Évêque, en Normandie, à une heure trente de Paris. Cette ancienne ferme à colombages s’est dotée d’une salle pouvant accueillir 420 personnes en réunion, au cœur d’un parc de 150 hectares et en bordure d’un lac de 60 hectares. La location de cet espace est fixée à 5 euros HT par personne et par demi-journée, ou 9 euros HT pour la journée entière (sans animation ni restauration). Quant aux activités proposées, elles sont très variées : scooter des mers, descente de rivière en canoë, joutes nautiques, etc. Comptez entre 35 et 50 euros HT par personne et par demi-journée, comprenant la mise à disposition du site, le matériel, les animateurs, l’organisation du challenge et la remise des prix.