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Management. Réussissez vos entretiens d'évaluation

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Pour le collaborateur comme pour le manager, l’entretien annuel d’évaluation est porteur d’enjeux importants. Pourtant, pour des raisons culturelles ou par négligence, trop d’entreprises “ratent” ce rendez-vous. Comment le préparer ? Comment en faire un réel outil de management et de progrès ?

L’entretien d’évaluation est un rendez-vous clef, qui clôt une année et en ouvre une nouvelle. L’occasion, pour un commercial, un service commercial et finalement une entreprise, de redémarrer sur de nouvelles bases. C’est du moins ce que l’on doit logiquement en attendre. Mais la logique cède parfois le pas devant des pratiques et des habitudes depuis longtemps ancrées. Hormis ces dérives, certains expliquent cette difficulté qu’ont les entreprises françaises à développer une bonne pratique des entretiens du fait des écarts qui existent entre notre tradition culturelle et la culture américaine qui est à l’origine de ces rendez-vous annuels. Le piège le plus fréquent est celui de l’entretien d’évaluation de type “procès”, au cours duquel le manager ressemble à s’y méprendre à un procureur qui cherche à condamner plus ou moins lourdement un prévenu. De ce type d’entretien, le manager, la direction des ressources humaines et le collaborateur ne peuvent rien espérer. Ce qu’il faut, explique Dominique Chalvin dans la préface de L’entretien d’évaluation de Jacques Teboul, c’est « instaurer un ajustement entre deux partenaires soucieux de trouver des solutions positives pour l’avenir et de fixer de nouveaux objectifs de réussite ». Il poursuit : « L’objectif est d’évaluer les résultats, les compétences, la qualité des comportements professionnels, le potentiel d’une personne dans la fonction qu’elle occupe (…), d’aborder les questions de formation. » Des pré-requis Pour pouvoir faire de bons entretiens individuels d’évaluation, il faut vous assurer, qu’en amont, la direction a bien défini des objectifs stratégiques, opérationnels et par services. Autrement dit, on ne peut pas donner un sens et une direction à chacun si l’ensemble n’en a pas. La direction des ressources humaines doit, de son côté, mettre sur pied un process d’évaluation des performances clair, et proposer des supports pratiques, tant pour le collaborateur que pour le manager. Ces deux points constituent un pré-requis à toute préparation d’un entretien d’évaluation efficace. En tant que “maître de séance”, il ne faut rien négliger, ni dans la préparation, ni dans le déroulement, ni dans “l’après-entretien”. Pour qu’elle soit satisfaisante pour chacune des parties, la démarche doit reposer sur un process clairement établi en amont : qui fait quoi ? Quel est le planning à respecter ? Quelles informations seront données ? Quelles décisions seront prises ?, etc. Et ne pas être considérée comme l’ultime rendez-vous de management de l’année, mais bien comme l’une des composantes de l’arsenal pilotage : « L’entretien sera d’autant plus riche et plus authentique que le manager aura su dégager, tout au long de l’année, du temps pour jouer pleinement son rôle de manager, de coach », raconte Patricia Midy, responsable de la practice people and organisationel change chez PA Consulting. Ce qui passe, par exemple, par des bilans d’activité mensuels qui permettront au manager de faire reposer l’entretien annuel sur des faits concrets observés et notés tout au long de l’année. Et puis, si l’on ne se voit pas durant l’année, le risque est grand qu’ayant tellement à se dire, les choses soient exprimées de façon maladroite. Plus que parler : écouter ! Contrairement aux idées reçues, le manager doit, durant un entretien d’évaluation, davantage écouter que parler. « Celui qui parle le premier et le plus, c’est le collaborateur », tranche Frédéric Hennet, consultant senior chez Krauthammer international. Ce qui n’exclut pas qu’il soit ferme sur ses analyses. Il ne doit pas non plus faire seul les questions et les réponses. L’entretien d’évaluation est avant tout un lieu d’échange et d’écoute qui doit permettre de comprendre. Il est également essentiel de positiver tant dans l’analyse de l’année écoulée que dans celle à venir. De parler des succès de l’année, des points forts qui ont permis cela, des possibilités d’amélioration pour, à partir des propositions du collaborateur, élaborer un plan d’action. Les aspects rémunération ? « On peut les aborder, mais sans fixer de façon définitive d’augmentation, estime Patricia Midy. Le manager et le DRH ont tous deux besoin d’avoir une vue globale sur l’ensemble des collaborateurs pour faire une proposition à chacun. » Ce sujet peut être glissant, il est préférable de ne pas l’aborder en début d’entretien. Plan de formation Au-delà de l’analyse des résultats, des réussites et des difficultés de l’année écoulée, au-delà des objectifs de celle à venir et des axes de développement, l’entretien d’évaluation est l’occasion d’évoquer le développement et l’orientation de carrière du collaborateur en discutant notamment d’un plan de formation. Le manager doit, bien entendu, être pleinement disponible durant l’ensemble de l’entretien qui dure en moyenne 2 heures. Dans sa tête, d’une part. Mais ce n’est pas tout : les appels téléphoniques sont bannis pendant le temps de l’entretien. Avant de se quitter, le manager doit faire une synthèse et préciser ce qui va se passer ensuite, en terme de formation, de rémunération, etc. « Le manager doit s’engager et tenir par la suite ses collaborateurs informés », indique Patricia Midy. L’entretien sera d’autant plus profitable que le “maître de cérémonie” saura être à l’aise. Mais attention, « ce n’est pas parce que l’on a un bon relationnel que l’on sait mener un bon entretien. Il faut y avoir été formé, savoir écouter, et approfondir les choses ». Et il est important que le manager soit lui-même évalué par sa hiérarchie sur la qualité des entretiens d’évaluation qu’il est amené à conduire.

La conduite d’entretiens Les points à aborder : Bilan professionnel de l’année écoulée Relations du collaborateur avec son chef de service Objectifs pour l’année à venir, de résultat et de développement de carrière Décisions, notamment en plan de formation

Ce qu’il faut retenir Validez bien en amont que la direction a défini des objectifs stratégiques, opérationnels et par services : les objectifs individuels que vous allez évoquer en entretien d’évaluation en découlent. Exigez de la DRH des supports clairs et pratiques. Ne considérez pas l’entretien d’évaluation comme l’ultime rendez-vous de management : ce n’est qu’un rendez-vous parmi d’autres. Durant l’entretien, veillez à écouter plus qu’à parler et positivez. Vous pouvez aborder les aspects rémunération sans pour autant arrêter d’augmentation définitive : celle-ci s’intègre dans une enveloppe globale dont la répartition nécessite d’avoir vu l’ensemble des collaborateurs du service. N’oubliez surtout pas d’aborder les aspects développement de carrière en discutant d’un plan de formation. Soyez pleinement disponible durant la totalité de l’entretien. Par la suite, tenez les engagements que vous avez pris.

Pour en savoir plus L’entretien d’évaluation, comment s’y comporter ? Comment le mener ?, de Jacques Teboul, paru aux éditions Dunod, indique les techniques qui facilitent le dialogue (attitude d’écoute, attitude exploratoire, questions non directives, questions ouvertes, fermées, savoir féliciter, savoir se comporter face aux critiques, diagnostiquer l’objet du conflit, etc.) et présente des documents types utilisés dans les entreprises.Pour en savoir plus