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Mettre en place la gestion des notes de frais

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Le manager commercial peut avoir à concevoir un système de gestion des frais de ses collaborateurs. Dans ce cas il doit, avec l'aide du service financier, déterminer des règles précises identiques pour tous.

Depuis quelques mois, Christophe Juhel est un manager zen! Ce directeur région Sud de Lariviere, spécialiste de la distribution de matériaux de toiture, a vu son quotidien s'alléger de la gestion des notes de frais de ses vendeurs, un poste chronophage. Sa société a adopté en effet un logiciel de gestion des frais et a distribué des cartes affaires aux commerciaux. «Finie, la corvée de validation et d'envoi par courrier au siège des notes de frais manuscrites de mes 50 collaborateurs, se réjouit le manager. Désormais je récupère leurs notes via mon ordinateur ou mon PDA et je les envoie par mail à la comptabilité.» Les situations qui amènent à concevoir une politique de notes de frais sont nombreuses [constitution d'une force de vente, fusion de deux services, etc.).

Jacques Inizan, consultant associé chez Managélia

«Une carte affaires est une marque de confiance.»

Des règles identiques pour tous

Dans tous les cas, la conception d'une politique de notes de frais se déroule en deux temps. Primo, il convient, pour le manager, de définir des règles bien précises en matière de remboursements des frais pour chaque poste de dépense. Le but, comme le souligne Jacques Inizan, consultant associé chez Managélia, «est de gérer de la manière la plus judicieuse les frais de fonctionnement de ses équipes». Il faut dire que ces coûts peuvent être très lourds pour la société. Ainsi, l'étude 2006 de la Cegos sur la fonction commerciale révèle que ces frais de fonctionnement représentent en moyenne 1,3% du chiffre d'affaires d'une entreprise et que la dépense annuelle par commercial s'élève à 15 600 euros. Ce montant englobe tous les frais inhérents à la fonction commerciale: les frais de déplacement, les frais de «vie» [nuits d'hôtel, repas d'affaires) et frais informatiques [forfait de téléphone mobile, connexion à distance, etc.). Concrètement, le manager commercial, aidé du directeur financier ou du contrôleur de gestion de l'entreprise, doit donc étudier l'historique des dépenses de ses troupes afin de déterminer une moyenne de frais poste par poste. Puis, prendre en compte ses objectifs de rentabilité pour l'année à venir ainsi que la nature de son organisation commerciale pour envisager des ajustements éventuels. «C'est un exercice très précis qui, au final, permet de déterminer que les trajets ferroviaires de moins de trois heures se feront en seconde classe ou que le budget repas quotidien s'élèvera à 15 euros par jour», indique Welise Lebon, consultante à la Cegos. Attention: ces règles doivent être les mêmes pour tous, même si certaines dépenses concerneront un profil plus qu'un autre. Directeur commercial d'Ajilon Sales & Marketing, spécialiste de l'externalisation commerciale, Thomas Martin a défini des règles assez strictes, lors de sa prise de poste, voilà cinq ans. Au quotidien, ses 100 commerciaux disposent d'une enveloppe moyenne de 12 euros par repas. Ce montant peut atteindre 18 euros mais audelà, c'est le commercial qui paie la différence. En cas de déplacement, un forfait moyen de 60 euros leur est accordé. «Des entorses sont tolérées, dans le cas où par exemple lors d'un déplacement seuls des établissements plus haut de gamme disposent de chambres libres», précise-t-il. Des règles qui, selon Jacques Inizan «doivent demeurer souples pour ne pas avoir d'incidence sur le confort des vendeurs et les démotiver.»

Yvelise Lebon, consultante à la Cegos

«Calculer les frais de fonctionnement est un exercice très précis.»

Avance sur frais ou cartes «affaires»

La seconde étape concerne la mise en oeuvre pratique de cette politique de gestion de frais. Plusieurs modèles coexistent. Les commerciaux peuvent payer leurs frais et se faire rembourser ensuite, ils peuvent bénéficier d'une avance sur frais mensuelle, ou encore payer leurs dépenses avec une carte «affaires».

Dans ce cas, les dépenses sont débitées sur un compte de l'entreprise ou sur leur compte personnel. Cette dernière option est de loin la préférée des experts qui la jugent souple, à condition que les montants remboursés soient clairement définis en amont. Le commercial reçoit un relevé de ses dépenses qu'il répercute directement sur sa note de frais. «Pour le commercial, donner une carte affaire est une marque de confiance de la direction», ajoute Jacques Inizan. Il est recommandé de fixer la périodicité des notes de frais à un mois et de sensibiliser les commerciaux à l'importance de donner les justificatifs de leurs dépenses qui seront conservés par la comptabilité, en cas de contrôle de l'Urssaf. Tous ces paramètres définis, reste à faire adhérer vos commerciaux à votre projet. Comment? En leur expliquant très concrètement les raisons de la mise en place de cette politique de notes de frais, et en leur garantissant que leur confort sera pris en compte. Thomas Martin a ainsi réuni ses collaborateurs pour leur faire part de la nécessité de restaurer les comptes de l'entreprise en contrôlant mieux ses dépenses. «Au début, ce fut un peu difficile pour les équipes qui n'avaient pas été habituées à une telle rigueur. Mais au final, tout se déroule bien. Aucun n'a dépassé, à ce jour, son budget repas/hôtel.»

A savoir
Les logiciels de gestion de notes de frais

Quand le volume de notes de frais dépasse la centaine de formulaires par mois, il peut être pertinent d'informatiser l'ensemble du processus. Les commerciaux ont alors accès à une interface sur le Web où ils saisissent leurs dépenses. L'enveloppe budgétaire mensuelle dont ils disposent peut être intégrée au système qui leur fournit alors en temps réel le montant de leurs frais. La note est envoyée par mail au manager, lequel, après validation, l'adresse à son tour par courrier électronique au service financier. L'intérêt est triple: un gain de temps pour tous les intervenants, une traçabilité des dépenses avec la possibilité de contrôler plus facilement les notes de frais par échantillon et l'accès à des statistiques sur tous les postes de dépenses. De nombreux éditeurs se partagent le marché: KDS, Atlantic Reseach France, Comptanoo, Eurecia, Notys Solutions, etc. Le coût? A partir de 10 000 euros HT par an pour la gestion d'une centaine de notes de frais par mois.