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Multimédia. Les outils de présentation high tech

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Oubliés les catalogues papiers pour présenter son offre. Aujourd’hui, les commerciaux recherchent efficacité, rapidité et haute technologie. De tous les outils de présentation multimédia existants, nous en avons retenu quatre parmi les plus utilisés.

Internet, CD et DVD-Rom, webconférence… Les outils de présentation multimédia offrent des possibilités décuplées par rapport à celles des catalogues, lutins et autres books, pour un coût pas forcément prohibitif. 1. CD-Rom et DVD-Rom La plupart des commerciaux sont équipés d’un ordinateur portable avec lecteur de CD-Rom. Ses applications offrent de multiples possibilités de développement aux directions qui l’ont choisi. C’est d’abord un bon outil de communication. Le vendeur qui se sert d’un CD-Rom pour présenter son offre a deux solutions, selon le budget consacré : soit il se contente de faire une présentation au client sur son portable, au cours de laquelle il peut effectuer des démonstrations du produit ainsi que des mises en situation, soit il laisse le CD-Rom au client pour qu’il puisse lui-même découvrir l’offre qui lui est faite. Précision utile : offrir un CD-Rom à chacun de ses prospects est plutôt une pratique B to B, pour des raisons évidentes de coût. Cet outil peut également être utilisé dans le but d’animer un réseau de vente. Les échanges d’informations entre la direction commerciale et les vendeurs, qui se faisaient avant par d’autres moyens tels que le fax, le télex ou le téléphone, prennent alors une autre dimension tout en créant une réelle synergie entre les différents acteurs. Les commerciaux peuvent ainsi avoir accès de manière plus interactive à la présentation des nouveaux produits, aux conditions générales de vente, etc. Autre application du CD-Rom : c’est un support efficace de formation des vendeurs. Le CD-Rom animé, employé par un formateur, permet de réaliser un grand nombre d’exercices interactifs très “pratiques”. Ainsi, il est possible d’organiser des simulations de vente homme-machine. Enfin, le CD-Rom peut être utilisé dans un but d’animation commerciale, pour “booster” ou présenter un produit en événementiel dans un grand magasin ou au cours d’un salon. Dans ce cas, l’outil est décliné sous la forme de bornes interactives. Il est difficile d’estimer le coût de création d’un CD-Rom, qu’il serve à la présentation commerciale ou à la formation, tant les critères déterminants sont nombreux et variés. Sachez que le prix varie entre 100 000 et 1 million de francs, selon le degré de formalisation du cahier des charges, de médiatisation (texte, dessins, vidéo ou son) et d’interactivité. Comptez, en revanche, moins de 5 francs par CD pour la duplication. Les principaux avantages du CD-Rom sont sa grande capacité de stockage, la diversité des éléments stockés (vidéo, son, etc.), la pérennité et l’inusabilité du produit, et son faible encombrement qui lui confère la possibilité d’être facilement envoyé à des prospects, par exemple. Il est, de plus, possible de personnaliser totalement un CD-Rom en fonction de son utilisateur ou de la cible visée. Enfin, le CD-Rom peut être couplé à internet dans un but d’optimisation de l’interactivité. Un inconvénient majeur tout de même : le CD-Rom n’est pas très évolutif, ce qui ne facilite pas la mise à jour des informations. Cela explique en grande partie que d’autres outils tels qu’internet le supplantent de plus en plus dans l’équipement des forces de vente. L’avenir semble, en revanche, sourire au DVD. Avec les mêmes possibilités que son “grand-frère”, il bénéficie de bien plus d’avantages, notamment celui de pouvoir stocker un volume d’informations bien supérieur à celui du CD-Rom. 2. Internet Pour une entreprise, créer son site internet signifie ouvrir sa communication sur le monde et présenter son offre à une cible potentiellement illimitée. Tout cela pour un coût très compétitif et sans limitation dans le temps. Le web confère à son contenu réactivité et évolutivité. L’interactivité qu’apporte un site internet est aussi un élément à prendre en compte lorsque vient l’heure du choix de son outil. Cela entraîne un changement des relations client-fournisseur, notamment grâce au e-commerce et à ses avantages. Vendre ses produits sur son site internet, c’est étendre sa clientèle sans avoir à augmenter sa force de vente. Les possibilités de mise à jour d’un site sont immenses et facilitent grandement le travail des commerciaux. Autant les informations contenues dans un CD-Rom peuvent se révéler rapidement obsolètes, autant un site web couplé à une base de données peut s’imposer comme un outil indispensable pour les forces de vente. Ces dernières peuvent ainsi avoir facilement accès à des informations, “rafraîchies” régulièrement, sur les stocks, les prix, l’avancement des commandes, etc. Tout cela est facteur de progrès en termes de délais et de coûts, à la fois pour le vendeur et pour son client. Outre la création du site et sa mise à jour, internet nécessite peu de moyens supplémentaires, les commerciaux étant pratiquement tous équipés d’un PC avec modem. Formidable outil commercial, internet a néanmoins quelques inconvénients. Avant de se lancer, il faut anticiper les petits “désagréments” qu’il peut causer, particulièrement sur le plan stratégique. Présenter son entreprise et son offre à une cible aussi large, cela signifie aussi offrir une vue imprenable sur soi-même à la concurrence. Par ailleurs, lorsque l’entreprise décide de se lancer dans l’e-commerce, elle doit se doter d’une logistique inhabituelle. Là aussi, pour internet comme pour le CD-Rom, le coût est très variable. Cela peut aller de la quasi-gratuité, pour des sites vitrines présentant simplement l’entreprise, à une somme approchant le million de francs, pour des solutions d’e-commerce beaucoup plus complexes. 3. La vidéoprojection Que ce soit lors d’une conférence ou d’une présentation client, la vidéoprojection reste une valeur sûre parmi les outils de présentation multimédia. Le principe est simple : le vidéoprojecteur se connecte à un ordinateur portable et permet ainsi de compléter une présentation orale avec des images et des graphiques visibles par une assemblée très large. Cet outil, grâce à son efficacité, reste le plus usité, lors de conférences notamment. Le choix est d’autant plus important que les principaux constructeurs (Epson, Hitachi, Sony, Philips, 3M et Infocus) rivalisent d’ingéniosité technique pour donner à leurs produits un maximum d’efficacité. Cela rend donc les vidéoprojecteurs de nouvelle génération beaucoup plus performants que leurs aînés, qui étaient, eux, très compliqués à utiliser. Parmi les éléments qui ont été nettement améliorés, citons la maniabilité des appareils. En effet, l’ancienne génération de vidéoprojecteurs ne proposait que des machines lourdes et encombrantes. Les constructeurs ont, aujourd’hui, pris la bonne habitude de miniaturiser leurs produits. La majorité d’entre eux pèse entre 4 et 5 kg, mais il est possible de trouver des “ultraportables” avoisinant les 2,5 kg. Avant d’investir dans un vidéoprojecteur, certains critères primordiaux sont à prendre en compte. D’abord, vérifier que l’appareil est équipé de l’affichage LCD (liquid crystal display), même s’il est désormais rare de trouver dans le commerce des machines dépourvues de cette technologie. La qualité d’un vidéoprojecteur dépend aussi de sa définition en pixels (au minimum 1 024 5 768), de sa focale (Comil commercialise un vidéoprojecteur Hitachi à zoom focal très important, avec lequel on obtient une image de 1,53 m de large pour un recul de 1,50 m seulement) et de sa luminosité. Pour plus d’efficacité, il est également souhaitable que l’appareil soit compatible avec le numérique. Le dernier critère à prendre en compte est le prix, qui reste assez élevé pour les appareils de bonne qualité. Pour un vidéoprojecteur classique, il vous faudra compter entre 40 000 et 50 000 francs HT. Les “ultraportables” coûtent, eux aussi, relativement cher : environ 45 000 francs. En attendant les nouveaux modèles, moins chers, de constructeurs tels que l’américain Infocus, il est toujours possible de se rabattre sur des appareils à 25 000 ou 35 000 francs, mais leurs possibilités sont plus réduites que celles des modèles plus onéreux. 4. La webconférence Tout le monde connaît déjà la visioconférence, qui permet d’organiser des réunions à distance, évitant ainsi d’avoir à rassembler physiquement les participants. Aujourd’hui, le principe a tendance à se moderniser en intégrant le facteur internet à l’équation. La webconférence offre, en effet, des possibilités nombreuses et inédites. Deux options coexistent. La première demande peu d’investissement en matériel mais n’autorise que le “point à point”. Pour la mise en œuvre, il faut s’équiper d’un ordinateur, d’une connexion à internet, d’un kit de visioconférence avec web-cam et casque, et d’un logiciel de gestion de la visioconférence tel que Netmeeting, de Microsoft. Si l’option “multipoint” est retenue, il est nécessaire de s’adresser à des sociétés spécialisées. Genesys ou evoke proposent des solutions de webconférence très complètes. La mise en œuvre de ces solutions est assez complexe mais leur principe est simple : un certain nombre de personnes se connectent au web et, en parallèle, à une ligne téléphonique. Il leur est alors possible de suivre une présentation de transparents ou Powerpoint à distance, avec commentaires audio en prime. Cette solution s’applique à des présentations commerciales et permet de réduire les coûts d’acquisition client en remplaçant la première visite par une présentation en webconférence. Autre avantage, la réduction du “time to market”, en disposant d’un nouveau canal de vente dès que le produit est prêt pour la commercialisation. Mais la webconférence peut également servir à la formation des équipes de vente lorsqu’elles sont réparties à travers la France. Le coût d’utilisation de ce genre d’outil se calcule à l’événement. evoke, par exemple, se charge de tout le côté “administratif” de la session : le logiciel, l’envoi d’“e-convocations”, l’assistance pendant la conférence, etc. Pour une conférence, quel que soit le nombre de participants (limité tout de même à 2 500), comptez environ 9 500 francs. Il existe toutefois un inconvénient au recours systématique à certains de ces outils high-tech très pratiques : l’accoutumance. En effet, il ne faut pas oublier qu’ils ne remplaceront jamais le contact avec le client, primordial dans l’acte de vente.

Pour en savoir plus Pour ceux d’entre vous qui ne savent pas par où commencer : CD-Rom, DVD-Rom et internet Contactez : – Actigraph, société spécialisée dans les applications multimédia, vous aidera dans la création d’un CD-Rom ou de votre site internet (02 31 94 71 12 et www.actigraph.com). – Addeo travaille sur des projets sur mesure d’outils multimédia qui sont destinés aux entreprises (05 56 48 46 60). idéoprojection Consultez : www.01net.com, le site du magazine 01 Informatique, qui offre des bancs d’essai comparatifs de vidéoprojecteurs et fait régulièrement le point sur les nouveautés. Webconférence Consultez : www.evoke.fr, pour la démonstration du fonctionnement d’une conférence. www.genesys.com, qui propose aussi des services de webconférence.