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Nouvel an. Bien gérer sa carte de voeux

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Chaque année, c’est la même ritournelle : du 25 décembre au 1er janvier, les entreprises se plient au rituel de la carte de vœux. Mais, au-delà de la tradition, cette carte est un outil de communication des plus conviviaux. À condition d’en faire bon usage. Récapitulatif à l’attention des retardataires.

Bonnes fêtes ! Happy new year ! Feliz navidad ! Autant de façons de souhaiter un joyeux Noël et une heureuse année. Cependant, le fond du message n’est pas suffisant. La carte de vœux traditionnellement envoyée par les entreprises au mois de décembre est aussi un excellent moyen de communiquer. 1. Le bon moment Une carte bien conçue, envoyée au bon moment à la bonne personne : voilà les ingrédients qui permettent à une société de se rappeler au bon souvenir de ses clients, prospects ou fournisseurs de manière moins institutionnelle et plus décontractée. Pour préparer l’envoi de ses cartes de vœux, il est préférable de s’y prendre le plus tôt possible car certains délais sont incompressibles, notamment pour l’impression. L’idéal est donc de commencer à s’en occuper dès la fin octobre ou début novembre, pour un envoi prévu vers le 20 décembre. Cependant, il peut arriver que l’entreprise n’ait pas le temps de s’en charger en décembre. Il est, dans ce cas, possible de n’expédier ses cartes qu’en janvier, mais il faudra alors veiller au texte : on ne souhaite plus de “bonnes fêtes” mais uniquement une “bonne année”. 2. Le choix de la carte Il n’existe aucune règle en ce qui concerne le choix de la carte de vœux. Si les cartes sont achetées directement chez un éditeur ou un imprimeur, le choix se fait alors sur un catalogue, souvent au coup de cœur. Il faut cependant garder à l’esprit que la carte de vœux est représentative de la philosophie de l’entreprise. Cela peut paraître quelque peu caricatural mais une société commercialisant des articles de chasse évitera de retenir une carte illustrée avec des petits lapins courant dans un champ ! Cette précaution prise, tout est envisageable en ce qui concerne le type de carte : dessin original, carte caritative (type Unicef, WWF ou Perce-Neige chez Hallmark) ou carte en 3D, il faut laisser libre cours à son imagination. Si les catalogues ne donnent pas satisfaction, il est possible de faire réaliser sa propre carte, totalement personnalisée, par une agence de communication (voir encadré). Ou bien, si l’entreprise dispose d’un service artistique équipé de matériel de PAO, la carte peut être conçue en interne. Dans ce cas, seule la partie impression sera sous-traitée. 3. Bien cibler le destinataire Il est nécessaire de prendre le temps de bien choisir les destinataires de sa carte. Les vœux sont, en effet, un bon moyen de présenter son entreprise à de nouveaux prospects. C’est également une voie de communication différente et peu coûteuse. Concrètement, les principaux intéressés sont les distributeurs, les centrales d’achat (pdg et dirco), les prospects (surtout en B to B), les homologues des sociétés partenaires et les personnes ou les entreprises qui ont pu aider durant l’année écoulée telles que la direction des hôtels choisis lors de déplacements professionnels, les agences de voyages, les restaurants, etc. Attention, cette liste est loin d’être exhaustive ! 4. Soigner le texte En ce qui concerne l’expéditeur, là aussi il s’agit d’être vigilant. En fonction de l’effet recherché, il faut bien déterminer qui envoie la carte. Est-ce l’entreprise dans sa globalité ? Le pdg ? Ou est-ce que chaque service s’occupe de sa propre carte ? Mais bien souvent la diversification des destinataires et des expéditeurs se fait au niveau du texte et non de la carte elle-même. Pour le choix de l’expéditeur, deux solutions existent : la carte au nom de la société ou un expéditeur nommé (“Monsieur Untel, président directeur général, vous souhaite…”). La première solution est celle qui remporte le plus de succès car tous les collaborateurs de la société sont ainsi associés. La formule de base, à laquelle viendront se greffer d’autres éléments, est souvent : “La société X vous souhaite d’excellentes fêtes de fin d’année et une bonne année 2001.” Il en existe beaucoup d’autres, il suffit donc de trouver celle qui se révèle la plus adaptée. Il est possible, en fonction du destinataire, d’ajouter d’autres formules telles que : “bonheur, prospérité pour 2001”. Et pourquoi ne pas y associer la famille ou le conjoint, en fonction du degré d’intimité entre expéditeur et destinataire ? Enfin, il est souhaitable de rajouter un petit mot manuscrit qui personnalise les cartes. À condition, bien entendu, de ne pas en envoyer des milliers. C’est un exercice qui prend du temps mais qui constitue un plus indéniable ! *Avec nos remerciements à Patrick Niedo, chargé des cartes de vœux chez Hallmark France

À éviter Ne pas envoyer sa carte le 20 janvier en souhaitant un joyeux Noël. Ne jamais écrire : “Monsieur Untel vous souhaite d’excellentes affaires pour 2001”. lNe jamais envoyer de carte sans destinataire nominatif. Ne pas faire parvenir les cartes en tarif lent ou en publipostage. Les expédier en tarif normal avec, si possible, un timbre de collection. Préférer les adresses manuscrites aux étiquettes, et veiller à confier la tâche à une personne dont l’écriture est élégante.

Les pistes à suivre Voici quelques idées de cartes de vœux originales : Hallmark propose un catalogue de cartes de nouvel an pour les entreprises. De plus, cette année, Hallmark France se mobilise aux côtés de deux associations caritatives. Pour chaque carte achetée, 2 francs sont reversés à Perce-Neige ou à Cœur de femme. L’occasion de faire une bonne action ! Renseignements au 0 800 975 650 Pop Up© Kukurudz vend des cartes de vœux originales sous la forme de dépliants animés en volume. Trois possibilités : les modèles standards préfaçonnés ; les semi-standards, dont la forme préexistante est adaptée au client et les “sur-mesures”, qui offrent des réalisations vraiment surprenantes. Il est possible de commander en ligne sur le site www.popup.tm.fr Renseignements au 01 53 80 58 58

Faire sous-traiter sa carte de vœux Pour certaines entreprises, la carte de vœux représente bien plus qu’une tradition ou un simple acte de politesse. C’est un bon moyen de communiquer. Si le budget consacré est important et que vous souhaitez un support unique et personnalisé, vous pouvez faire appel à une agence de communication. Celle-ci se chargera, pour un coût pouvant aller de 40 000 à 100 000 F, de la réalisation graphique (dessin, photos, etc.), de l’élaboration du texte, de l’impression et parfois du routage. Mais attention, réaliser des cartes de vœux n’est en général pas l’activité principale de la plupart des agences. Cette solution peut être retenue si vous faites déjà appel à une agence pour votre communication courante. La carte de vœux s’inscrira alors dans la continuité de votre plan de communication, mis en œuvre tout au long de l’année.