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Optimisez la présence d’un stagiaire

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Souvent relégué aux tâches ingrates, un étudiant peut, au contraire,se révéler un formidable atout pour la cellule commerciale. À condition de suivre quelques règles de base.

1-Trouvez la perle rare

Chaque année, des centaines d’étudiants d’écoles de commerce effectuent des stages en entreprise. Ces jeunes stagiaires motivés représentent un atout formidable pour les directions commerciales, à condition de choisir les bons profils. « Un stagiaire se recrute comme un commercial en CDI, affirme Jacques Guilluy, responsable entreprises et carrières du Groupe ESC Lille. Sans tomber dans les excès de certaines grosses entreprises qui font passer quatre ou cinq entretiens à chaque postulant, il est nécessaire de travailler à leur sélection puisqu’ils vont venir grossir les rangs des forces de vente pendant plusieurs mois. » Pour trouver la perle rare, le plus simple est encore d’envoyer directement des annonces aux écoles qui correspondent aux profils recherchés. En effet, aujourd’hui, de plus en plus d’établissements proposent des sections spécialisées (international, grands comptes, grande consommation, etc.). Vous aurez donc plus de chance de trouver le profil adéquat en vous renseignant au préalable sur les écoles. Un conseil : n’hésitez pas à détailler au maximum votre offre de stage pour ne pas vous retrouver avec pléthore de candidatures peu adaptées. Rendez-la aussi attractive que possible en précisant les conditions de rémunération ou l’éventualité d’une embauche en fin de stage. « De même, il est préférable de choisir un stagiaire en fonction de la durée de la mission qu’il doit effectuer, car elles ne seront pas les mêmes selon qu’il reste deux ou six mois », souligne Francis Schillio, responsable relations entreprises et formation continue en marketing et vente à l’Institut européen d’études commerciales supérieures (IECS) à Strasbourg. L’année de césure pratiquée par la majorité des écoles, qui envoie leurs étudiants de troisième année en stage durant plusieurs mois, est la formule la plus intéressante, à la fois pour l’étudiant et pour la direction commerciale. Elle peut alors lui confier des missions plus complexes nécessitant du temps et requérant un fort investissement personnel.

2-Définissez ses missions

« Les tâches auxquelles il est possible d’affecter un stagiaire sont diverses, mais il faut éviter de se décharger sur eux des actions dont personne ne veut car inintéressantes ou rébarbatives », conseille Jacques Guilluy (ESC Lille). Bien entendu, on peut toujours lui demander de réaliser ponctuellement des tâches sédentaires basiques comme du phoning, de la prise de rendez-vous ou une activité d’administration des ventes en “back-office”, ne serait-ce que pour le familiariser avec tous les services de l’entreprise. Cependant, cela ne doit représenter qu’une petite part de son activité pour ne pas le démotiver très rapidement. « Dès que possible, les jeunes stagiaires doivent être envoyés sur le terrain, suggère Francis Schillio. Lorsque le stage est long, ils ont du temps pour suivre des affaires en cours avec certains clients. » Pas question évidemment de leur confier des budgets délicats ou des comptes-clés, mais sur des cycles de vente assez courts cela peut se révéler très pertinent. L’idéal étant qu’ils accompagnent dans un premier temps un commercial en visite client, avant de les lancer en solo le moment venu. « Pourquoi également ne pas les faire travailler sur des projets souvent reportés par manque de temps de la part des directions commerciales, comme des études de satisfaction clients », suggère Laurence Hubert, responsable des relations entreprises du groupe ESC Troyes. En ce qui concerne les stages plus courts (entre deux et quatre mois) il faut là aussi adapter les tâches afin qu’elles restent réalisables. « Les entreprises hésitent à confier des missions stratégiques lorsqu’elles savent que la personne qui s’en charge ne sera plus là dans deux mois », reconnaît Francis Schillio. Souvent effectués l’été, ces stages comblent l’absence des commerciaux en congés. Veillez à avoir matière à les faire travailler, cette saison étant souvent une période creuse dans l’activité.

3-Veillez au coaching

Lorsque l’on intègre un stagiaire dans son équipe commerciale, il faut toujours garder à l’esprit qu’il s’agit d’un étudiant et qu’il n’est donc pas immédiatement opérationnel. « Il est absolument nécessaire de prendre le temps de le former avant de le lancer sur le terrain », affirme Laurence Hubert (ESC Troyes). Il faut également faire en sorte de l’intégrer au mieux en lui présentant l’ensemble des équipes et en lui expliquant les règles de fonctionnement de l’entreprise. Si vous le traitez comme une personne “de passage”, vous aurez peu de chances de le motiver, et son potentiel ne sera pas exploité comme il se doit. Vous devez donc veiller à lui établir un plan d’action détaillé en lui fixant des objectifs réalisables et le briefer quotidiennement. Pour ce faire, chaque stagiaire doit avoir un coach, aussi appelé “maître de stage” par les écoles. L’idéal étant que cette personne soit un commercial expérimenté doté de qualités pédagogiques. « L’entraide est réciproque car l’étudiant libère du temps à ce dernier pour effectuer des tâches qu’il n’a généralement pas le temps d’entreprendre ou pour se recentrer sur son cœur de métier », analyse Francis Schillio.

4-Pensez au debriefing

« Outre l’aspect opérationnel, un stagiaire apporte également un regard extérieur à l’entreprise, note Laurence Hubert (ESC Troyes). En effet, il arrive tout droit de l’école, où on lui enseigne les nouvelles méthodes ; il a donc beaucoup à apporter. » Les écoles de commerce bénéficient quasiment toutes en interne d’énormes ressources pédagogiques que les entreprises peuvent solliciter par le biais de ces nouveaux venus, ce qui est souvent négligé. « De même, le travail de “feed-back” à la fin du stage est un élément essentiel dont trop d’employeurs ont tendance à se passer, regrette Jacques Guilluy (ESC Lille). Il ne s’agit pas pour les stagiaires de révolutionner l’entreprise, mais ils sont tout à fait à même de porter un regard critique sur le travail effectué et sur les méthodes employées, ce qui est malheureusement encore peu exploité aujourd’hui. » Et l’expert de citer le cas d’Arc International, le spécialiste de la cristallerie, qui recrute chaque année une douzaine d’étudiants qui, après avoir passé la majorité de leur stage sur le terrain, sont “rapatriés” au siège pour participer à un debriefing de presque trois semaines.

Des règles à respecter

Il existe un certain nombre de règles qui visent à encadrer les stages en entreprise. À commencer pas l’établissement quasi obligatoire d’une convention de stage. Il s’agit d’un contrat tripartite entre l’école, l’entreprise et le stagiaire. L’étudiant garde son statut universitaire, notamment en ce qui concerne la couverture sociale. La forme en est totalement libre, mais certains éléments essentiels doivent y figurer : le nom et l’adresse des signataires, le nom du maître de stage et de la personne chargée du suivi du stagiaire au sein de l’école, les horaires, les modalités de protection contre les accidents du travail, les dates de début et de fin de stage ou encore le montant de la rémunération. Cette dernière n’est pas obligatoire, mais rares sont aujourd’hui les entreprises qui n’offrent aucune gratification aux étudiants qu’elles reçoivent pendant plusieurs mois. Si la moyenne se situe aux alentours de 300 euros par mois, cela peut aller jusqu’à 1 200 euros. Cependant si elle dépasse 30 % du Smic, l’entreprise a l’obligation de payer des charges patronales comme pour tout autre salarié.