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Optimisez votre réunion commerciale

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Le style de réunion que l’on adopte reflète le style de management que l’on pratique. Considérée, avec le téléphone, l’e-mail et la note de service, comme l’un des quatre éléments de la communication interne d’une entreprise, la réunion commerciale doit être efficace et productive. Voici la marche à suivre et les erreurs à ne pas commettre.

Une véritable réunion commerciale commence bien avant que les personnes se réunissent. Lorsqu’un directeur commercial décide d’organiser une réunion, il doit, avant tout, se poser les bonnes questions : quels sont mes objectifs ? Qui vais- je réunir ?

Distinguer réunion nationale et réunion individuelle

« Le défaut des directeurs commerciaux est de confondre réunion nationale d’information ou de production et réunion individuelle de présentation des résultats de chacun. Donner les résultats chiffrés de ses collaborateurs lors d’une réunion nationale peut vite tourner au tribunal, et les commerciaux traîneront des pieds pour y assister. Les résultats doivent toujours être analysés en petit comité, entre le directeur commercial, son assistante et le vendeur », explique Jack Durand, consultant en management et en efficacité commerciale pour le cabinet ECA (Écoute Conseil Action).

Rassembler le bon nombre de personnes

Une fois le type de réunion défini, il s’agit de convoquer les “bons” intervenants. En général, une réunion commerciale doit rassembler le “noyau dur” des commerciaux et des services connexes s’ils sont concernés par le sujet traité. Pour Michel Schietequatte, directeur des ventes France des tracteurs Fendt (six inspecteurs commerciaux et deux démonstrateurs formateurs commerciaux), « il est important, lors d’une réunion commerciale, de réunir les services liés à la vente comme la logistique, la location et la promotion des ventes ». Bon nombre d’entreprises ne réunissent leurs effectifs commerciaux qu’assez rarement, les équipes étant disséminées aux quatre coins de l’Hexagone.

Préparer soigneusement l’ordre du jour

L’ordre du jour doit être préparé trois semaines à l’avance et être le plus concret possible. Il inclut les différentes thématiques abordées et l’ordre de passage des interventions.

Prévenir les participants

Il faut ensuite annoncer la réunion par e-mail en précisant son heure de début et de fin. Une réunion mensuelle doit être en général annoncée quinze jours avant sa tenue. Il est important de demander aux participants de s’y préparer, d’avoir des idées de propositions pour les deux ou trois sujets prévus.

Les horaires conseillés

Il est préférable de se réunir entre 8 et 10 heures ou entre 16 et 18 heures, et d’éviter le créneau horaire 14-16 heures, qui correspond au moment de la journée où le cerveau est le moins en alerte, digestion oblige !

Être ponctuel

Il est primordial de commencer à l’heure. Le directeur commercial doit être ponctuel et montrer l’exemple, même si c’est son adjoint qui anime la réunion. Un directeur commercial ne doit jamais accepter de ses collaborateurs qu’ils arrivent en retard ou qu’ils sortent de la réunion sous prétexte qu’ils ont un client à rappeler.

Aborder la réunion

Oubliez le tour de table, qui conduit bien souvent les participants à attendre tranquillement leur tour sans être véritablement attentifs aux interventions des autres. Mieux vaut opter pour une prise de parole “aléatoire”. Pour rompre la monotonie des réunions, il est même conseillé de changer de place pour ne pas se replonger mentalement dans la session précédente.

Animer la réunion

En général, c’est au directeur commercial d’animer la réunion. Le plus difficile est alors d’animer sans s’imposer. L’animateur n’est pas là pour prendre parti, il doit laisser le groupe s’exprimer et se contenter d’organiser la prise de parole. « Et c’est là qu’intervient le paradoxe de la réunion commerciale !, s’exclame Jack Durand. Le groupe va produire, il appartient donc au directeur commercial de se mettre en retrait pour le laisser s’exprimer. Mais comme l’animateur est en général le directeur commercial, il faut aussi qu’il se positionne en tant que “patron”. Il doit donc impérativement introduire et conclure la réunion. »

Déléguer l’animation

Lors d’une réunion de plus de dix personnes, il est possible de nommer différentes intervenants pour traiter d’un sujet donné. Sur cinq ou six sujets abordés, un ou deux peuvent être sous-traités. Il s’agit, en outre, d’une bonne technique de valorisation des collaborateurs.

Faire un bon usage des outils

Il est conseillé de ne jamais trop utiliser de transparents, qui facilitent la fuite visuelle et diminuent la concentration des participants. Tous les documents doivent être transmis en fin de réunion, jamais au début, afin d’éviter aux participants de se disperser.

Respecter l’ordre du jour

Respecter l’ordre du jour tel qu’établi est la clé de voûte d’une réunion réussie. Le travers typique est de passer trop de temps sur les premiers points et de négliger les autres. Or, le temps passé sur chacun des thèmes est symbolique de l’importance que l’on lui accorde.

Établir un compte-rendu efficace et précis

Le compte-rendu doit être concis – une page maximum – et précis. Il sert principalement à prendre des décisions dont les participants rendront compte à la réunion suivante. Il doit reprendre l’ordre du jour point par point. Si un point n’a pas été traité, il convient d’indiquer qu’il le sera lors de la prochaine réunion. Il ne doit jamais contenir d’éléments non évoqués ou non décidés lors de la réunion. Désigner un rapporteur avant la réunion, pour prendre des notes et rédiger ensuite une synthèse visée et diffusée par le directeur commercial, peut valoriser le collaborateur.

Clore la réunion

Il est important de demander au groupe son avis sur le déroulement de la réunion et, surtout, de le remercier pour son concours.

Ces petits détails qui ont leur importance Le décor a aussi son importance dans la tenue d’une réunion commerciale ! Il faut éviter les pièces aveugles, aérer la salle, autoriser des breaks de cinq minutes plutôt que de laisser certains collaborateurs quitter la pièce un instant. Disposer les tables en U permet de faire entrer l’animateur au centre du groupe ; la configuration “salle d’école” l’éloigne automatiquement de ses interlocuteurs.

Gérer des situations difficiles lors d’une réunion L’animateur a aussi un rôle de régulateur. Il doit veiller à ce que la réunion ne tourne pas à la foire d’empoigne. D’où l’importance de ne jamais réaliser d’évaluations de performances lors de réunions générales. Si vos objectifs sont clairs et définis, le groupe ne vous taxera pas de manipulation. En cas d’attaques verbales, l’animateur doit les reprendre, les reformuler et les renvoyer au groupe sous une forme adoucie ! « Une réunion commerciale n’est jamais facile à gérer, relate Michel Schietequatte, directeur des ventes France des tracteurs Fendt. Il faut arriver à canaliser tout le monde. Les inspecteurs commerciaux sont individualistes, ils ont des particularités régionales fortes et ne sont pas forcément intéressés par ce que racontent les autres. » En outre, Michel Schietequatte doit composer avec une équipe hétérogène dont le plus jeune a vingt-deux ans, le plus âgé, cinquante-six. « Il faut savoir ménager les susceptibilités ! Ma solution ? Établir un ordre du jour bien très précis et m’y tenir. Je mets aussi toutes les questions délicates de côté et n’y reviens qu’en fin de réunion, pour ne pas bouleverser le cours des choses. Si je ne suis pas capable de régler certaines doléances, je m’engage à y répondre plus tard, mais à une date précise. Si l’un des inspecteurs a un problème, je le vois à part et ne formule jamais d’appréciations devant les autres. »

Ce qu’il faut retenir 1) Préparer soigneusement l’ordre du jour et s’y tenir impérativement. 2) Laisser le groupe s’exprimer. L’animateur est le leader avant la réunion (ordre du jour), au début (il l’introduit) et à la fin (il conclut). Pendant la réunion, il gère le temps, canalise les intervenants, régule le débat. 3) Rédiger ou faire rédiger un compte-rendu précis. Il doit retranscrire les décisions prises en cours de réunion.