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Pour bien déléguer, impliquez-vous!

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Déléguer est un acte vital pour tout manager qui doit faire monter en compétence ses collaborateurs et se dégager du temps. Mais cela ne consiste pas à confier des tâches ingrates ou à faible valeur ajoutée sur un ton autoritaire. La délégation est en fait un acte de formation et de reconnaissance.

@ FOTOLIA

Pour nombre de managers, déléguer se résume souvent à «faire faire». autrement dit à donner une directive à l'un de ses collaborateurs. Rien de plus. Une vision simpliste et erronée de ce véritable acte de management, qui est tout sauf synonyme de donner un ordre. il s'agit en effet d'impliquer votre collaborateur dans une mission nouvelle pour lui. Et donc de le motiver, de l'assister, de l'aider... Cette approche est fondamentale pour garantir le succès d'une délégation. Et le manager a intérêt à y prêter toute son attention car la mission qu'il a l'intention de confier à l'un de ses collaborateurs relève de son propre domaine de compétences. il est donc personnellement engagé dans la réussite ou l'échec de ce dernier.

Ce n'est pas tout. Cette tâche doit aussi apporter au collaborateur une valeur ajoutée et l'aider à progresser en acquérant des compétences nouvelles. Elle doit, par conséquent, être intéressante et motivante. C'est pourquoi la délégation est de fait une forme de reconnaissance et qu'elle peut être assimilée à un acte de formation, à la différence près que le collaborateur se voit confier une tâche et la responsabilité qui l'accompagne. le manager ne peut et ne doit ainsi pas attendre forcément un bon résultat à court terme. il doit aussi obtenir l'accord franc de son collaborateur. En effet, ce dernier peut accepter ou refuser cette proposition puisqu'il ne s'agit pas d'un ordre, mais d'une mission qui, a priori, sort de ses attributions initiales.

Un homme = une mission

Pour bien déléguer, le manager doit parfaitement connaître chacun de ses collaborateurs. avoir identifié ceux qui sont motivés et accomplissent avec brio leur mission est un prérequis. C'est à ceux-là que le manager va proposer et confier une tâche à valeur ajoutée. aux autres, ceux qui ne maîtrisent pas complètement leur mission, il faudra proposer autre chose, comme par exemple de suivre une formation. le manager doit également avoir déterminé les domaines dans lesquels ces collaborateurs ont le plus d'affinités: négociation, analyse, relations humaines... Cette cartographie lui permettra par conséquent de proposer des missions en parfaite adéquation avec les attentes professionnelles de chacun. Par exemple, de proposer à l'un de s'occuper de l'intégration d'une nouvelle recrue, à l'autre de mener une étude de marché et enfin au troisième de prospecter un nouveau marché. Des missions qui leur permettent d'ajouter une corde à leur arc, de développer ou d'approfondir un nouveau domaine de compétence.

Lorsque vous rencontrez votre collaborateur pour lui présenter votre offre de délégation, il est important d'introduire un minimum de formalisme. Evitez à tout prix la discussion devant la machine à café! il est nécessaire d'organiser une réunion durant laquelle vous lui donnerez le péri mètre, le timing, l'objet précis et l'objectif de la mission. Si des blocages apparaissent (temps, difficulté, équipements), rassurez-le dans la mesure du possible. Après avoir pris connaissance des détails de votre proposition, si votre collaborateur donne un avis favorable, alors vous pouvez entrer dans le vif du sujet. Impliquez-le tout de suite en lui demandant comment il voit les choses et pense s'organiser. Si besoin, donnez-lui 24 ou 48 heures pour vous présenter son plan de mission. Ecoutez-le et complétez son plan d'après votre expérience. Il souligne des contraintes? Trouvez des solutions pour faciliter son travail: libérez-le de certaines tâches, donnez-lui les outils pour réussir... Et sachez vous rendre disponible. Dites-lui clairement qu'il peut vous joindre à tout moment si un problème surgit dans la réalisation de ce travail qui revêt une grande importance à vos yeux. Bref, valorisez cette délégation.

L'expert

Jean-Michel Prat, manager de pôle au sein de l'unité marketing et commercial du groupe Cegos, en charge des formations commerciales et management commercial.

Suivez pas à pas la mission et débriefez

Une fois que la mission est entre ses mains, définissez un calendrier de rendez- vous pour faire le point sur son avancement, analysez ce qui a été fait et évoquez ce qu'il reste à faire. Sans oublier de vous tenir au courant de ce qu'il ressent car la délégation n'exclut en aucun cas le contrôle. Mieux, vous avez le devoir de vous assurer qu'il va dans le bon sens. Vous l'accompagnez mais c'est bien le collaborateur qui prend les initiatives que vous aurez préalablement validées ensemble. Sachez que tout échec de sa part est aussi le vôtre. Parce que vous aurez mal identifié les attentes de son équipe, mal évalué sa maturité ou n'aurez pas effectué de suivi adapté.

A l'arrivée, la mission déléguée peut être plus ou moins réussie, mais le collaborateur «ne peut pas avoir échoué»! Et même si le résultat n'est pas entièrement satisfaisant, il n'est pas question de dire au collaborateur que son travail est «mauvais» sous peine d'être dans l'impossibilité, demain, de déléguer à nouveau et de le démotiver à coup sûr. Dans tous les cas, prévoyez un rendez-vous pour débriefer la mission. Cet entretien sera forcément «positif». Interrogez votre collaborateur sur la façon dont il a vécu l'expérience. Vous devez l'amener à verbaliser le processus, les erreurs qu'il a commises, comment il les a corrigées... Demandez- lui ce qu'il ferait si c'était à refaire. Au final, quelle que soit la façon dont la mission s'est déroulée, le collaborateur doit avoir progressé et acquis ou développé une compétence supplémentaire (tout ou partie). N'hésitez pas à le mettre en valeur et proposez-lui, pourquoi pas, de faire une restitution de cette mission lors de la réunion commerciale mensuelle ou si le dossier revêt un intérêt supérieur, devant le comité de direction...

Choisir les bonnes missions à confier à un collaborateur

- Ce que l'on peut déléguer
- La création d'un argumentaire de vente ou d'un manuel de vente
- Le parrainage d'un nouveau venu -Le montage, la préparation ou l'animation d'une réunion
- L'accueil d'un client «spécial» -La mise en place d'une incentive
- Une étude marketing (attaquer une nouvelle clientèle par exemple)
- La proposition de nouveaux outils d aide à la vente
- L étude d un concurrent

- La mise à profit de la visite d'un salon
- La mise en place d'un projet interne (bureautique, réorganisation)


- Ce que l'on ne peut pas déléguer
- La totalité de son budget
- Le choix d'investissements
- La définition des plans stratégiques
- Les tâches qui relèvent de la discipline comme le recadrage d'un collaborateur
- Les embauches
- L'ensemble de la politique qualité et de la définition des standards de qualité
- La définition de la rémunération
- Les missions qui touchent directement à l'image de l'entreprise