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Préparation. Réussir son entretien annuel d’évaluation

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Pour que ce rendez-vous avec votre supérieur soit fertile, révisez vos dossiers chauds, collectez les bonnes informations et faites le point sur votre carrière.

L’entretien d’évaluation – que certains préfèrent appeler entretien annuel d’appréciation ou de progrès – est un temps fort de l’année professionnelle », constate Marc Gosselin, consultant et directeur commercial de Cedar France, société spécialisée dans le conseil en ressources humaines. Et il en sait quelque chose, lui qui a été longtemps de l’autre côté de la barrière comme consultant chez Hay Management et comme directeur des ressources humaines. Pour que tout se passe au mieux avec votre supérieur hiérarchique, pour que ce coup de projecteur porté sur l’année soit fertile, vous devez soigneusement vous y préparer en amont. « Il faut s’y prendre suffisamment tôt – deux semaines au moins avant l’entretien – pour réunir tous les éléments, notamment les chiffres », conseille Jean-Pierre Sartoretti, consultant senior spécialisé dans la professionnalisation des managers, au sein du Groupe BPI Leroy Consultants.

Construire le futur

« Pour se rendre à un entretien annuel sereinement, indique Marc Gosselin, il faut tout d’abord être en accord avec la description de son poste. » Il est donc important que le périmètre de la fonction ait été parfaitement défini au moment du recrutement et des entretiens annuels précédents. De même, les objectifs doivent avoir été clairement annoncés. Un préambule nécessaire pour que la préparation de l’entretien se fasse sur les bonnes bases. « La façon de se préparer à son propre entretien annuel va ensuite dépendre, poursuit le représentant de Cedar France, de la fréquence des points intermédiaires que le supérieur hiérarchique aura organisés avec vous. » Plus ils auront été fréquents, plus la préparation de l’entretien sera facile et rapide. Et plus l’entretien pourra, également, se concentrer sur la construction du futur. Plusieurs sujets seront abordés au cours de cet entretien. D’une part, les résultats de l’année écoulée, ainsi que les objectifs de l’année à venir, à la fois quantitatifs et qualitatifs. D’autre part, l’évolution professionnelle du manager. C’est une règle : l’entretien commence par la partie professionnelle et se termine par les sujets plus personnels. Certes, la main est du côté du supérieur hiérarchique ; néanmoins faites en sorte de commencer par un sujet positif, afin de mettre tout le monde à l’aise. « En amont de l’entretien, le manager commercial doit identifier les points positifs de son bilan, conseille Jean-Pierre Sartoretti. Il doit le faire le plus objectivement possible. » Veillez également à montrer tout de suite que vous maîtrisez vos dossiers. « Pour cela, suggère Marc Gosselin, rencontrez, avant l’entretien, vos collaborateurs, notamment ceux avec qui vous avez des dossiers sensibles en cours. » Ce dernier tour d’horizon vous permettra de tout savoir et d’être complétement à jour sur l’actualité du service commercial. Pour être totalement crédible, vous devez en effet être incollable sur vos chiffres. « Votre supérieur hiérarchique ne doit rien vous apprendre », insiste Marc Gosselin. L’exercice consiste donc à rappeler dans le détail les objectifs, ce qui a été réalisé, puis à expliquer les raisons des écarts observés. Vous devez absolument avoir affûté, le plus objectivement possible, vos explications – chiffres à l’appui – et vos arguments. « Votre argumentation sera plausible et constructive », ajoute Marc Gosselin.

Harmonisez vos chiffres

Il n’est pas nécessaire d’éblouir son interlocuteur sur la forme. L’essentiel se situe bel et bien sur le fond. « Pour votre travail préparatoire, n’hésitez pas à solliciter l’aide de la direction financière », conseille encore Marc Gosselin. Il faut, en effet, harmoniser vos chiffres, qui correspondent en général aux contrats signés, avec ceux dont va disposer votre interlocuteur, tirés des données de la facturation. Vous devez être certain que vous parlerez le même langage et c’est à vous de vous adapter à lui. Autre astuce : une fois que ce travail est fait, préparez quelques fiches indiquant des données clés, notamment sur les dossiers critiques. Munissez-vous également de votre ordinateur portable ou de votre assistant personnel. Posé sur un coin du bureau, il vous permettra éventuellement d’étayer vos dires à l’aide de quelques tableaux.

Envie d’évoluer

Une fois que vous aurez échangé sur la situation présente du service commercial, vous passerez au plan d’évolution future. « Votre supérieur attend de vous que vous lui proposiez une stratégie, une organisation et des outils pour l’année à venir », résume Marc Gosselin. Face à ces nouveaux objectifs que vous fixez, votre entreprise doit mettre des moyens. Un gros travail aura déjà été fait au cours des semaines précédant la fin de la période fiscale, qui correspond aussi à la préparation du budget. Car c’est à ce moment-là que sont évalués les postes de dépenses prévisionnelles et que vos besoins en équipement, en masse salariale, en frais de déplacement, en formation, etc. sont négociés. Selon Marc Gosselin, « en arrivant à l’entretien annuel, qui se déroule en général après, vous devez avoir une idée précise des objectifs que vous vous fixerez et de votre stratégie ». Enfin et surtout, votre réflexion doit porter sur votre évolution personnelle dans l’entreprise. Pêle-mêle, vous serez amené à évoquer le contenu de votre mission, à revenir sur vos responsabilités, à parler de vos projets professionnels, de formation continue... « Si vous avez envie d’évoluer, ajoute Jean-Pierre Sartoretti, c’est le moment d’en parler ! » N’hésitez donc pas à montrer votre intérêt pour des projets transversaux et stratégiques, tels l’implantation d’une filiale à l’étranger, le développement d’un réseau de vente indirecte, la mise en place d’un logiciel de CRM, etc. Faites des propositions dans ce sens, en ayant bien préparé, en amont, votre argumentation. Vous montrerez ainsi votre implication. La rémunération, enfin, viendra clore les débats. « Nous sommes des Latins, rappelle Marc Gosselin, et si le variable est en partie déterminé par l’atteinte ou non des résultats, il peut toujours faire l’objet de négociations. » C’est également le moment de renégocier votre rémunération pour l’année à venir. Fixe, pourcentage de variable, critères d’attribution : tout doit être remis à plat. « Si toutes les décisions ne sont pas bonnes à prendre pendant l’entretien d’évaluation, en revanche n’hésitez pas à tout évoquer », conclut Marc Gosselin.

Témoignage

Hubert d’Ambly, directeur commercial de la société Ortho Plus, fabricant et distributeur de matériel d’orthodontie « C’est dans la convivialité que l’on travaille le mieux » Pour la cinquième année, Hubert d’Ambly s’apprête à passer son entretien de fin d’année avec le p-dg de la société. Et il s’y prépare de façon très sereine. Il reconnaît d’ailleurs passer moins de temps à préparer son propre entretien que celui qu’il fait passer à ses commerciaux. « Nous nous entendons parfaitement bien et les entretiens sont très conviviaux », indique Hubert d’Ambly. On est loin de l’entretien conventionnel tel que la plupart des experts en ressources humaines le décrivent. « La plupart du temps, la rencontre a lieu dans son bureau, mais nous nous sommes déjà retrouvés une fois au restaurant. » L’entretien se déroule finalement de façon décontractée, « sans stress », précise Hubert d’Ambly, qui de ce fait le juge beaucoup plus constructif. Même si Hubert d’Ambly voit très régulièrement tout au long de l’année son p-dg, il n’arrive pas à ce rendez-vous les mains vides. Il vient avec des chiffres et des faits tangibles. Et puis, il identifie ses besoins de formation : « Formation au management, université d’été sur le thème de la rémunération des commerciaux : cet entretien est le moment privilégié pour évoquer ces sujets. »

À retenir

- Faites un point avec votre équipe afin de collecter les toutes dernières informations commerciales. - Soyez incollable sur les chiffres et assurez-vous que vous avez les mêmes que votre supérieur hiérarchique. - Arrivez avec les problèmes et leurs solutions. - N’hésitez pas à montrer votre intérêt pour des sujets transversaux. Si vous voulez évoluer, c’est le moment d’en parler.

Mot clés : entretien | marc gosselin

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Anne-Françoise Rabaud