Préparez-vous à réussir votre entretien annuel d'évaluation

L'entretien annuel d'évaluation est tout sauf un rendez-vous anodin. C'est le moment propice à l'analyse des résultats obtenus au cours de l'année passée (les succès et les échecs), et à la fixation des objectifs et des axes de progrès pour l'année à venir. « C'est également un moment privilégié pour soigner la qualité de vos relations, avec votre hiérarchie », souligne Christian Ract, consultant associé au pôle “dirigeants” chez DBM, société de conseil en évolution professionnelle. L'occasion, par exemple de mettre à plat les éventuelles divergences apparues tout au long de l'année. C'est enfin bien souvent l'occasion d'échanger sur l'évolution de vos compétences et de votre place au sein de l'entreprise. À l'issue de ce face-à-face, en fonction des échanges de points de vue et de l'analyse du passé va se dessiner votre avenir à court terme : attribution ou non d'une formation, promotion interne, prime ou augmentation de salaire, affectation de nouveaux moyens, etc. Donc, pour ne pas être déçu à l'issue de ce rendez-vous avec votre directeur général, Christian Ract conseille de peaufiner la préparation : « Je conseille au manager de coucher ses idées noir sur blanc, en amont de l'entretien, et d'en communiquer une synthèse à son supérieur, quelques jours auparavant. Cette petite note écr i te es t la garant ie d'échanges réfléchis et constructifs qui se situeront au-delà des émotions. Et c'est un bon début pour dégager des consensus. » Certaines sociétés, notamment anglo-saxonnes, ont d'ailleurs institutionnalisé cette pratique. C'est le cas chez l'opérateur télécom Interoute. « Nous disposons d'un formulaire identique, que chacun est invité à adresser à sa hiérarchie », témoigne Philippe Moity, directeur général et commercial d'Interoute France et Suisse qui passe son entretien avec le vice-président Sales & Marketing du groupe basé à Londres. Ce formulaire, également rempli par celui qui mène l'entretien, sert alors de base à la discussion. « Au cours de l'entretien, nous mettons en parallèle les deux grilles complétées », précise de son côté Sélim Zouiten, directeur des ventes de Webhelp. Il ajoute, et c'est rare : « L'entretien se fait chez nous en présence d'un représentant de la direction des ressources humaines qui apporte un regard extérieur et intervient sur la dimension humaine ». Pour Marie Mazerat, directrice de K.Persona, société de conseil en développement du management et des managers, « l'entretien annuel est un moment-clé entre le manager et le managé. Je pense que la présence d'une personne de la DRH ne se justifie pas, car l'échange ne peut pas alors être le même. En revanche, un entretien tripartite est très intéressant lorsqu'il s'agit du développement des compétences. » Lors de l'entretien proprement dit faites le distinguo entre les faits, le ressenti et la part d'analyse.

L'objectivité à tout prix !

Pour que la discussion soit constructive, vous devez avoir mené ce travail en amont. « Il est essentiel de se baser sur des faits tangibles, insiste Marie Mazerat. C'est ce qui permet d'être objectif et donc de développer des argumentaires solides ». Et Christian Ract (DBM) d'ajouter : « Cette objectivité permet également de désamorcer d'éventuels malentendus, de converger avec votre interlocuteur sur les faits. Ça ne règle pas tout, mais c'est un bon début… » Vous pouvez anticiper cet entretien tout au long de l'année en consignant par écrit le résultat de chaque mission ou tâche, les réussites et les échecs. Ces notes permettent de ne pas se limiter, lors de l'entretien, à une analyse des dernières semaines, à ce qui est encore frais en mémoire, mais de faire référence à l'ensemble de l'année. Autre conseil pour que la discussion soit constructive : calez-vous sur le mode de communication de votre interlocuteur. Il est du genre rationnel ? Apportez-lui des faits et des chiffres. C'est plutôt un conceptuel ? Développez la partie relation au sein de l'équipe. Il est actif ? Mettez l'accent sur vos actions, vos résultats… Et puis, pour Christian Ract, c'est un point essentiel, « il faut absolument savoir ce que votre supérieur hiérarchique attend de vous. Pour cela, pendant le travail de préparation, mettez-vous à sa place et identifiez ses attentes ».

Ne pas se tromper sur les moyens à négocier

Au contact permanent des managers, Marie Mazerat (K.Persona), constate que « si les managers analysent, le plus souvent avec minutie, le passé, leurs réussites et leurs échecs, ils négligent parfois de réfléchir, en amont, aux moyens qui ont concouru à leurs réussites. Et sur lesquels il faut mettre l'accent demain. » Elle poursuit : « De plus, ils ont le réflexe de négocier des moyens informatiques ou un recrutement, mais ne se posent pas assez de questions sur l'impact du management. Un manager junior aura peut-être intérêt, par exemple, à demander des entrevues mensuelles avec son N + 1. Le bon moment pour exprimer ce besoin, c'est l'entretien annuel ! » S'agissant du volet rémunération, il y a deux écoles : ceux qui en parlent lors de l'entretien annuel d'évaluation et ceux qui préfèrent repousser la négociation lors d'un autre rendez-vous. Une aberration pour Christian Ract : « Comment parler objectifs commerciaux sans parler rémunération ? » Lorsqu'il est d'usage de l'aborder, il faut attendre la fin de l'entretien pour l'évoquer, avoir passé en revue l'année écoulée pour mesurer la performance et la quantifier. « Dans tous les cas, un entretien annuel d'évaluation ne doit pas prendre la forme d'un rapport de force entre les deux par t ies , met en garde Christian Ract. C'est un lieu d'échanges et de construction, pas de combat ! »