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Rendez votre plénière vivante et attractive

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Point primordial de la convention, la plénière est l'occasion de diffuser vos messages-clés. Malgré tout, ne négligez pas l'aspect participatif afin de stimuler l'attention de votre auditoire.

La convention est le moment idéal pour faire passer votre message dans un cadre différent que celui de l'entreprise. Plus détendus, vos commerciaux sont davantage à l'écoute. Mais ce n'est pas une raison pour bâcler le message. Une fois votre problématique définie et les sujets que vous souhaitez aborder bien calés, reste à réfléchir à la façon de divulguer et faire passer cette information de façon claire. Il est donc primordial de soigner le déroulé de la plénière. Première règle: capter l'attention. Sachant qu'en général, l'attention des participants commence à diminuer au-delà de 40 minutes, il est conseillé de ne pas faire durer votre plénière plus de 90 minutes. Deux heures sont envisageables, si une pause est prévue à mi-parcours. Seconde règle: créer du rythme. Votre plénière doit monter en puissance, car, rappelons-le, son objectif est de mobiliser et de motiver les commerciaux présents par des discours forts et une mise en scène attractive. Accompagnez les interventions de projections d'images, de photos et de «slides» reprenant les points-clés et phrases-chocs. Ces temps didactiques doivent être entrecoupés de projections de vidéos (reportages réalisés sur le terrain, interviews de clients par exemple) ou encore de spectacles de théâtre vivant, etc.

Faut-il un «pro» pour animer une plénière?

Selon les experts, il est préférable de confier l'animation de la plénière à un pro - que ce soit un animateur ou un journaliste - plutôt qu'à un manager «maison». La raison est simple: l'animation est un métier qui ne s'improvise pas. De surcroît, en se déchargeant de la présentation de la plénière, le manager peut se concentrer davantage sur ses interventions et sur les réponses à apporter au public. L'animateur, de son côté, contribue à donner du rythme à la plénière. En effet, maîtrisant parfaitement le timing de l'événement, il assure les transitions ad hoc, met en valeur les participants tout en centralisant les questions du public.

Faites participer l'auditoire

Lorsque vous organisez une plénière, il est important de trouver le bon dosage entre la part d'informations descendantes - obligatoires pour transmettre clairement des messages (rappelons que pour être retenu, un message doit être répété sept fois en moyenne) - et les moments participatifs au cours desquels les commerciaux deviennent, eux aussi, des acteurs de la plénière. Comment les faire participer? Une bonne méthode est de préparer avec certains d'entre eux, en amont, des interviews ou des reportages qui seront projetés le jour J, ou encore de faire monter sur scène une équipe de vendeurs afin qu'elle présente une bonne pratique ou une affaire rondement menée. Il est également intéressant de laisser la place, durant la plénière, à des questions émanant de l'auditoire. Cette démarche permet à tous les participants de prendre la parole et confère un caractère spontané à une plénière qui aura été, par ailleurs, parfaitement orchestrée.

Cas d'entreprise
Plénière de La Poste: Sébastien Loeb, invité surprise

C'est au beau milieu d'une plénière que les commerciaux de La Poste ont appris qu'ils avaient un parrain. L'octuple champion du monde de rallye, Sébastien Loeb, est en effet chargé de soutenir les vendeurs. De quoi créer l'événement, et motiver les équipes... plus que jamais.


Alors que se profilait l'ouverture du marché du courrier à la concurrence en France en janvier 201 1 , les commerciaux de La Poste ont appris qu'ils avaient désormais un parrain pour les soutenir dans ce nouveau défi qui s'impose à eux. C'est lors de la convention force de vente, réunissant les 1 400 commerciaux et télévendeurs de La Poste au Cnit de La Défense, que les équipes ont découvert... qu'elles seront accompagnées, pour la première fois, par un parrain: Sébastien Loeb! Qui d'autre que lui pouvait les aider à piloter ce nouveau projet?
Malheureusement absent lors de la convention, il a néanmoins tenu à être présent en duplex vidéo, au cours duquel il a été très longuement applaudi. Le sportif n'a pas pour vocation d'être sur les supports publicitaires, mais sera présent lors d'événements internes. Toutefois, pour profiter pleinement du contact avec le champion de rallye et pouvoir l'aborder en petit comité, il faudra être membre du tout nouveau Club vendeur, qui regroupera les meilleurs commerciaux de l'année. De quoi placer d'ores et déjà les commerciaux sur la grille de départ.

Répétez avant le jour J

Pour être vivante et donc attractive, une plénière doit être réglée comme du papier à musique. Pas de temps morts, ni de discours trop longs. Une semaine avant le jour J, il convient de rassembler les intervenants afin de finaliser le déroulé de la plénière et de caler l'ordre de passage et le temps de parole de chacun, la diffusion des vidéos, etc. La veille, une répétition générale sur site doit être prévue. De cette manière, les participants peuvent prendre leurs marques sur scène et poser leur voix.

Impliquez la direction générale

Une convention commerciale est un événement d'envergure qui mérite la venue du directeur général. La présence de ce dernier sera appréciée par les vendeurs qui y verront une marque de reconnaissance. Certains membres du comité de direction - selon le thème retenu - peuvent aussi être présents. C'est le cas du directeur marketing en cas de lancement de produit, ou du responsable des ressources humaines dans un contexte de restructuration de l'entreprise. Veillez cependant à ce que la parole soit équitablement répartie entre la direction générale et les managers régionaux afin que les deux discours, l'un théorique, l'autre plus concret, alternent et se complètent.