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Sachez communiquer autour de votre voyage

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Après un voyage fédérateur, qu'il se déroule à l'autre bout du monde ou à quelques kilomètres de vos locaux, veillez à ne rien perdre de ses bénéfices: vous devez faire vivre votre événement dans le temps.

@ FOTOLIA / EFENDI EGEMEN

Selon le type de voyage que vous organisez, la communication sera différente. Deux cas de figure se présentent: soit le voyage est un événement isolé (par exemple un séminaire ou une convention) et nécessite une communication propre ; soit le voyage est la récompense attribuée dans le cadre d'un challenge. Dans ce cas, la communication doit être en phase avec le thème du challenge. Par exemple, cela peut être «Toutes voiles dehors» si vous présentez une stratégie avec un cap à atteindre dans l'année à venir et que, de surcroît, vous emmenez les participants faire du bateau. La communication autour du voyage sera alors déclinée sur un thème marin, avec un logo répercuté sur chaque document (invitations, étiquettes à apposer sur les bagages... ). Sans oublier les médias électroniques. Aujourd'hui, il est presque incontournable de consacrer un site web à un challenge, notamment pour expliquer le règlement du concours, dresser des bilans de l'opération avec un classement des participants et donner des renseignements sur le voyage de récompense. L'objectif: mettre en valeur la destination par une belle présentation et ainsi donner envie aux participants de se surpasser pour gagner. Parfois, la communication découle du lieu lui-même. Par exemple, avec «Sur les traces de Jimi Hendrix à Essaouira (Maroc)»: il s'agit alors de faire redécouvrir un lieu que les participants connaissent déjà, sous un autre angle. En l'occurrence, celui de la musique.

Certains organisateurs de voyage tiennent, par ailleurs, à ménager le suspense autour des destinations. La communication s'organise alors sous forme de teasing: les participants reçoivent des indices à intervalles réguliers, par exemple une fois par mois, qui les mettent sur la piste de leur futur voyage. Il peut s'agir d'une recette de cuisine, d'une expression locale, d'un fruit ou d'une plante typique, etc. Une telle démarche éveille la curiosité des participants.

Faites perdurer le souvenir

Concernant les conventions et les séminaires, l'enjeu repose moins sur le fait de faire venir les participants que sur la satisfaction qu'ils en retireront. Aussi, il ne faut rien laisser au hasard et placer la communication sous le signe de l'information: plaquette détaillée avec le programme, balisage des activités avec le logo de l'événement, kits de travail... Il est également très utile de prévoir un petit cadeau symbolique, remis en fin de voyage, pour remercier vos participants: un produit gastronomique régional, par exemple. A noter: certains voyages adoptent un caractère humanitaire, qui oriente alors leur communication. Qu'il s'agisse de rénover une école ou de livrer des jouets à une crèche, la communication autour d'un tel événement se fait alors de manière très informative: qui va-t-on aider, pourquoi, quelle est la situation et le contexte du pays, comment va-t-on s'y prendre, etc. Un voyage humanitaire se prêtera également plus volontiers à un suivi, post-événement. Car il ne suffit pas de communiquer avant votre voyage événementiel: vous devrez aussi faire perdurer le souvenir, après coup. A minima, envoyez un CD de photos ou un DVD du voyage à chaque participant. Vous pouvez aussi inviter les convives à une séance de projection des photos du voyage, autour d'un cocktail. Dans le cas d'un voyage humanitaire, le souvenir perdure de façon plus intense. Les participants aimeront avoir des nouvelles des personnes qu'ils auront aidées lors de leur expédition, suivre la pousse de la végétation qu'ils auront plantée, ou encore voir comment l'équipement qu'ils auront installé est utilisé. Cela donne du sens à leur déplacement. Toutefois, la communication orchestrée après un voyage ne doit pas durer plus de deux ou trois mois. Car il faut tourner la page, et commencer à préparer l'événement suivant.

Le bilan d'impact événementiel

L'impact d'un événement sur vos équipes se mesure, à condition d'être prêt à se remettre en cause! La société Occurrence propose ainsi un «Bilan d'impact événementiel», en partenariat avec l'ANAé, pour ses agences membres, mais son service est également accessible aux entreprises qui organisent elles-mêmes leur voyage et à toutes les agences événementielles. Occurrence mène une enquête téléphonique au minimum cinq jours après l'événement, auprès de 100 participants. Elle dresse un portrait détaillé de leurs opinions, selon des critères définis avec l'entreprise organisatrice du voyage. Sa valeur ajoutée est d'interpréter les réponses (chiffrées) et de comparer les scores avec ceux donnés généralement pour ce même type d'opération. L'étude coûte environ 4000 euros HT pour 100 personnes interrogées, mais le prestataire s'adapte à des plus petits échantillons ou, à l'inverse, à des panels plus grands.

Cas d'entreprise

Sagemcom: un voyage gravé dans les mémoires


Le voyage en Afrique du Sud de Sagemcom, avec notamment une plongée parmi les requins blancs, a fait l'objet d'une communication en interne aussi bien en amont du projet qu'au retour des commerciaux.


Le voyage de récompense des commerciaux de Sagemcom Documents, spécialiste des technologies liées à l'image, aura finalement duré plusieurs mois. Car si la rencontre des 35 collaborateurs avec les requins blancs au large de l'Afrique du Sud n'a duré que quatre jours, le voyage, lui, a débuté bien avant l'expédition et s'est prolongé à l'issue du périple. Comment? Grâce à une campagne de communication hors pair menée en interne autour de ce voyage pas comme les autres. Une démarche qui s'est déroulée en deux temps. La première phase d'animation a débuté six mois avant l'arrivée des équipes sur le continent africain: charte graphique déclinée autour du thème du requin, vidéos envoyées par e-mail ou diffusées sur des écrans installés dans l'espace commercial, zone dédiée à l'événement sur l'intranet, musique du film Les Dents de la mer installée comme sonnerie sur les portables des commerciaux et teasing très musclé. « Durant cette période, les commerciaux ont reçu un à deux messages par semaine sur le voyage à venir, relate Elise Leporcq-Massart, responsable marketing et communication. Un exemple: alors qu'il gelait chez nous, ils recevaient une alerte mail les informant que le thermomètre avoisinait les 35 degrés en Afrique du Sud. » De quoi tenir en haleine et motiver les participants au challenge. Mais ce n'est pas tout. Dès le retour des heureux gagnants à l'été 2010, la deuxième phase du plan de communication s'est enclenchée. Au programme: la distribution à la force de vente de photos et vidéos prises lors de l'expédition et leur mise en ligne sur la partie de l'intranet dédiée au voyage, l'affichage de posters XXL composés, là aussi, de clichés de commerciaux en Afrique du sud, etc. « Le but était de faire vivre le voyage bien après le retour des 35 vendeurs et de donner envie aux autres d'être dans le top du classement lors du prochain challenge, pour avoir la chance de vivre pareille expérience », poursuit Elise Leporcq-Massart. Les heureux gagnants, enthousiasmés par leur expédition, se sont également transformés en véritables ambassadeurs auprès de leurs collègues, relatant dans les moindres détails leur voyage sensation. Et aujourd'hui, plus d'un an après, le souvenir est toujours vivace. Les pages dédiées à l'événement sont encore actives sur l'intranet. Et certains commerciaux en parlent encore...