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Sachez répondre aux demandes de Dif de vos collaborateurs

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Si ce n'est déjà fait, les premières demandes de droit individuel à la formation (Dif) vont bientôt arriver sur votre bureau. Voici quelques conseils pour y répondre dans les règles de l'art.

Une réforme, plusieurs dispositifs…

Le droit individuel à la formation (Dif) est l'une des composantes de la réfor-me de la formation professionnelle. Elle a abouti à la loi relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social, entrée en vigueur au début de cette année. Désormais, tout salarié disposant d'un an d'ancienneté bénéficie, d'un quota de 20 heures de formation par an, cumulables sur six ans. Les salariés en CDD ont également accès au Dif, prorata temporis, à l'issue de 4 mois travaillés, consécutifs ou non, au cours des 12 derniers mois. Plusieurs dispositifs sont aussi mis en place pour permettre une meilleure gestion des compétences des salariés. Certains sont obligatoires, comme l'entretien de professionnalisation. Un rendez-vous biennal entre le salarié ayant plus de deux ans d'ancienneté dans l'entreprise et son supérieur hiérarchique. Il s'agit alors de faire le point sur son évolution au sein de la société et de l'informer sur les dispositifs de formation; notamment le Dif. D'autres sont facultatifs, comme la période de professionnalisation, visant à favoriser le maintien de la personne en CDI par des formations. Elle s'adresse, notamment, aux salariés ayant plus de 20 ans d'ancienneté et dont la qualification est insuffisante, ou encore à ceux qui envisagent de reprendre une entreprise et aux femmes recommençant une activité. La loi prévoit aussi un suivi très opérationnel qui peut prendre la forme de coaching ou d'un tutorat.

L'objet: le Dif concerne les salariés de plus d'un an d'ancienneté

Le droit individuel à la formation prévoit que tout salarié disposant d'un an d'ancienneté dans l'entreprise dispose d'un quota de 20 heures de formation par an, cumulables sur une période de six ans. Les salariés en CDD ont également accès au Dif, prorata temporis, à l'issue de quatre mois, consécutifs ou non, au cours des douze derniers mois.

Le contenu: priorité au développement des compétences

Sont concernées par le Dif les formations portant sur le développement des compétences du salarié. Les textes parlent “d'actions de promotion, acquisition, entretien ou perfectionnement des connaissances”. Les commerciaux peuvent se former à la prévention routière s'ils sont itinérants ou encore à dénouer des situations tendues avec les clients ou à faire des présentations en anglais. En sont exclues les formations visant à assurer l'adaptation du collaborateur aux évolutions de son poste de travail ainsi que les formations nécessaires au maintien du collaborateur à son poste de travail. Le financement du Dif est imputé au budget formation de l'entreprise. Sont pris en charge par la société le stage, mais aussi les frais de déplacement et d'hébergement.

La réponse de l'employeur: un mois pour dire oui ou non

La réponse a une demande de Dif peut être faite de façon orale ou bien écrite. «Dans le cadre d'une réponse négative, elle devra être rédigée par écrit au plus tard un mois après réception de la demande», explique Marie Eon (ANDCP). Faute de réponse, la demande sera considérée comme acceptée. Par ailleurs, un collaborateur qui se serait vu refuser deux fois une même demande peut tenter un recours de financement auprès d'un Organisme paritaire collecteur agréé (OPCA, Fongecif ou Opacif). Il lui faut, dans ce cas, un justificatif des refus précédents qui doivent être argumentés: objectif incompatible avec celui de la société, problème concernant les modalités du stage (trop loin, mal organisé, etc.)

La date: respecter le délai de réponse

La demande de droit individuel de formation (Dif) de tout salarié doit être adressée à son supérieur hiérarchique. À partir du moment ou vous recevez la demande, vous disposez d'un mois pour y répondre. L'absence de réponse de votre part ou de celle de la direction des ressources humaines sera assimilée à l'acceptation de la demande.

La forme de la demande: orale ou écrite

L'entreprise doit prendre en compte toute demande de Dif de ses collaborateurs, sans exception, quelle que soit leur forme: écrite, remise avec accusé de réception ou orale. «Le courrier écrit n'est pas une obligation», précise Marie Eon, déléguée générale adjointe de l'ANDCP (Association nationale des directeurs et cadres de la fonction personnel). Dans la pratique, les demandes vont se faire oralement ou bien par écrit en fonction de l'entreprise, de sa culture, de sa taille, de son organisation et du type de relation existant entre le collaborateur et son manager. «Pour ma part, explique Marie Eon, je trouve préférable de traiter ces demandes oralement au cours de l'entretien annuel d'évaluation. Le Dif doit permettre de développer le dialogue entre salariés, managers et employeurs, et non pas de créer de la distance.» La demande écrite peut toutefois s'expliquer dans des structures très hiérarchisées, lorsque le manager n'est pas situé sur le même site que le collaborateur qui fait la demande ou dans le cas de tensions sociales.

Le droit à la formation: 20 heures par an

L'action de formation se déroule, par défaut, en dehors des heures travaillées, soit pendant les congés ou RTT. Le salarié bénéficie en contrepartie d'une allocation de formation qui est égale à 50 % de sa rémunération nette. Toutefois, il a la possibilité d'exercer en partie son Dif pendant le temps de travail. Dans ce cas, sa rémunération reste inchangée.