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Tourisme d'affaires : Le compte à rebours est enclenché !

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Fiche réalisée avec le concours de l’agence Top Fun Travel.

J-6 mois, définir le projet Ne mettez pas la charrue avant les bœufs ! Au préalable de toute opération, analysez vos besoins. Il ne s’agit pas de briefer un prestataire en lui déclarant : “J’organise mon sempiternel séminaire de force de vente en janvier, trouvez-moi des activités connexes à leur proposer.” Mais, déclarez plutôt : “Notre entreprise vient de fusionner. De nouveaux commerciaux intègrent l’équipe. Ma force de vente est déstabilisée. J’ai besoin de la redynamiser.” Plus vos objectifs seront précis, plus le séminaire sera bâti autour d’activités sportives ou culturelles pour les satisfaire : courses contre la montre de kart pour stimuler l’esprit de compétition, olympiades ou chasse au trésor pour favoriser le travail d’équipe, etc. À ce stade de la réflexion, identifiez également quels sont les interlocuteurs à satisfaire : la direction générale, les participants, l’animateur, etc. J-6 mois, ce n’est pas fini... Attelez-vous ensuite à la rédaction du cahier des charges. Il comprendra 17 chapitres, pas moins. Au sommaire : objectifs, stratégie de communication de l’entreprise dans laquelle l’opération s’intègre, cible (âge, sexe, goûts, activités sportives pratiquées, etc.), nombre de participants, budget, genre de lieu recherché (hôtel, village de vacances, etc.), pays, région ou distance maximale envisagée, environnement souhaité (mer, montagne, etc.), période, forfaits (journée d’étude, résidentiel, etc.), besoin en salles, équipements requis, acheminement des participants, besoins particuliers, restauration, activités (sportives, culturelles et ludiques) et soirées (spectacle, jeux, etc.). J-5 mois, chercher votre partenaire Le document dactylographié en poche, partez à la recherche de votre partenaire : agences conseil en animation, en tourisme d’affaires, prestataires spécialisés, etc. Bouche à oreille, lecture de la presse spécialisée, guides, etc. vous aideront à débusquer les perles rares. Réunissez trois ou quatre agences en appel d’offres. Accordez-leur quinze jours de réflexion. Récoltez les “recos” et choisissez l’agence avec laquelle vous avez envie de travailler. J-3 mois, repérer Effectuez avec votre agence un séjour de repérage. Testez l’hôtel, ses équipements et matériels, les transports sur place et la restauration. “Goûtez” aussi aux activités sportives, culturelles ou ludiques proposées. Vérifiez le timing de l’opération en veillant à l’équilibre du programme qui doit alterner détente et concentration. J-2 mois, valider Après avoir adapté le programme, finalisez enfin les détails avec votre partenaire. Puis, débloquez un acompte. C’est en effet le seul moyen de réserver toute la logistique ! Après confirmation, informez les participants de la tenue d’un séminaire. Communiquez-leur les dates et la destination. À deux semaines du jour J, ultime réunion avec votre partenaire pour régler les derniers détails du départ et de l’accueil.

Qui fait quoi ? Agences conseils. Elles vous proposent une opération clé en main, de la conception d’animations sur mesure à la gestion de la logistique. Prestataires spécialisés. Producteurs d’animations, certains sont spécialistes des sports mécaniques ou “natures”, d’autres de la conception de jeux. Les contacter directement évite de rémunérer une agence, mais assurez-vous que leurs activités sont en adéquation avec vos objectifs. Loueurs de matériel. Leur métier : la location “pure et dure”, pas la livraison d’une prestation clé en main. Les sites. Certains établissements proposent des “activités” gérées par des partenaires. Connaissant leur région, ils ont de bonnes idées pour en exploiter le potentiel.