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Traitement informatique des adresses: les règles à respecter

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Améliorer la qualité de ses adresses constitue, pour tout responsable de fichiers, une opération stratégique. Mais certaines règles juridiques doivent être respectées. Revue de détails.

Le traitement informatique des adresses contenues dans une base de données est essentiel pour limiter le taux de NPAI («n'habite plus à l'adresse indiquée», NDLR) et améliorer le retour sur investissement des campagnes de marketing direct. Un procédé qui s'inscrit également dans une démarche juridique, souvent peu connue des acteurs de ce secteur, mais qui reste toutefois un élément-clé.

A la question «Existe-t-il un droit pour le traitement informatique de l'adresse (TIA)?», on peut ainsi apporter différentes réponses. Certains acteurs du secteur du marketing direct répondent un «oui» sans nuance en songeant, bien évidemment aux grands principes de la loi informatique et libertés et, plus particulièrement, aux obligations de suppression ou de mise à jour des adresses obsolètes, ou encore aux règles de sécurité et de confidentialité qu'impose cette loi. D'autres peuvent penser aux difficultés rencontrées lors d'opérations de traitement d'adresses, telles que le retard ou les prestations non conformes aux traitements demandés, pour arguer du fait que la loi, en ce domaine, est assez peu efficace. Même si le droit des contrats apporte bien souvent des solutions à ces difficultés rencontrées.

Le TIA: une opération obligatoire

Sachez toutefois que traiter les adresses des bases de données ou des fichiers pour améliorer l'acheminement du courrier ou en améliorer le taux de retour est une démarche obligatoire, eu égard à la loi informatique et libertés. En effet, cette démarche a pour but de disposer d'adresses de qualité, c'est-à-dire mises à jour, complètes et, si possible, correctes.

Tout un chacun sait que les personnes fichées disposent de très nombreux droits comme les droits d'information, d'opposition, d'accès, d'oubli ou de suppression. C'est ainsi que, par exemple, concernant des informations erronées ou dont la finalité du traitement aurait expiré, les juges, mais également la loi, offrent la possibilité à toute personne fichée de demander le verrouillage de ces données ou leur suppression définitive. Mais peu d'acteurs du marketing direct connaissent l'obligation légale de disposer de données à jour et complètes.

Le traitement de l'adresse est une obligation que la loi a consacrée, dans son article 6, puisqu'elle y précise que les données doivent être «exactes, complètes, et si nécessaire, mises à jour; les mesures appropriées doivent être prises pour que les données inexactes ou incomplètes au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées ou traitées soient effacées ou rectifiées». Ainsi, cette obligation s'impose de plein droit à tout propriétaire de fichiers. Le non-respect de ces dispositions légales peut engendrer des sanctions très lourdes, puisqu'il peut s'agir de peines d'emprisonnement mais également de sanctions pénales ou civiles, ou de condamnations prononcées directement par la Cnil. Aucun acteur ne peut donc ignorer l'obligation de mettre à jour régulièrement ses données, puisque, comme les responsables de fichiers, les prestataires de services doivent, en tant que conseillers, en informer leurs clients.

Un encadrement contractuel impératif

Encadrer l'ensemble des relations entre les différents intervenants lors du traitement de l'adresse est également impératif. En effet, cette opération peut être confiée à un prestataire de services, avec qui un contrat devra être obligatoirement conclu. Elle peut également nécessiter de s'appuyer sur des fichiers ou des référentiels de tiers, comme ceux proposées par le SNA (le Service national de l'adresse est une structure créée par La Poste pour veiller à l'amélioration de la qualité des fichiers d'adresses], ou encore sur des logiciels de RNVP (restructuration, normalisation, validation postale). Or, ces éléments sont protégés par des droits qu'il importe de connaître afin de savoir quelles sont les opérations autorisées, pendant combien de temps, etc. Des droits qui peuvent faire l'objet de contrats spécifiques ou exister du fait de contrats-cadres.

Examiner ces contrats est donc essentiel pour définir le rôle des intervenants, les prestations à réaliser ainsi que les modalités afférentes, en termes de prix, de délais, de modalités selon lesquelles les fichiers, référentiels et logiciels sont mis à disposition. Bien évidemment, une définition très précise de la responsabilité et des garanties de chacun des intervenants devra également être précisée. Enfin, les obligations juridiques désormais imposées par la loi informatique et libertés devront être prévues. S'assurer de disposer de contrats clairs et précis est, dès lors, une obligation lors du traitement des adresses.

L'expert

Brigitte Misse est avocat auprès de la cour d'appel de Paris.
brigittemisse-avocat@orange.fr