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Visioconférence de groupe

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Une demi-heure pour aller à l’aéroport, une heure d’attente, deux heures de voyage, deux heures de discussion... et le retour. Pour assurer un rendez-vous en face-à-face auprès d’un grand compte européen, il faut prévoir une journée. Se rendre virtuellement dans le bureau du client évite ces déplacements, longs et souvent fatigants. C’est pourquoi la visioconférence est devenue monnaie courante dans les groupes internationaux.

Le gain de temps et la baisse notoire des coûts de déplacements restent les deux avantages les plus visibles de la visioconférence. Cependant les sociétés, même de petite taille, équipent désormais leurs services commerciaux et marketing pour d’autres raisons que le seul gain de temps : pour organiser des échanges entre trois sites en simultané, pour suivre plus facilement des équipes de vente dispatchées sur le territoire national, pour discuter à plusieurs et à distance d’une nouvelle campagne marketing, ou encore pour suivre facilement ses grands comptes. Techniquement, les systèmes de visioconférence de groupe (contrairement à la visio individuelle, de PC à PC) sont à choisir en fonction du nombre d’utilisateurs prévus et du nombre de sites à connecter. Le matériel nécessaire : une télévision, une caméra placée au-dessus de l’écran, un codeur-décodeur qui permet de compresser puis de décompresser l’image, et une ligne soit numéris soit issue du réseau local. À partir de là, il faut adapter le matériel en fonction de l’utilisation prévue, en “point à point”, qui met en rapport deux sites ou en “multipoints” qui connecte plusieurs sites. Dans ce cas, il faut le plus souvent acheter ou louer un serveur pour gérer les communications – ce qui est réservé aux très gros utilisateurs. Sinon, il est possible de connecter quand même différents sites mais en augmentant d’autant les coûts de communications. “Entre qualité et coût, il faut prendre en compte tous les critères, précise Vincent Bertaud, responsable marketing et communication du fabricant de systèmes PictureTel. Le choix s’opère en fonction de la fréquence et de la durée des connexions, du tarif des communications, de la qualité des transmissions, mais aussi du nombre de sites connectés et encore du niveau de salaire des utilisateurs.” Malgré quelques bases techniques à connaître (les normes H 320 et H 323 régularisent les échanges de voix et d’image et la norme T 120 celle des données), les solutions de visiocommunications se sont démocratisées. Les constructeurs proposent des gammes variées, destinées aussi bien à de grandes visioconférences de salles qu’à des utilisations particulières. On trouve désormais des codeurs/décodeurs légers, avec la caméra intégrée, à poser simplement au-dessus du poste de télévision.

À qui s’adresser ? De nombreux constructeurs se disputent le marché de la visioconférence : le choix s’opère en fonction de la largeur de leur gamme et de leurs services associés. On peut citer Picture Tel, Sony, 3M, Intel, Sagem, Panasonic, Tandberg, Nokia, etc. Coordonnées dans le hors série Nouvelles technologies d’Action Commerciale.

1. Le matériel Dans le choix du matériel, étudier les fonctionnalités de la télécommande pour s’assurer d’une prise en main rapide. Les accessoires indispensables : un tableau mural électronique, un partage couplé de données enrichissent la réunion. 2. L’installation Où sera installé le matériel de visiocommunication de groupe ? Dans une salle de réunion ? Prévoir un système très performant. Dans un bureau individuel ? Un matériel “plug and play”, léger et facile d’utilisation, est à préférer. 3. Faciliter l’échange La caméra sur la télévision se pilote à distance. Grâce à une reconnaissance vocale, elle peut souvent zoomer automatiquement sur la personne en train de parler, ce qui permet aux interlocuteurs de suivre facilement la conversation.