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Visiter un salon efficacement

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Les salons professionnels sont de formidables outils de travail… pour peu qu’on en maîtrise le mode d’emploi. Une visite de salon efficace se prépare soigneusement et se gère avec minutie. Rétro-planning idéal pour un déplacement réussi.

La visite des salons professionnels ne se fait plus en dilettante. L’époque où ces déplacements étaient surtout prétexte à préparer un week-end sous d’autres cieux est bien révolue. Aujourd’hui, c’est au pas de charge que les visiteurs en parcourent les allées, bien décidés à profiter pleinement des possibilités de rencontre que leur offre la manifestation. Si, dans l’ensemble, les affaires se concluent moins souvent directement sur les stands, les contacts se nouent, et exposants comme visiteurs travaillent d’arrache-pied durant ces journées. Il faut dire que, de part et d’autre, l’investissement est souvent important. L’entreprise “visiteuse” doit en effet financer le coût des entrées, des déplacements, de l’hébergement, etc. Un coût généralement bien amorti au vu du gain de temps permis par ces formidables outils de travail que sont les salons professionnels. Encore faut-il savoir s’en servir, afin d’en tirer le meilleur parti. J-60 : se fixer des objectifs En guise de préalable à la décision de se rendre sur un salon professionnel, il faut définir précisément le ou les objectifs que vous vous fixez, et qui motivent votre déplacement. Vous validerez aussitôt avec les organisateurs, leur site web ou les documents mis à votre disposition, que la manifestation vous permettra bien de remplir votre cahier des charges. Avant de vous inscrire à Expoco dans le seul but d’y rencontrer un prestataire en cartes de paiement corporate, assurez-vous que l’offre en la matière est bien significative, et non limitée à un ou deux exposants non encore validés. Ne soyez pas trop “hexagonal” dans votre recherche : mieux vaut parfois se rendre sur un salon international, mais leader sur le secteur qui vous intéresse, que de se cantonner à une rencontre franco-française un peu limitée. En fonction des objectifs fixés, vous serez alors à même de déterminer le nombre et la nature des collaborateurs que vous souhaitez emmener : le DRH pour un salon sur le recrutement commercial, le directeur financier pour les logiciels de gestion de flottes, certains de vos collaborateurs pour une manifestation “techniques de vente”, etc. Vous pourrez alors distribuer les rôles à chacun. J-45 : se pré-inscrire Si votre faculté d’anticipation ne dépasse pas le mois, veillez néanmoins à vous pré-inscrire suffisamment tôt pour que le badge d’entrée ait le temps de vous parvenir. Quinze jours avant le début de la manifestation, au plus tard. Cette petite précaution vous permettra de gagner un temps précieux en évitant les files d’attente aux guichets d’inscription à l’entrée du salon. Vous pourrez de même vous pré-inscrire aux conférences, séminaires, forums qui vous intéressent. Votre emploi du temps se structure de lui-même, vous savez dès lors quelles plages horaires vous restent disponibles pour la visite des stands. Renseignez-vous également à ce moment sur ce que le salon peut mettre à votre disposition pour “garder le contact” avec votre bureau. La plupart offrent un équipement bureautique de base ; certains proposent également de vous doter d’une adresse e-mail, accessible par un code pin pendant la durée de votre visite. Intéressez-vous aussi aux manifestations “périphériques” au salon : de la soirée de gala à la visite d’usine, les opportunités de nouer des contacts et de faire du business ne se présentent pas seulement dans l’enceinte du salon. J-30 : réserver Si le lieu de l’exposition n’est pas proche de votre domicile, veillez à réserver l’avion, le train, l’hôtel… L’organisateur du salon met souvent à la disposition des visiteurs des services de réservation clé en main à des tarifs négociés : un important gain de temps et d’argent. Si vous optez pour le train, vous pourrez bénéficier de tarifs avantageux en vous y prenant réellement un mois à l’avance. Si vous choisissez l’avion, attention au surbookage ! Les compagnies aériennes vendent souvent plus de billets qu’il n’y a réellement de places dans l’avion, en déterminant un taux de désistement. La pratique courante dans les entreprises d’acheter deux billets week-end croisés plutôt qu’un seul en semaine les y incite vivement… Ce taux est souvent calculé par un logiciel qui ne sait pas forcément que le lundi 30 février est le premier jour du plus grand salon international de call centers à Pétaouchnok. Si, justement, vous n’aviez prévu que d’y passer une seule journée, mieux vaut ne pas prendre le risque d’être contraint de prendre un vol en milieu ou fin de matinée : il est préférable de payer alors le billet un peu plus cher. Côté parc hôtelier, la règle du jeu varie en fonction des périodes de l’année. À Paris, par exemple, les mois d’octobre et novembre sont très chargés. Mieux vaut alors s’y prendre deux mois à l’avance, afin d’être sûr d’être bien “placé”. J-15 : prendre des rendez-vous Deux semaines avant la manifestation, vous pouvez vous procurer une liste complète des exposants, afin de préparer votre plan de visite, et attribuer précisément à chacun ses missions. Prenez rendez-vous avec les “incontournables” : vous êtes alors assuré de voir l’interlocuteur qui vous intéresse, et d’éviter de vous casser plusieurs fois le nez sur le stand parce qu’il est occupé ou en train de déjeuner. Certains organisateurs de salon peuvent faire ce travail pour vous, soit avant, soit pendant le salon. Par exemple, vous leur communiquez tout ce que vous souhaitez faire sur le salon, et vous obtenez un “panier” personnalisé, avec un parcours idéal, une proposition d’emploi du temps… Ce type de prestation est le plus souvent proposé sur le site web des organisateurs. Le jour J : préférez-le à J+1… Statistique inexpliquée : le premier jour des salons est toujours moins fréquenté que les suivants. Mieux vaut donc ne pas remettre au lendemain… À éviter autant que possible : le dernier jour, car les exposants commencent souvent à plier bagage vers 16 heures. Si vous êtes proche du lieu de l’exposition et prévoyez de n’y passer que quelques heures, le créneau du déjeuner est souvent un moment creux, à privilégier. Si vous venez de plus loin, le fait de déjeuner sur le salon est conseillé : là aussi, il se noue des contacts commerciaux. Préférez le taxi ou mieux, les transports en commun, pour arriver au lieu de la manifestation : les parkings des lieux d’exposition sont souvent bondés, les accès par route, encombrés, alors que le site est toujours très bien desservi par le métro ou le bus, avec souvent une signalétique spécifique au salon dès l’aéroport ou la gare, voire même des services de navettes gratuites spécialement affrétées pour l’occasion. La tendance actuelle n’est pas à la signature de contrat sur les stands : votre visite aux exposants a plutôt pour objet de dégrossir le projet de collaboration. Réservez votre visite aux stands presse pour la fin : autant ne pas vous surcharger pendant votre longue marche entre les stands. Et après… Un certain suivi s’impose pour rentabiliser l’opération. Si vous avez emmené vos troupes, demandez-leur un reporting. Faites rapidement le ménage dans les cartes de visite raflées, tant que votre mémoire des contacts est encore fraîche. La logique commerciale veut que ce soit aux exposants de reprendre contact avec vous. Mais rien ne vous empêche de prendre les choses en main, si le temps vous presse. Enfin, accordez quelques instants aux enquêtes de satisfaction à remplir, adressées par les organisateurs du salon : elles n’ont pour but que de mieux vous servir à la prochaine session…

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