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pour réduire les frais de déplacements

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1 Se réunir à distance avec les outils audio, web et vidéoconférence

La hausse des prix à la pompe a de quoi agacer plus d'un directeur commercial auquel sa direction demande de «resserrer les boulons» et de dépenser moins! Et si vous organisiez votre réunion commerciale hebdomadaire en audio, Web ou vidéoconférence?

A titre privé, beaucoup de personnes ont désormais pris l'habitude d'utiliser des solutions comme Skype permettant de communiquer à distance via la voix sur IP. L'outil, certes gratuit, n'est guère professionnel puisqu'il ne garantit pas la qualité du réseau pendant la connexion. Au contraire, il existe sur le marché des solutions professionnelles proposées par des prestataires qui non seulement s'engagent sur le bon fonctionnement du service tout en proposant un accompagnement à sa prise en main et une assistance pendant son utilisation. C'est par exemple, le cas de l'offre d'Arkadin qui commercialise « un service d'audio et/ou de webconférence aux entreprises avec un taux de disponibilité de 99,97 % » affirme Stéphane Maupetit, directeur commercial d'Arkadin. L'utilisation du réseau téléphonique traditionnel limite les risques de coupure.

L'arrivée de la vidéo HD

Les premiers prix du marché concernent les services d'audioconférence. Arkadin ouvre ainsi les portes d'une salle d'audioconférence virtuelle à 0,09 centime d'euro la minute par participant services compris (accessibilité, assistance, communication à l'international). Le service est utilisable sept jours sur sept et 24 heures sur 24. L'avantage de l'audioconférence est qu'elle ne nécessite aucun investissement: les participants ont simplement besoin d'avoir un téléphone à touche ou un clavier numérique tactile. Reste que la communication téléphonique ne supprime pas l'impression d'être à distance et il n'est pas rare que les membres ne soient pas totalement immergés dans la séance de travail.

Pour rendre les réunions plus efficaces, faire des présentations, partager des documents, les enrichir ou y apporter des corrections, mieux vaut opter pour un service de webconférence. Le manager à l'initiative de la réunion peut alors montrer ses présentations au format PowerPoint ou PDF, partager ses tableaux Excel ou ses documents Word à l'ensemble de sa force de vente connecté. Mieux, il peut laisser la main à un participant, qui peut alors entrer ses propres données dans le fichier. A la fin de la réunion, le document initial a été enrichi par les contributions des différents intervenants. La seule condition préalable pour les participants est de disposer d'un ordinateur et d'une connexion Internet, leur permettant de visualiser les documents, d'enregistrer les fichiers échangés, etc. Côté tarif, la solution de webconférence GoToMeeting de Citrix Online est commercialisée sous la forme d'abonnement annuel (372 euros HT) ou mensuel (39 euros HT par mois) et accepte jusqu'à quinze participants. Le prestataire qui vous promet de «travailler plus en dépensant moins», met en avant la possibilité de démarrer une réunion instantanée en un clic sur le bouton «Se réunir maintenant» sur Mac ou sur PC ou de programmer la réunion (planification ponctuelle, récurrente et planification intégrée via Microsoft Outlook®). Pour compléter son offre, le prestataire annonce l'arrivée de GoToMeeting HDFaces, la solution de visioconférence en HD courant 2011. Car, avec la vidéoconférence, les participants peuvent se voir, il leur suffit de s'équiper d'une webcam. « Rien ne remplace la réunion physique, mais la vidéo permet de voir son commercial, d'observer ses mimiques, de se rendre compte de son état d'esprit, de vérifier s'il a la pêche, et pour un manager c'est essentiel! » affirme François Moise, responsable du pôle web collaboratif de Cisco. Depuis le début 2011, Cisco a doté son service WebEx de haute qualité vidéo, ce qui « permet à l'organisateur de la réunion de vérifier en scrutant les visages si les échanges ont bien été compris, d'observer les réactions après une annonce, etc. » indique François Moise. Chez Cisco, le premier prix d'une licence WebEx démarre à 38 euros par mois et par poste. La solution fonctionne en self-service: le directeur commercial n'a qu'à envoyer un lien à ses forces de vente et en un clic la réunion peut démarrer. Arkadin, de son côté, commercialise la licence de vidéo conférence à 15 euros par mois et par poste équipé.

Animation et fonctionnalités collaboratives

Côté animation, la web et la vidéoconférence offrent davantage de fonctionnalités que l'audioconférence pour permettre au manager de piloter la réunion. Ainsi, avec la solution Open Vidéo Présence d'Orange Business Services, l'animateur de la réunion peut modérer les échanges, couper le micro d'une personne si celle-ci est à l'origine de perturbations (si elle se trouve dans un environnement bruyant par exemple) ou de plusieurs participants s'il veut échanger en privé avec un seul interlocuteur.

Arkadin met en avant une fonction de messagerie Chat permettant à deux intervenants d'échanger en «privé» sans que leur dialogue ne perturbe la réunion. Autre avantage, aujourd'hui les solutions fonctionnent sur les Smartphones et les tablettes pour faciliter la vie des commerciaux itinérants. Par exemple, la solution WebEx de Cisco est désormais disponible en mode webconférence sur iPhone et en mode vidéoconférence sur iPad et sur la tablette Cisco Cius. La réunion peut ainsi être suivie en véritable situation de mobilité. Compte tenu de la taille de son écran, la fonctionnalité a été réduite pour l'iPhone à la webconférence. La solution Open Vidéo Présence d'Orange Business Services, jusqu'ici réservée aux utilisateurs de salles de visioconférence, est désormais ouverte aux utilisateurs en situation de mobilité, mais seulement à partir d'un ordinateur.

Pour une réunion sereine, optez pour la conciergerie

Pour vous accompagner, Orange Business Services met à disposition des utilisateurs d'Open Vidéo Présence un service de conciergerie.

Ce service permet de réserver une date et une plage horaire via un portail Web dédié et d'inviter les participants en leur adressant un e-mail contenant le lien sur lequel cliquer pour entrer dans la salle. Trente minutes avant la réunion, le concierge teste les équipements, quinze minutes avant le début de la séance, il se connecte en visioconférence pour guider l'animateur. L'assistance est assurée tout au long de la réunion: le concierge peut ainsi en rallonger la durée, faire entrer un nouveau participant, régler le son ou l'affichage. Les concierges sont certifiés par les principaux constructeurs du marché (Cisco, Polycom, Tandberg).

Chez Arkadin, l'assistance dispose d'une console de pilotage et intervient au cas par cas, en faisant entrer un membre qui ne disposerait pas, là où il se trouve, d'un téléphone à touche lui permettant de saisir les codes exigés par exemple. « Chaque pays où nous commercialisons le service dispose de son call center, les téléopérateurs parlent donc la même langue que l'entreprise utilisatrice » indique Stéphane Maupetit. N'oubliez pas de tenir compte de ces services, qui font la différence, dans vos critères de choix.

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2 Les solutions d'optimisation de gestion de tournées P. 6

Les atouts des salles immersives

Alternative aux solutions de vidéoconférence, les salles «immersives» de visioconférence favorisent les réunions «grandeur nature». Orange Business Services a mis au point une offre de visioconférence, Téléprésence, dédiée aux entreprises qui souhaitent disposer d'une salle de réunion équipée de mur d'images. L'opérateur propose un choix de cinq modèles de salle de réunion entièrement équipée (écran plasma 65 pouces, table, chaises). « Tout a été conçu pour rendre l'expérience optimum: l'aménagement de la salle, la prise de son, la fluidité des communications sans décalage entre les temps de parole » précise Véronique Dompe-Valette qui admet que ce service est plutôt choisi par les VIP des grandes entreprises, comités de direction et équipes de projets.

De plus en plus, les prestataires mettent en place un service d'assistance pour guider les utilisateurs

De plus en plus, les prestataires mettent en place un service d'assistance pour guider les utilisateurs

2 Les solutions d'optimisation de gestion de tournées

Autre moyen pour limiter les coûts de vos déplacements: déterminer les meilleurs itinéraires pour les tournées de vos commerciaux. Kilomètres parcourus en trop, temps de parcours entre deux visites clients élevés, perte de temps dans les bouchons... Si la vie des commerciaux sur la route n'est pas de tout repos, pour leur manager, elle rime avec charges financières improductives. Or, il existe des solutions pour optimiser la gestion des tournées. Dans l'idéal, tout commence avec une remise à plat de la sectorisation.

En dotant l'entreprise d'un logiciel adapté, vous pouvez redistribuer les cartes, valoriser les portefeuilles, tout en réduisant les dépenses. C'est du moins ce que préconise Patrick Chauvel, responsable commercial optimisation des forces mobiles de Geoconcept: « L'optimisation de la mobilité s'opère en trois étapes: l'analyse de l'existant après avoir cartographié l'activité (en plaçant les contacts clients et prospects sur une carte), la réorganisation du service - avec la détermination de secteurs compacts - et enfin la phase opérationnelle de prise de rendez-vous et gestion des tournées ».

Optimiser la prise de rendez-vous

Les solutions d'automatisation de planning permettent de fournir aux commerciaux une cartographie détaillée de leur itinéraire, de planifier leurs plans de prospection sur plusieurs semaines et d'optimiser ainsi l'ordre des visites, de définir des plannings performants en intégrant des rencontres en collaboration (un commercial et un manager ou un commercial et un technicien) en fonction des disponibilités des intervenants. Bertrand Eichinger, directeur marketing d'Opti-Time, en est convaincu: « pour réduire les coûts, il faut importer les données propres à l'entreprise - typologie des entreprises clientes, horaires de travail des forces de vente, temps de pause, temps passé en moyenne chez un client, consommation des différents véhicules, etc. - afin de déterminer la répartition optimale des tournées ». La meilleure tournée est celle qui diminue le nombre de kilomètres, tout en tenant compte des autres types de frais de déplacement, le nombre de nuitées par exemple.

Le logiciel d'automatisation et d'optimisation des tournées TourSolver est commercialisé à partir de 3 000 euros HT pour la gestion d'une dizaine de commerciaux, auxquels s'ajoute un contrat de support et de maintenance, facturé à hauteur de 18 % de la valeur de la licence choisie. Cette option vous permet de bénéficier de la mise à jour annuelle des cartes, des corrections en cas de bug, etc. « Certaines entreprises ont pu réduire jusqu'à 30 % le nombre de kilomètres parcourus par leur force de vente » indique Bertrand Eichinger. La solution comprend la gestion des quotas horaires par service. Le manager indique le nombre d'heures maximum par jour ou par semaine et peut ainsi gérer tous les plannings. Le moteur d'optimisation des tournées TourSolver inclut un indicateur qui quantifie les rejets de gaz à effet de serre liés aux tournées calculées. Il prend en compte le type de véhicule, sa consommation et le type de carburant utilisé.

La version 4.5 de GeoScheduling Suite (GSS) de Geoconcept (prix non communiqué) présentée fin mars 2011 apporte son lot de nouveautés. Grâce au moteur d'optimisation, le téléopérateur chargé de «caler» les visites clients, peut intégrer de nouveaux rendez-vous tout en réorganisant les plannings. L'outil choisit la meilleure solution selon deux critères: ajouter le moins de kilomètres à la tournée et garantir une date la plus proche possible. Car, indique Patrick Chauvel « il n'est pas question de faire attendre le client ». Dans leur planning, les commerciaux peuvent attribuer une notion de fréquence à leurs visites en fixant un espacement temporel et ajouter les disponibilités des entreprises. De son côté, la suite Map & Market de PTV Loxane (module Analyst) mise à jour en juin 2010 et commercialisée à 1 990 euros HT par poste (tarif dégressif en fonction du nombre) permet désormais de bloquer une plage horaire lors de la prise de rendez-vous. « Lors du calcul de zones isochrones, il est possible de créer des restrictions avec différents profils horodatés. Cette nouvelle fonction offre la possibilité de construire des zones selon les jours et heures et d'envisager des actions plus adaptées aux clients » indique Delphine Gaudin, responsable des relations extérieures de PTV Loxane.

Des outils dédiés aux terminaux mobiles

Grâce à la nouvelle version Map & Market 9.0 de PTV Loxane, sortie en janvier 2011, tous les collaborateurs peuvent consulter les résultats sans disposer d'une version du logiciel sur leur poste de travail. Car, les cartes représentant les territoires peuvent être affichées dans Google Earth. Après un enregistrement de la carte PTV Loxane au format KML de Google il suffit de la faire «glisser-déposer» pour lire le fichier dans Google Earth et ainsi l'afficher. De son côté, la solution GeoScheduling Suite (GSS) de Geoconcept permet une utilisation en situation de nomadisme grâce à l'intégration du module Weelog - qui permet de développer des applications sur PDA pour éditer une feuille de route, géolocaliser les sites - et la possibilité d'interfacer la GSS sur le GPS (TomTom, Garmin... ). Enfin, une interface web a été ajoutée, prenant en compte la position géographique du commercial, pour gérer les urgences et les imprévus. « Les temps calculés sont les durées de parcours professionnels qui tiennent compte de la réalité des encombrements » glisse Patrick Chauvel. De son côté, le portail Opti-Time Mobile permet une intercommunication entre les équipes terrain, possesseurs de terminaux mobiles, et les équipes en charge de la planification, utilisateurs d'Opti-Time Resource Management Suite: transmissions des missions, synchronisation du planning, compte rendu. Ce portail est intégré à la solution d'Opti-Time. Son affichage est optimisé pour tous types de Smartphones. Un nouveau venu sur le marché, Chronolink, développe le système DriveMeTo lequel comprend une interface permettant au manager de consulter l'activité des itinérants et de leur transférer des informations, et au commercial sur la route de travailler en temps réel grâce à un terminal mobile. Une solution dédiée aux forces de vente itinérantes «DriveMeTo Business», est commercialisée sous forme d'abonnement, 45 euros HT par mois pour un engagement de 36 mois (ou 1,50 euro HT par mission sans engagement). Ce système, relié au CRM, propose automatiquement aux commerciaux la visite d'un client ou prospect déterminée par sa proximité géographique, son historique de visite et la stratégie marketing de son entreprise. Une fois le rendez-vous honoré, le commercial peut saisir en temps réel les informations commerciales à «remonter» au siège sur son PDA qui le guide vers une nouvelle visite.

Tout en réduisant la consommation kilométrique, ces outils favorisent l'efficacité des commerciaux puisqu'ils passent plus de temps en clientèle.

@ FOTOLIA / ROLAND

Les logiciels de gestion de tournées permettent de réduire le nombre de kilomètres.

Les logiciels de gestion de tournées permettent de réduire le nombre de kilomètres.

Mot clés : euro

Véronique Méot