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Mise sous pli : le volume détermine l'équipement

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Le marché de la mise sous pli est plutôt stagnant », assure Yves Bernède, gérant de la société AMS, fabricant français de machines de mise sous pli pour les professionnels de la VAD. Il faut dire que, d'une façon générale, le marché du courrier est en perte de vitesse et que les entreprises hésitent à investir dans des équipements neufs. « Pour les PME, qui constituent notre cible principale, nous faisons également du reconditionnement de machines industrielles (dites machines à bras) : nous changeons les pièces usées et remettons en état la mécanique et l'automatisme. » Procédé qui permet à des VADistes de s'équiper à des tarifs de 50 à 80 % moins élevés que pour du matériel neuf. Ces machines de mise sous plis professionnelles sont rapides et gèrent, selon un procédé industriel, entre 8 000 et 11 000 enveloppes à l'heure. Elles répondent aux besoins des annonceurs qui produisent de gros et moyens volumes de courrier. Quant aux entreprises de vente à distance réalisant des opérations plus modestes, elles s'intéressent aux machines de mise sous pli entrée de gamme et semi-professionnelles, qui permettent des opérations de faibles volumes. Le marché, dans ce secteur, s'est largement resserré ces dernières années et l'on a assisté à une concentration des entreprises. Les sociétés comme Satas et Secap ont été rachetées, la première par Néopost et la seconde par Pitney Bowes. Ces entreprises commercialisent de petites machines bureautiques qui permettent de réaliser en interne des campagnes de mailings pour un investissement raisonnable. Le choix de l'appareil doit donc se faire en fonction de la taille de l'entreprise, du volume de courrier à traiter, du rythme des envois et du nombre de postes de travail requis. « Les machines de mise sous pli en entrée de gamme doivent être suffisamment flexibles pour être utilisées par des néophytes, tout en demeurant évolutives, explique Stéphane Giverne, responsable marketing marché et produits de Satas. C'est le cas de la Carat Sigma, qui correspond aux exigences des petits vépécistes, même si elle ne traite que 10 000 envois par mois, avec une vitesse de 2 200 plis à l'heure ». Commercialisée sous forme de location à partir de 10 euros HT par jour (entretien inclus), elle répond à des besoins d'envois en faible quantité.

Des gammes pour tous les besoins

Secap annonce un renouvellement de son offre sur cette gamme d'appareils. D'après Benoît Micaud, le responsable communication et produits de la marque, « la commercialisation de nouveaux produits, notamment d'une série en entrée de gamme et d'une autre en haut de gamme, est prévue pour le mois d'octobre ». Frama Courrier, troisième opérateur sur le marché, issu d'un groupe suisse et récemment implanté sur le marché français, développe, lui aussi, une offre de produits assez vaste. Sa gamme Smart Mail se décline en plusieurs modèles et démarre avec la Smart Mail 4 qui n'intègre que deux postes de travail. Les vépécistes plus gourmands s'équiperont de matériels plus performants. Secap a complété l'an dernier sa gamme semi-professionnelle de machines de mise sous pli avec les modèles SI 6 000, SI 8 000 et SI 10 000 qui apportent des solutions pour les expéditeurs de volumes moyens et importants. La SI 6 000, dotée d'un système de traitement automatisé du courrier, a été conçue pour améliorer la gestion des documents et la productivité. Elle accepte plusieurs formats de document et d'enveloppe, et permet de réaliser l'assemblage, l'insertion et le pliage de documents, l'envoi multifeuillets avec comptage de documents, ainsi que l'ajout d'encarts ou de documents prépliés. Elle peut traiter jusqu'à 5 200 plis C6-C5 à l'heure. Les SI 8 000 et SI 10 000 sont adaptées à des volumes plus importants (jusqu'à 400 000 plis par mois). La première gère la mise sous pli automatique dans les formats C5 ou C6-C5 et pilote l'affranchissement de chaque pli par lecteur optique. La seconde, la SI 10 000, peut le faire simultanément dans plusieurs formats d'enveloppe, y compris le format C4. Les deux machines disposent de fonctionnalités automatisées, comme la gestion des doublons ou la possibilité de mémoriser les plis. En outre, l'interface Windows et l'écran tactile, qui centralise les commandes, facilitent leur utilisation. Chez Satas, la Carat XXL répond à une utilisation quotidienne, car elle peut traiter jusqu'à 120 000 plis par mois, pour une cadence de 4 300 plis à l'heure. Cette machine est capable d'introduire jusqu'à 50 documents dans une même enveloppe, d'insérer une page au format A 4 sans la plier ou de justement plier huit documents. Des prouesses techniques qui peuvent s'avérer très utiles pour créer des mailings originaux. En outre, le coût des envois est optimisé par les capacités de la machine qui permettent à l'opérateur de choisir le meilleur rapport pliage/type d'enveloppe. Ce qui allège, par la même occasion, le coût de l'affranchissement. Évidemment, l'investissement n'est pas le même. Pour louer la Carat XXL, il faudra payer 50 euros par mois ou débourser 35 000 euros HT pour l'acquérir. Avec la Smart Mail 6 qui gère quatre postes, et plus encore avec la Smart Mail 10 qui en intègre neuf, Frama Courrier entre dans la course. La Smart Mail 6 gère jusqu'à 50 000 envois par mois, le modèle au-dessus, la 10, jusqu'à 100 000. Et, comme le fait remarquer Thierry Boulogne, dirigeant de Frama Courrier, « au-delà de ces volumes, les vépécistes sous-traitent leurs opérations de marketing direct qu'ils ne peuvent plus gérer en interne ».

L'engagement du fournisseur

Dans tous les cas, avant de choisir une machine, prenez le temps de consulter les fournisseurs et d'étudier les services qu'ils apportent en complément de leur offre. Assistance, formation, centre d'appels, quels sont les outils associés ? « Nous proposons à la location une gamme assez large pour répondre aux besoins des entreprises, avec un contrat d'entretien inclu dans l'offre. La notion de service est, en effet, très importante dans notre métier, explique le dirigeant de Frama Courrier. Lorsque notre client dirige une campagne de marketing direct, le courrier doit partir à temps, alors en cas de défaillance de la machine, nous nous engageons à effectuer les envois à sa place. C'est ce que nous nommons “l'obligation de résultats”. » Ce concept d'obligation de résultats est à faire valoir dans la négociation, quel que soit votre interlocuteur. Car il est évident qu'en intégrant la chaîne de production de vos mailings, vous gagnez du temps et vous optimisez le procédé, mais vous prenez aussi un risque : devoir reporter une campagne en cas de souci technique. Or, si votre fournisseur s'engage à prendre le relais pour envoyer votre courrier, ou à intervenir rapidement sur le site pour réparer le matériel défectueux, ou même à remplacer la machine, vous serez réellement gagnant !

Étude

Le mailing papier a toujours le vent en poupe Les campagnes de marketing direct, et notamment de mailing papier, bénéficient d'une image positive auprès des responsables marketing. Voilà ce qui ressort de l'étude réalisée par Téléperformance pour le compte de Secap Groupe Pitney Bowes, auprès d'un échantillon de 35 responsables marketing en juin 2004. L'avancée des technologies d'impression et d'envoi de courrier semble contribuer à dynamiser l'image du mailing, en personnalisant les offres et en rentabilisant les campagnes. L'étude montre également que le mailing papier est perçu comme étant un média baucoup moins intrusif que la prospection téléphonique, l'envoi de SMS ou bien d'e-mails.