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Routage : du traitement de l'adresse à la distribution

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Selon les volumes de mailings à envoyer chaque mois, l'entreprise de VAD choisira de s'équiper du matériel nécessaire en interne ou de faire appel à un prestataire de services. Numéro 1 mondial, leader sur le marché des machines à affranchir et des outils de mise sous pli, Secap Groupe Pitney Bowes commercialise une gamme de produits répondant aux besoins des PME et des entreprises de VAD. La SI 1000, machine de mise sous pli dédiée aux PME (3 390 euros HT) est conçue pour l'envoi de 500 à 2 000 publipostages par mois. Plus performantes et adaptées à des volumes plus importants, les machines semi-professionnelles, comme la SI 4800 ou la SI 6000, sont aussi plus coûteuses : comptez 9 800 euros HT pour la première, le tarif de la seconde étant calculé selon la configuration requise. Couplé avec une machine à affranchir de la gamme Paragon, proposé à la location à partir de 2 500 euros HT par an, l'équipement évite de recourir à un fournisseur de service extérieur. Le prestataire commercialise également, sous forme d'abonnement, des solutions de gestion de traitement du courrier – Meternet – grâce auxquelles il est notamment possible d'analyser les coûts générés par l'envoi des mailings. Enfin, pour Benoît Micaud, responsable communication et produits de Secap Groupe Pitney Bowes, le service Click & Mail apparaît comme « un produit révolutionnaire car il permet d'effectuer en même temps l'impression et la mise sous pli en interne, sans que la PME ou la PMI aient besoin de faire appel à un prestataire extérieur ».

Externaliser le routage

Les annonceurs produisant de gros volumes annuels de mailing choisiront néanmoins d'externaliser la tâche pour gagner en efficacité. Aucun routeur n'est encore capable de s'engager sur un délai de distribution des courriers, car cela dépend de La Poste. En revanche, tous peuvent se prononcer sur la date de remise en dépôt postal. C'est la première donnée à négocier lors de l'acceptation d'un devis. En général, les routeurs proposent une livraison qui oscille entre trois et quinze jours. Comme explique Didier Pachon, directeur de production chez Défitech, « les opérations d'envergure proposent un rétroplanning fixé avec le client et, selon la complexité de la prestation et le volume, le délai varie ». Le service rendu par le routeur démarre avant l'impression des documents, lors de la vérification des fichiers d'adresses. Il existe plusieurs possibilités : soit l'entreprise cliente fournit son propre fichier, soit le routeur propose les siens. « Nous mettons le fichier d'adresses aux normes postales, nous en supprimons les NPAI (N'habite plus à l'adresse indiquée) et si le client le souhaite, nous remplaçons les adresses obsolètes par les nouvelles données issues du fichier Charade édité par La Poste, qui répertorie les nouvelles coordonnées des ménages ayant changé d'adresse », explique Denis Desguez, directeur commercial d'Inter Routage. Cette fine vérification permet d'optimiser la campagne de mailing et de gagner du temps, car le prestataire rectifie le libellé de l'adresse après avoir corrigé, si besoin, le code postal, le nom de la voie, etc. Par la suite, le routeur se charge du tri postal et différencie les courriers pouvant être distribués directement de ceux qui transitent par un centre de traitement. Pour Didier Pachon, « plus la sélection est fine, plus le temps d'acheminement est réduit ». Grâce à la présence d'une cellule de La Poste au sein de l'entreprise, Défitech est en mesure d'envoyer certains mailings dès le lendemain de leur production ; le surlendemain, ils sont dans la boîte à lettres du destinataire final. Enfin, les entreprises de VAD doivent vérifier la fiabilité des prestations. Chez Tagg Informatique, comme chez la majorité des prestataires, le problème ne se pose plus car le routeur assure une traçabilité maximale de ses interventions. Ainsi, « chaque client peut accéder à tout moment à un état complet d'avancée du travail sur les productions, via Internet », explique Christine Le Roch, responsable commerciale pour la région Rhône-Alpes et la Suisse. Concrètement, l'entreprise cliente peut visualiser la production réalisée sur mesure et en suivre les différentes étapes, qu'il s'agisse de la personnalisation de l'impression, du façonnage ou du routage. À l'issue de la distribution, les routeurs fournissent aussi des données que le vépéciste pourra interpréter lui-même : envoi non acheminé et taux de NPAI, retour des coupons joints au courrier et taux de réponses, niveau des commandes par rapport aux retours, délai moyen d'acheminement, etc. Ces chiffres sont particulièrement éloquents et, comme le remarque Max Fontaine, directeur marketing de Koba, « il est important pour un annonceur de distinguer, par exemple, les retours motivés par le simple souhait de recevoir un cadeau ou un bon de réduction de ceux qui ont débouché sur une commande, en quantifiant les deux ». Le reporting permet ainsi, plus tard, d'optimiser la campagne suivante. n

quel coût ?

L'affranchissement, le premier poste budgétaire Faire appel à un routeur contribue à réduire les coûts d'affranchissement. Les professionnels, gros consommateurs, bénéficient en effet de tarifs préférentiels consentis par La Poste. Par ailleurs, leur connaissance de la gestion du courrier leur permet de vous conseiller car le coût varie en fonction du mode de traitement de l'adresse, du format du courrier, de son poids. Un mailing qui ne répond pas aux exigences de La Poste en matière de traitement automatisé génère un surcoût qui, en fonction du volume, peut rapidement faire exploser le budget.