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Faut-il externaliser la mise sous pli de vos mailings ?

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Si l'externalisation présente certains avantages, comme la réactivité, les fabricants ont développé des machines de mise sous pli fiables et économiques, adaptées aux besoins des VADistes.


Traiter en interne ses opérations de mise sous pli permet d'avoir une maîtrise complète des courriers sortants. Du point de vue de la confidentialité, c'est idéal », analyse Jean-François Martinez, chef de marché mise sous pli chez Neopost, leader français et européen du traitement du courrier. Mais pour certains VADistes, à l'image de Bergère de France, entreprise spécialisée dans la vente à distance de fil à tricoter, de pulls et d'accessoires de loisirs créatifs, le traitement en interne n'est pas vraiment un choix. « Nous fabriquons un catalogue dans lequel nous mettons des échantillons de laine, note Valérie Vidal, adjointe à la direction commerciale de l'entreprise. Le format de ce produit n'étant pas standard, nous avons été obligés de nous équiper pour pouvoir le mettre sous pli en interne. Et pour amortir les machines, nous avons décidé de les utiliser également pour nos opérations de marketing direct. » Traitée manuellement il y a encore quelques années, la mise sous pli s'est automatisée, même pour de petits volumes de courrier. Aujourd'hui, les interfaces de ces machines sont plus conviviales. « L'ergonomie est très soignée. Les utilisateurs n'ont donc plus besoin d'être des techniciens pour utiliser ce matériel, désormais aussi accessible qu'un copieur. Les interfaces possèdent des écrans sur lesquels des textes clairs guident les opérateurs », assure Jean-François Martinez. Soucieux de la bonne utilisation de leurs machines, les fabricants dispensent tout de même des formations courtes sur site. « Généralement, notre technicien reste environ deux semaines chez le client afin de l'initier à toutes les fonctionnalités de la machine », remarque Pierre Das Neves, dirigeant d'ATC, fabricant de machines de mise sous pli.

En interne, location ou achat de machines ?

La plupart des fabricants ont développé leurs gammes de manière à séduire tous types d'entreprise. Pour limiter l'investissement de départ, des solutions de location sont fréquemment proposées. Ces dernières permettent aux entreprises d'avoir un matériel toujours adapté à leurs besoins et entretenu au meilleur coût. « Les machines actuelles réalisent en interne des campagnes de mailing pour un investissement relativement modeste », confirme Thierry Boulogne, dirigeant de Frama Courrier, fabricant de machines. À partir d'environ 100 euros par mois, une entreprise désireuse de traiter elle-même ses mailings peut en effet s'équiper de machines performantes. Ce tarif de location peut toutefois grimper jusqu'à 5 000 euros dans le cas d'un matériel très perfectionné traitant de gros volumes de courrier. À l'achat, des machines sont accessibles à partir de 3 000 euros. La gamme Frama Courrier, par exemple, se décline en plusieurs modèles. Dédiée aux TPE et aux petites PME, la Smart Mail 4 confectionne jusqu'à 2 300 plis à l'heure. Secap, du groupe Pitney Bowes (leader mondial du traitement du courrier), propose des modèles qui gèrent des plus gros volumes. À l'instar de la DI 600, qui peut traiter jusqu'à 4 000 enveloppes à l'heure. Pour s'équiper d'une machine de ce type, il faut compter entre 11 000 et 20 000 euros selon la configuration. Enfin, pour les VADistes souhaitant réaliser des mailings encore plus importants, Secap commercialise une gamme de machines semi-professionnelles. Le modèle SI 10 000 peut ainsi traiter jusqu'à 400 000 plis par mois. La performance a, bien entendu, un prix puisqu'il vous faudra débourser entre 20 000 et 25 000 euros selon les fonctionnalités choisies. Reste qu'en interne, la mise sous pli nécessite une organisation sans faille au niveau du personnel. « Il faut avoir des employés disponibles pour charger et conduire les machines et réceptionner les enveloppes. La technique ne fait pas tout », souligne Christine Le Roch, ingénieur commercial au sein de Tagg Informatique, société savoyarde spécialisée dans l'édition laser et la mise sous pli. Une considération à prendre en compte avant de faire le choix d'une solution de traitement en interne.

Des solutions d'externalisation complètes

Ces contraintes encouragent de nombreuses entreprises à choisir d'externaliser leurs travaux de mise sous pli. C'est, par exemple, le cas de Paul Dequidt. Cette société spécialisée dans la vente à distance de café haut de gamme envoie environ 500 000 courriers chaque mois. Pour son dirigeant, l'externalisation s'est imposée d'elle-même. « Faire appel à une société extérieure nous permet d'obtenir des tarifs d'affranchissement réduits, souligne Paul Dequidt. De plus, nous bénéficions de machines ultrasophistiquées, que nous ne pouvons en aucun cas acquérir. Elles ne seraient à l'évidence pas rentabilisées. » Chez Sedao, société spécialisée dans la vente à distance de produits originaux, les dirigeants ont fait le même choix. « Pour l'envoi de nos 200 000 catalogues et de nos 8 000 à 15 000 courriers mensuels, nous ne sommes pas organisés et équipés en interne, et préférons confier cette tâche à une entreprise dont c'est la spécialité », confie Christine Allamanche, assistante édition au sein de l'entreprise. Respect des délais, matériel pointu, tarifs d'affranchissement réduits, concentration sur son cœur de métier… Les avantages de l'externalisation sont nombreux. « Elle répond à des besoins de flexibilité et de souplesse. Au-delà de 400 000 envois par mois, une entreprise a tout intérêt à se tourner vers cette solution », estime Benoît Micaud, de la société Secap. Pour faire le choix de traiter en interne ses travaux de mise sous pli ou de les confier à une société extérieure, les entreprises doivent avant tout prendre en compte les contraintes de leur environnement. Si l'externalisation permet de gagner en réactivité, le traitement en interne des opérations de marketing direct constitue une valeur ajoutée importante.

Nec

Maileva propose l'externalisation via le Web Maileva, filiale du groupe La Poste, propose depuis plus de trois ans une solution d'externalisation en mode ASP, c'est-à-dire directement via Internet. Concrètement, l'entreprise envoie ses documents sous format électronique (pdf, Word…). Ils sont alors pris en charge par le système d'information de Maileva puis traités jusqu'à leur envoi postal. Pour accéder à ce service, qui fonctionne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, les sociétés utilisatrices payent un abonnement annuel et sont ensuite facturées selon leur consommation. Avantage de la solution : elle est accessible sans seuil minimum de volume. « Le coût dépend de nombreux critères tels que l'impression ou les formats choisis. Il est bien entendu dégressif selon le volume de courrier traité », remarque Isabelle Torres, directrice de la communication au sein de Maileva. Ainsi, l'envoi, avec un abonnement initial, d'une page format C6 (114x162 mm) en impression couleur coûte 0,55 euro la première page, puis 0,45 euro les pages suivantes. Si l'entreprise envoie 150 000 pages par mois, ce coût chute à 0,31 euro la première page, puis 0,25 euro les suivantes. À noter : le site Internet Maileva met à la disposition des entreprises un outil de simulation qui permet de comparer le coût d'envoi en interne avec le coût du service Maileva.

Mot clés : euro

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Mélanie Kessous