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Les machines à affranchir “intelligentes” s'imposent dans la VAD

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A Réaliser ses campagnes de mailing en interne nécessite de prévoir l'affranchissement du courrier, en s'équipant d'une machine spécifique. Cette dernière vous aidera à gagner du temps et à réduire les risques d'erreurs. Dans le secteur, La Poste mène le jeu, du moins pour l'instant. Benoît Micaud, responsable communication et produits de Secap, explique ainsi que « le marché des machines à affranchir n'a pas beaucoup évolué ces dernières années. Mais les fournisseurs doivent suivre les directives de La Poste, et par exemple, d'ici à 2009, toutes les machines devront être à impression jet d'encre et connectées aux services de La Poste ». La mise à jour du parc étant annoncée, les fabricants développent des solutions de plus en plus sophistiquées pour faire face au renouvellement des équipements. Les mesures de déréglementation prévues devraient ainsi modifier considérablement les offres dans les années à venir. Alors, si le marché n'a guère connu de modifications significatives ces derniers mois, il y a fort à parier que cette situation change prochainement. Pour l'heure, on retrouve dans ce secteur les mêmes fournisseurs que pour les machines de mise sous pli. Le groupe Néopost France fait figure de leader sur le territoire hexagonal, avec 35 % des ventes. Pitney Bowes détient 34 % de part de marché, et Satas représente 31 % du marché. Ce dernier commercialise des produits identiques à ceux de Néopost, mais sous un nom différent. Frama Courrier, le fabricant suisse, vient de réaliser de gros efforts pour adapter son offre aux spécificités du marché français. Il propose aujourd'hui une gamme quasi complète de machines digitales, jet d'encre, qui sera commercialisée sous les noms Office Mail, Eco Mail et Mail Max, dès l'obtention de l'agrément de La Poste.

Une gestion automatisée des envois

Les critères de sélection pour choisir le bon matériel sont évidemment liés au volume traité et à la fréquence des envois, mais pas seulement, car l'affranchissement est une activité particulière. La première remarque de Christophe Lavigne, chef du groupe marketing pour les machines à affranchir et les balances de Satas est de veiller d'ores et déjà « à la connexion aux services de La Poste ». Connectées par une prise téléphonique, ces machines permettent d'envoyer un relevé de consommation mensuel, et de recevoir la facture en retour. « Ce système évite les erreurs et augmente le confort des utilisateurs, explique Christophe Lavigne. Le client n'est plus contraint de remplir une fiche de dépôt détaillant le nombre de courriers affranchis, leurs tarifs, etc. » La gestion automatisée de l'affranchissement permet donc aux vépécistes de gagner du temps sur une tâche guère productive. Les machines à affranchir sont accessi- bles exclusivement à la location, car la législation française interdit leur vente. Les tarifs des loyers dépendent des flux de courriers traités. Ainsi, selon vos volumes et exigences, vous choisirez une TPMAC (très petite machine à affranchir connectée), une PMAC (petite machine à affranchir connectée) ou encore une MAI (machine à affranchir intelligente). La Satas Jet Plus 300 TPMAC, commercialisée en location-entretien pour environ 30 euros par mois sans balance et 42 euros par mois avec balance, convient aux très petits volumes, soit une consommation mensuelle inférieure à 250 euros d'affranchissement (environ dix lettres par jour). La gamme de produits développée par la division Global Mailing Systems (GMS) de Secap propose, en entrée de gamme, les machines FoxTM, DP 40 et DP 200, qui correspondent également au traitement de petits volumes de courrier. La DP 40 ne gère, par exemple, que de 5 à 20 lettres par jour ! Mais les vépécistes s'orienteront plutôt vers une machine intelligente (connectée) comme la DP 400 qui peut gérer des volumes moyens (de 100 à 450 lettres par jour) pour effectuer leurs envois de mailings. Jet d'encre, équipée d'un alimenteur-colleur, d'un plateau de pesée de 3 kg et d'un distributeur d'étiquettes, cette machine à affranchir gère jusqu'à 500 comptes d'utilisateurs ! Sa vitesse (5 400 plis par heure) offre un bon confort de travail.

Vers une maîtrise des coûts

Dans la gamme actuelle, les plus gros volumes sont pris en charge par la machine ParagonTM de Secap, véritable système intégré de pesée, d'affranchissement et de gestion du courrier. Le logiciel de gestion Meternet, associé au système de gestion des affranchissements ParagonTM, permet, quant à lui, de tenir une comptabilité complète des dépenses (par service postal, tranche de poids, date, opérateur) et d'imputer très simplement les coûts d'affranchissement. Le logiciel permet également de disposer de bilans précis des flux de courrier, grâce à l'édition de statistiques et de graphiques. Car en matière d'affranchissement, la maîtrise des coûts est essentielle pour les annonceurs. L'affranchissement étant le poste budgétaire le plus cher d'une campagne de marketing direct, mieux vaut donc le gérer au plus prés des besoins réels et surveiller le retour sur investissement. C'est pourquoi les fabricants essaient d'aider leurs clients à optimiser la gestion de ce poste coûteux. Satas se positionne également sur ce segment grâce à des produits comme la Jet Plus 1 300 et la Jet Plus 1 500, qui sera lancée en janvier 2005. La première, capable d'affranchir 900 lettres par jour, est louée à partir de 400 euros HT par mois. Ces machines, à pesée dynamique, « sont surtout intéressantes pour les vépécistes qui produisent nombre de mailings, car elles facilitent l'affranchissement de courriers qui différent en poids et en formats d'enveloppe », explique Christophe Lavigne. Le système permet en effet de peser et d'affranchir jusqu'à 13 000 plis par heure, sans intervention manuelle de la part de l'opérateur. Par ailleurs, en acceptant des courriers épais de 12 mm et en offrant neuf flammes au choix, elle contribue à vous laisser une plus grande liberté de création pour vos opérations de marketing direct et donc à en améliorer la personnalisation. Or, aujourd'hui, plus les mailings sont personnalisés, plus ils attirent l'attention de leurs destinataires et plus les taux de retour augmentent. Les fabricants ont donc pensé à tout et ont ainsi adapté leurs produits à vos propres contraintes ! C'est un pas en avant indéniable qui vous permet d'intégrer la fonction, d'autant que pour réaliser des envois très ciblés en petite quantité, mieux vaut ne pas compter sur les prestataires extérieurs, qui refusent bien souvent le travail ou le facture bien trop cher.

équipement

La norme Tem'Post donne le tempo La norme Tem'Post destinée aux gros annonceurs et aux routeurs qui gèrent d'importants volumes permet de réaliser des économies, à condition toutefois qu'ils organisent eux-mêmes le tri de leur courrier. Trois classes de prix existent selon la finesse de tri effectué : par code postal, par département ou pour la France entière. Tem'Post permet à la Poste de gagner du temps et donc d'acheminer le courrier plus rapidement, sans passer par un centre de dépôt. De leurs côtés, les vépécistes doivent intégrer des solutions appropriées à ces exigences. Selon Michel Pousserol, directeurs des ventes Europe du Sud et Benelux de Secap, « avec cette réglementation, La Poste cherche à fidéliser ses gros clients, mais dans la perspective de la déréglementation, il se peut qu'une norme de ce type voie prochainement le jour pour les petits et moyens routeurs ». Le fabricant a d'ores et déjà développé une solution logicielle pour permettre aux gros annonceurs de gérer leurs flux de courrier selon Tem'Post, tout en renforçant la qualité, le contrôle et le suivi de leur production.

Mot clés : volume | La poste

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Véronique Méot