Comment optimiser sa politique voyages en 2011 selon Egencia

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L'agence spécialisée dans les voyages d'affaires, Egencia, publie un guide des leviers d’optimisation des coûts pour un programme de voyages d’affaires en 2011. Ce guide dresse des pistes de réflexion en s’appuyant sur les résultats d’une enquête européenne menée auprès de travel managers.

Un  système d'approbation pour 59 % des travel managers

L’étude met en exergue trois leviers utilisés par les travel managers pour faire respecter la politique voyages. Un strict respect de l’application de la politique voyages et son respect au moment de la réservation, la mise en place d’un processus d’approbation et enfin la formation des voyageurs à la politique voyages ainsi que sa communication au sein de l’entreprise. Pour encourager la responsabilisation face aux dépenses au sein de leur société 59 % des travel managers citent la mise en place d’un système d’approbation avant le voyage et 35 % déclarent identifier et surveiller les voyageurs  qui ne respectent pas les règles établies. Enfin, 31 % d’entre eux communiquent régulièrement l’état des dépenses voyages à l’équipe dirigeante.

Imposer le site de réservation de l’agence de voyages

Former et informer ses collaborateurs est essentiel. Utiliser l’intranet de la société est indispensable notamment pour rappeler les services additionnels proposés par les hôtels négociés par la société. En effet, 57 % des travel managers interrogés n’incluent pas ces informations dans les messages diffusés. Egencia conseille également d’imposer aux collaborateurs l’utilisation du site de réservation de l’agence de voyages. Présenter les différents tarifs permettra aux collaborateurs de choisir le prix le moins élevé. Ainsi, dans une étude comparative réalisée en 2010 sur plus de 10 000 vols européens, les clients d’Egencia ont économisé en moyenne 16 % à réserver leurs billets on line, plutôt que de le faire via un conseiller voyages. De même, obliger les salariés à anticiper l’achat d’un billet entre 21 et 30 jours avant le départ est nécessaire. En effet, une étude récente réalisée par Egencia (Baromètre 2011 du voyage d’affaires) démontre que les voyageurs effectuant des réservations de dernière minute auraient pu économiser jusqu’à 40 % sur le prix de leur billet d’avion en réservant à l’avance. De même, laisser une souplesse pour rechercher les tarifs sur une période de + ou – 2 jours ou souscrire à une assurance annulation et privilégier des billets à contraintes peuvent s'avérer être des leviers d'économies.

Négocier des services additionnels (wi-fi, parking...) dans l'hôtellerie

Optimiser les dépenses hôtels en tirant profit de l’agence de voyages est un autre levier mis en évidence par l’étude. Cela peut passer par le fait de recommander une sélection restreinte d’hôtels par ville mais également par le fait de négocier des services additionnels ou des avantages comme l’annulation de dernière minute (jusqu’à 18 heures le jour du check-in), le wi-fi, le petit-déjeuner et le parking gratuits ou encore la garantie de la dernière chambre disponible. Ainsi, 62 % des travel managers interrogés ont centré leurs négociations sur l’obtention de services additionnels ou de meilleures conditions relatives à leur contrat hôtelier pour 2011. Au final, 51 % ont négocié le petit-déjeuner gratuit, 49 % le wi-fi et 35 % le parking gratuit.

Le pilotage de l’ensemble du budget est primordial. Egencia recommande ainsi d’exiger de son agence de voyages la mise à disposition de reportings pour offrir une vision complète de chaque poste de dépenses.

Méthodologie : résultats issus d’un sondage européen mené auprès de 348 travel managers français, anglais et allemands, en janvier 2011. Les données sont mentionnées au niveau global. Elles sont également disponibles sur demande pour la France.

Pour plus d’informations, vous pouvez télécharger le guide en cliquant ici.