La ville de Lyon se dote d'une nouvelle direction de la commande publique

Denis Galliano, directeur de la commande publique de la ville de Lyon

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En février 2011, la ville de Lyon a crée une direction de la commande publique. Qu’est-ce qui a motivé la création d’une telle structure ?

Ce projet a démarré en 2009, avec le lancement du programme Emeraude, un plan global d’optimisation des coûts au niveau de la municipalité. Dans ce cadre, la ville de Lyon a souhaité refondre de A à Z son système de commande publique via la création d’une direction unique. Jusqu’à présent, Lyon disposait d’une direction des marchés publics et d'une direction achats, séparées l'une de l'autre, depuis 2003. La première, dont j’assurais la direction, avait pour objectif d'accompagner les différents services de la mairie dans la passation de leurs marchés (en termes de sécurisation des appels d'offres via un contrôle de procédure des marchés formalisés). La deuxième, forte de son savoir-faire achats, gérait davantage les dossiers à fort enjeu (équivalant à 20 % des marchés, NDLR). Toutefois, cette organisation complexe, qui favorisait l'autonomie de l'entité achats par rapport à la direction des marchés publics, pouvait engendrer certains dysfonctionnements. Les process de rédaction et passation des marchés n’étaient pas assez centralisés, certaines actions pouvaient se superposer, etc. Pour harmoniser nos processus, nous avons voulu créer une nouvelle structure, plus homogène.

Comment s'est déroulée la mise en place de cette nouvelle structure ?

Tout d'abord, nous avons lancé, dès décembre 2009, un état des lieux de l'existant, avec l’appui d’un prestataire extérieur, Inéum. Ce diagnostic a mis en lumière notre aptitude à implémenter une direction de la commande publique unique. En septembre 2010, la décision de créer une telle entité était prise. Mais il nous a fallu six mois pour adapter nos process internes à cette nouvelle configuration. Ce fut un travail considérable. Nous avons alors choisi de bâtir la nouvelle direction autour de quatre départements. Le service achats, d’abord, qui est la pièce maîtresse de cette nouvelle organisation. Elle est structurée par famille de dépenses, ce qui met fin à l’éclatement des achats qui dépendaient des différentes directions de la ville (scolaire, gestion du bâtiment, etc.). Ainsi, chaque acheteur est dédié à une seule catégorie, permettant au fournisseur de disposer d'un interlocuteur unique. À terme, nous souhaitons étoffer cette équipe avec trois acheteurs travaux, une catégorie de dépenses stratégique puisqu'elle représente un volume de dépenses aussi important que celui des fournitures et services. À côté de cette entité achats, un service marché public a été créé. Il est chargé de la conception juridique des contrats et du bon déroulement de la procédure d'appel d'offres jusqu'à la notification du marché. Dernière pièce du dispositif, le service qualité. Celui-ci intervient en appui des acheteurs sur certains dossiers pour introduire des clauses de suivi de la qualité et un service commission et ressources.

Quels sont vos objectifs à moyen terme ?

Notre objectif est d'optimiser nos process, avec nos clients internes comme avec nos fournisseurs. Et ce dans tous les domaines : coûts, qualité, délais et développement durable. Pour favoriser une telle démarche, nous misons sur la planification de nos marchés. Autrement dit, nous voulons mieux anticiper leur évolution en acquérant une vision sur douze à dix huit mois. En privilégiant une stratégie de marketing achats, nous espérons ainsi être en phase avec les marchés fournisseurs. In fine, il s’agit de mieux détecter les solutions innovantes propres à optimiser les besoins des clients internes. Autre point important, nous avons la volonté de miser sur des offres plus “vertes” via l’intensification de clauses RSE dans nos cahiers des charges. Par ailleurs, nous planchons sur une meilleure lisibilité de nos consultations pour améliorer leur taux de réponses, encore insuffisants sur certains dossiers. Autre projet, nous allons améliorer l'exécution de nos marchés, via un pilotage plus fin de notre relation fournisseurs. Autant d'actions, pour l'heure en démarrage, qui nous permettront, à terme, d'étendre notre certification ISO 9001, acquise aujourd'hui sur la seule entité achats, à l'ensemble de la direction.