Les entreprises toujours impliquées dans la réduction du coût de leurs déplacements

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Pour optimiser leur budget voyages, les entreprises privilégient des stratégies à moyen/long terme plutôt que des comportements opportunistes. Tel est l’un des enseignements que l’on peut tirer du dernier baromètre American Express Voyages d'Affaires (Amex)*. Ainsi, parmi les quatre premiers leviers d’optimisation des dépenses voyages, trois concernent les négociations et le renforcement des relations avec les fournisseurs dont les agences de voyages. «Les entreprises cherchent avant tout à optimiser la collaboration avec leurs partenaires plutôt que de miser sur la politique du “best buy”, c'est-à-dire la recherche du meilleur tarif au détriment des référencements fournisseurs déjà établis», explique Éric Audoin, vice-président et directeur général d'Amex. Un résultat significatif, puisque lors du précédent baromètre, les comportements dits opportunistes arrivaient en tête des principaux leviers.

Analyse des worflows

Autre tendance décryptée par le baromètre: près d’une entreprise sur deux (44%) mesure désormais la performance économique de son agence de voyages (+20 points par rapport à 2009). Si le potentiel des agences de voyages semblait encore sous-estimé l'an dernier, les entreprises ont désormais davantage recours à leurs services sur l'ensemble de la chaîne de valeur. Ainsi, les usages les plus marqués portent sur le diagnostic et l'amélioration de la démarche achat (+14 points par rapport à 2009), des nouveautés comme l'audit et l'analyse des workflows (36%) ou la mise en place de solutions de géolocalisation pour les voyageurs (22 %). «Nous nous appuyons de plus en plus sur l'expertise de notre agence de voyages en suivant par exemple ses conseils comme réserver les billets le plus tôt possible, confie Christian Galichon, directeur achats de Vallourec, un des témoins de l'enquête. Plus encore, nous envisageons de mettre en place un audit pour dégager les différentes pistes d'optimisation sur ce poste de dépenses à travers, notamment, le recours aux nouveaux services proposés par notre agence.»

Maîtriser les frais annexes

Comme lors des années précédentes, l'étude constate la généralisation et l'amplification des mesures de contrôle des dépenses voyages. Ainsi, 93% des entreprises déclarent disposer d'une politique voyages unique. Elles sont autant à avoir mis en place des procédures de suivi et de contrôle des budgets voyages. «Les entreprises ont tiré des leçons de la crise en restant vigilantes au niveau du coût de leurs déplacements», rappelle Éric Audoin, vice-président et directeur général d'Amex. Toujours dans une logique de prudence, elles veillent à contrôler les frais annexes qui interviennent souvent postérieurement à la réservation (changement de billets à la dernière minute, choix d'une place près d'un hublot, etc.) Source de revenus non négligeables pour les compagnies, ces prestations complémentaires auraient gonflé les budgets voyages des entreprises de 3% à 5%, toujours selon l'étude.

L'ère de la mobilité

Par ailleurs, le baromètre révèle que plus de 50% des entreprises ont eu recours aux téléphones mobiles, smartphones et ordinateurs portables pour leurs déplacements. Elles indiquent que cet usage devrait s'amplifier dans les prochains mois. Car pour les travels managers, il s'agit d'un bon moyen pour rester en contact avec leurs collaborateurs où qu'ils soient. Et pour cause, la sécurité constitue désormais un axe primordial des politiques voyages des entreprises. «Nous misons sur différents process pour tracer nos voyageurs et assurer leur rapatriement en cas de danger», rappelle le directeur achats de Vallourec.

Faire la part belle aux “travels alternatives”

Enfin, la crise a accéléré depuis deux ans le développement des alternatives au voyage (visioconférence, téléprésence, etc.), notamment pour les réunions internes. «Nous avons mis en place des solutions d'audio et visioconférence pour optimiser notre budget voyages. Si ce type de solutions s'avère particulièrement utile lors de rencontres récurrentes avec un même prospect, nous privilégions davantage le contact en face à face lors de premiers rendez-vous», explique Elisabeth Chollet, acheteuse au sein de la filière services du GCS Uni.HA, autre témoin de l'enquête. «Les entreprises veulent de plus en plus évaluer le retour sur investissement d'un voyage, explique Éric Audoin, un chantier sur lequel nous sommes en train de plancher actuellement afin que notre valeur ajoutée ne porte pas uniquement sur la maîtrise du coût des déplacements professionnels mais également sur l'analyse des gains qu'ils peuvent générer».

*Ce baromètre a été préparé par le cabinet Concomitance à partir d'une enquête réalisée en septembre 2010 par téléphone auprès des directeurs achats, financiers et travels managers, en charge de budgets voyages allant de 400 K€ à plus de 50 millions d'euros. 296 entreprises européennes ont été interrogées.

Zoom: les perspectives 2011

Le marché des voyages d'affaires devrait reprendre des couleurs dès l'année prochaine, boosté par une croissance économique attendue dès 2011. En effet, selon le dernier baromètre Amex, les entreprises européennes se penchent pour une hausse de leur budget voyages de l'ordre de 3%. En moyenne, 34% d'entre elles envisagent une augmentation de ce poste de dépenses, 65% une stabilité et 11% une baisse. Toutefois, des disparités sont à noter selon les pays. Plus de 50% des entreprises allemandes et scandinaves anticipent une augmentation de leur budget, suivies par la Belgique (41%), la Grande-Bretagne (38%), plus optimistes que la France (24%) ou l'Espagne (13%). Si comme en 2009, ce sont les grands comptes (61%) qui prévoient d'augmenter le poste déplacements, ils restent avant tout motivés par le développement de leur activité à l'international. Cette hausse des déplacements devrait conduire à une probable augmentation des tarifs en Europe tant pour l'aérien (entre 4 et 9%) que pour l'hôtelier (1 à 6%).